Cách quản lý tồn kho và bán hàng bằng mã vạch ngay trên điện thoại

Vì sao camera điện thoại thông minh thay thế tốt máy kiểm kho đắt tiền?

Nhiều chủ cửa hàng ngần ngại áp dụng mã vạch vì nghĩ rằng phải mua đầu đọc laser công nghiệp, đế sạc và lắp đặt mạng phức tạp. Thực tế trong công việc hằng ngày tại cửa hàng hay kho hàng, nhu cầu cốt lõi rất đơn giản: quét mã trên vỏ hộp, mở đúng thẻ sản phẩm, xem số lượng tồn thực tế và đưa mặt hàng đó vào hóa đơn mua hoặc bán mà không gõ nhầm. Camera trên điện thoại thông minh hiện nay lấy nét cực nhanh và đọc mã EAN tiêu chuẩn chỉ trong tích tắc.

Khác với những ứng dụng quét mã thông thường chỉ hiện dãy số vô nghĩa lên màn hình, trình quét trong GiroPS kết nối trực tiếp với danh mục sản phẩm, giao dịch kho và màn hình lập chứng từ của bạn. Ngay khi quét mã, ứng dụng nhận diện đúng sản phẩm, lấy số lượng tồn cùng giá bán hiện tại và chèn thẳng vào báo giá, đơn đặt hàng, hóa đơn hoặc phiếu kiểm kê đang mở.

• Không tốn chi phí mua thiết bị riêng: nhân viên dùng chính điện thoại Android hoặc iOS cá nhân tại kho và quầy
• Loại bỏ tình trạng lấy nhầm giữa các mặt hàng có tên gọi, kích cỡ, công suất hoặc bao bì gần giống nhau
• Nhân viên mới có thể lập hóa đơn bán hàng nhanh chóng mà không cần học thuộc lòng hàng trăm mức giá
• Hỗ trợ làm việc ngoại tuyến trên Android: quét mã trong kho ngầm mất sóng và tự động đồng bộ khi có mạng trở lại

Camera di động và chế độ mã vạch nhanh trên Web: dùng cách nào khi nào?

Việc quét mã vạch diễn ra ở hai bối cảnh hoàn toàn khác nhau: khi di chuyển dọc các dãy kệ trong kho và khi đứng cố định tại bàn máy tính để xuất hàng liên tục. GiroPS đáp ứng trọn vẹn cả hai luồng công việc. Trên ứng dụng di động Android và iOS, bạn dùng trực tiếp camera điện thoại — cực kỳ tiện lợi để báo giá và kiểm tra tồn kho ngay trước mặt khách, đối chiếu thùng hàng nhà cung cấp vừa giao hoặc đi kiểm kê từng kệ.

Khi ngồi làm việc trên máy tính tại quầy hoặc văn phòng, ứng dụng Web của GiroPS cung cấp chế độ mã vạch nhanh ngay trên màn hình hóa đơn và bán hàng. Bạn có thể cắm bất kỳ máy quét USB hay Bluetooth tiêu chuẩn nào — hoặc gõ Mã hàng từ bàn phím — để thêm sản phẩm liên tiếp. Nếu bạn quét lại cùng một mặt hàng nhiều lần, hệ thống tự động cộng thêm một đơn vị vào dòng sẵn có mà không cần chạm tay vào chuột.

Cách đặt Mã hàng chuẩn cho hàng bán lẻ theo mét, theo cân và không có mã vạch

Hầu như cửa hàng vật liệu xây dựng, điện nước, phụ tùng hay xưởng sản xuất nào cũng có những mặt hàng không có mã vạch từ nhà máy: dây điện cắt lẻ theo mét, ốc vít bán rời, chi tiết tự gia công hoặc hàng xá. Ở đây cần nêu rõ một giới hạn minh bạch của sản phẩm: GiroPS không tự sinh hình ảnh mã vạch mới và không in tem nhãn mã vạch dán. Bạn không cần sắm máy in tem nhiệt để quản lý nhóm hàng này; thay vào đó hãy dùng trường Mã hàng (Stock code) trong thẻ sản phẩm.

Một Mã hàng được đặt theo quy tắc rõ ràng hoạt động nhanh không kém gì mã vạch. Khi ghép viết tắt nhóm hàng với kích thước hoặc số thứ tự (ví dụ: DNC-010 cho bản lề sắt, KBL-2M cho dây cáp hai mét, hay VIT-040 cho hộp vít), bạn và nhân viên chỉ cần gõ vài ký tự vào ô tìm kiếm trên điện thoại hoặc ô mã vạch nhanh trên Web là gọi ra đúng mặt hàng ngay lập tức.

• Áp dụng cấu trúc Nhóm + Quy cách: KBL-3X15 (cáp 3x1.5), ONG-20MM (ống 20mm), XNG-012 (hàng xưởng)
• Chỉ dùng chữ cái in hoa, chữ số và dấu gạch ngang (-), tránh khoảng trắng hoặc ký tự đặc biệt
• Dán một bảng tra cứu nhanh 20 Mã hàng bán lẻ chạy nhất ngay cạnh bàn phím máy tính tại quầy
• Lưu đồng thời cả mã vạch EAN gốc lẫn Mã hàng ngắn gọn cho hàng đóng hộp để tìm kiếm bằng cả hai cách

Giảm tối đa lệch kho khi nhận hàng và kiểm kê nhờ xác식 bằng camera

Phần lớn chênh lệch tồn kho bắt nguồn từ lúc nhận hàng từ nhà cung cấp hoặc trong các đợt kiểm kê thủ công vội vàng. Khi nhà cung cấp giao mười biến thể của cùng một hãng chỉ khác nhau về số oắt, đường kính hoặc màu ánh sáng, việc tìm theo tên trong danh sách thả xuống rất dễ dẫn đến cộng nhầm số lượng sang thẻ sản phẩm bên cạnh. Quét mã vạch trên vỏ hộp lúc nhập hóa đơn mua hàng đảm bảo số lượng nhập vào đúng mặt hàng thực tế.

Độ chính xác tương tự cũng được giữ vững khi kiểm kê định kỳ. Thay vì cuộn một danh sách dài theo bảng chữ cái và dễ gõ nhầm số lượng sang dòng kế tiếp, bạn chỉ cần hướng camera điện thoại vào sản phẩm trên kệ, nhập số lượng đếm được rồi chuyển sang ô kệ tiếp theo. Mọi điều chỉnh chênh lệch đều phản ánh đúng thực tế trên giá kệ.

Lập hóa đơn nhanh tại quầy và cảnh báo tồn kho tối thiểu đáng tin cậy

Khi danh mục đã có đầy đủ mã vạch và Mã hàng, việc lập hóa đơn bán hàng, báo giá hay đơn đặt hàng chỉ mất vài giây. Dù bạn quét năm món hàng bằng camera điện thoại ngoài bãi vật liệu hay quét hai mươi sản phẩm qua đầu đọc USB trên Web, mỗi dòng đều tự động lấy đúng đơn vị tính và đơn giá bán, đồng thời vẫn cho phép chỉnh lại số lượng hoặc chiết khấu trước khi lưu.

Dữ liệu quét chuẩn xác còn giúp các báo cáo quản trị luôn sạch sẽ. Vì mọi giao dịch nhập xuất đều ghi vào đúng thẻ sản phẩm, cảnh báo tồn kho tối thiểu (tồn kho nguy hiểm) sẽ báo đúng lúc và báo cáo hàng chậm luân chuyển chỉ ra chính xác mặt hàng nào đã 30, 60 hay 90 ngày không phát sinh doanh số.

Xem doanh nghiệp trên màn hình ứng dụng thật

WebAndroidiOS

GiroPS · Web

Hướng dẫn liên quan

Tài nguyên liên quan