Thiết bị điện và đèn chiếu sáng: quản lý kho mét lẻ, báo giá thi công và công nợ
Kinh doanh đại lý thiết bị điện nước và đèn trang trí đòi hỏi khả năng kiểm soát hàng nghìn mã phụ kiện kỹ thuật phức tạp. Trên kệ hàng là hàng loạt mẫu cầu dao tự động (MCB, ELCB), ống luồn dây, mặt công tắc ổ cắm, đèn tuýp LED, đèn âm trần, trong khi các cuộn dây điện lớn liên tục được đo và cắt bán lẻ theo từng mét chiều dài. Bên cạnh lượng khách vãng lai mua lẻ, nguồn thu chủ lực của cửa hàng đến từ các đội thợ điện nước, nhà thầu xây dựng và thợ sửa chữa công trình mua gối đầu trả chậm theo đợt thanh toán công trình. Việc ghi chép mét dây đã cắt và số lượng thiết bị thợ lấy dở dang vào cuốn sổ tay lem luốc rất dễ gây thất thoát kho và tranh cãi số liệu khi chốt tiền vào cuối tháng. GiroPS mang đến giải pháp tinh gọn giúp chủ tiệm quét mã vạch bằng camera điện thoại, trừ tồn kho dây điện theo mét chuẩn xác, lập bảng báo giá công trình có chiết khấu từng dòng và gửi sao kê nợ qua Zalo tức thì.
Kiểm soát cuộn dây điện bán mét lẻ và các thiết bị đóng hộp dễ dàng bằng tính năng quét mã vạch trên điện thoại. Cài đặt mức giá sỉ cho thợ điện ruột, xuất bảng báo giá công trình dạng PDF chuyên nghiệp chuyển đổi thành hóa đơn trong một chạm, và gửi bảng kê công nợ qua Zalo để thu tiền đúng hạn.
Những lỗ hổng thất thoát lợi nhuận thường gặp ở đại lý thiết bị điện chiếu sáng
Tại các cửa hàng thiết bị điện, tổn thất tồn kho nặng nề nhất thường nằm ở khâu cắt dây điện mét lẻ từ các cuộn lớn. Vào giờ cao điểm tại quầy, nhân viên cắt 35 mét dây nhưng chỉ ghi sổ 30 mét do ước lượng ẩu hoặc quên bấm trừ kho sẽ để lại chênh lệch khổng lồ khi cuộn dây chạm đáy. Tương tự, việc nhầm lẫn giữa các dòng aptomat tép loại B và loại C hay giữa định mức 16A và 25A vốn có ngoại hình giống hệt nhau mà không quét mã vạch sẽ trực tiếp bóp nghẹt biên lợi nhuận của cửa hàng.
Rủi ro lớn thứ hai bắt nguồn từ việc quản lý sổ nợ của các nhà thầu cơ điện trên những tờ phiếu viết tay. Khi phụ kho hay thợ phụ của đội thi công đến lấy thêm đồ mà không có chứng từ xác nhận ngay, chủ thầu rất hay từ chối thanh toán các khoản này khi đối soát cuối tháng. Thêm vào đó, việc thỏa thuận giá miệng qua điện thoại mà không có bảng báo giá chính thức luôn dẫn đến tranh chấp khi chốt tiền. GiroPS số hóa toàn bộ quy trình để dẹp bỏ mọi khúc mắc.
Quản lý tồn kho dây điện theo mét, quét mã vạch và chiết khấu thợ ruột
Trong GiroPS, bạn có thể thiết lập các mã dây cáp điện với đơn vị tính là 'Mét'. Khi nhập về cuộn 100 mét hoặc ru lô 500 mét, bạn chỉ cần nhập tổng chiều dài vào kho. Khi thợ điện cần cắt 42 mét dây đôi, thao tác bán hàng sẽ trừ thẳng 42 mét và cập nhật tức thì lượng tồn còn 458 mét trên hệ thống. Cảnh báo tồn kho tối thiểu sẽ nhắc bạn đặt hàng từ nhà máy trước khi kho cạn kiệt nguồn dây thi công.
Sử dụng camera điện thoại làm máy quét mã vạch siêu nhanh để lên đơn aptomat, công tắc ổ cắm và đèn rọi LED chỉ trong tích tắc. Đối với các đoạn dây cắt lẻ không có mã vạch, hãy đặt mã nội bộ trực quan như KBL-NYM-3X25 để tìm kiếm tức thì trên thanh công cụ. Khi phân loại hồ sơ khách hàng là thợ thầu, mức chiết khấu thỏa thuận sẽ tự động áp dụng tại quầy, bảo vệ chính sách giá sỉ không bị lộ cho khách lẻ.
Báo giá công trình lắp đặt, quản lý công nợ thợ thầu và bảng kê Zalo
Trong các công trình cải tạo biệt thự hay lắp đặt điện văn phòng, thợ điện thường yêu cầu báo giá cho danh mục hàng chục linh kiện khác nhau. Tính năng Báo giá của GiroPS cho phép bạn tạo bảng báo giá PDF bài bản kèm mức chiết khấu từng dòng chỉ trong vài phút. Khi khách hàng chốt đơn, chỉ cần một chạm là chuyển thẳng thành hóa đơn bán hàng, tự động trừ tồn kho và ghi nhận nợ vào sổ công nợ của thợ.
Theo dõi sổ nợ của những thợ điện quen thanh toán theo tuần hoặc theo giai đoạn nghiệm thu công trình trở nên vô cùng nhàn nhã với GiroPS. Hồ sơ khách hàng hiển thị rõ các đơn chưa thanh toán, các khoản tiền đã trả và dư nợ hiện tại. Đến kỳ thanh toán, chỉ cần bấm tạo bảng kê công nợ PDF chi tiết và gửi qua Zalo cho thợ; danh sách vật tư kèm mốc thời gian rõ ràng giúp họ yên tâm thanh toán dứt điểm.
Tình huống thực tế
Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để theo dõi các cuộn dây điện lớn và việc cắt bán theo mét trong GiroPS?
Chọn đơn vị tính là 'Mét' khi tạo sản phẩm. Khi nhập kho cuộn dây 500 mét, thao tác bán 30 hoặc 45 mét tại quầy sẽ tự động trừ kho chuẩn xác và hiển thị số mét còn lại theo thời gian thực.
Làm thế nào để chiết khấu giá sỉ cho thợ điện mà vẫn giữ đúng giá bán lẻ cho khách vãng lai?
Phân loại khách hàng là 'Thợ thầu' trong GiroPS và gán tỷ lệ chiết khấu cố định vào hồ sơ của họ. Khi chọn tên thợ tại quầy, mức giá sỉ sẽ tự động áp dụng, trong khi khách mua lẻ vẫn thanh toán theo đúng giá niêm yết.
Làm thế nào để tạo bảng báo giá vật tư công trình có chiết khấu chi tiết cho từng mã hàng?
Mở đơn báo giá mới trong mục Báo giá, thêm các loại dây điện, aptomat và đèn chiếu sáng, rồi áp dụng chiết khấu theo số tiền hoặc phần trăm cho từng dòng. Xuất file PDF gửi qua Zalo và chuyển đổi thành hóa đơn bán hàng chỉ bằng một chạm khi đối tác duyệt.
Làm thế nào để theo dõi và thu hồi công nợ từ những thợ điện mua gối đầu?
Mọi hóa đơn bán buôn đều tự động ghi nợ vào hồ sơ của thợ. Vào cuối tháng hoặc ngày hẹn thanh toán, chỉ cần một chạm là tạo ngay bảng kê đối chiếu công nợ PDF gửi qua Zalo để thợ rà soát chi tiết từng đơn và thanh toán dứt điểm.