Khoản phải thu khách hàng (công nợ phải thu) là gì và cách theo dõi?
Khoản phải thu khách hàng — hay công nợ phải thu — là tổng số tiền khách hàng đang nợ doanh nghiệp của bạn cho các sản phẩm đã giao hoặc dịch vụ đã hoàn thành thông qua hóa đơn bán chịu. Chỉ số này giúp tách biệt doanh thu ghi nhận trên giấy tờ với lượng tiền mặt thực tế đang có trong quỹ hoặc ngân hàng.
Khoản phải thu khách hàng = tổng giá trị hóa đơn bán hàng đã duyệt − tổng số tiền đã thu từ khách hàng tính đến hiện tại. Khi một hóa đơn bán hàng đã duyệt chưa được thanh toán hết, phần chênh lệch còn lại chính là công nợ phải thu.
Cấu thành và nguyên tắc tính khoản phải thu khách hàng
Trong hoạt động bán buôn, đại lý vật tư hoặc cửa hàng có nhiều khách quen, việc giao hàng trước và hẹn ngày đáo hạn thanh toán diễn ra hằng ngày. Ngay khi bạn xuất hàng và duyệt hóa đơn bán hàng, số tiền chưa thanh toán sẽ được ghi nhận vào số dư công nợ của đối tác đó.
Để số liệu công nợ luôn chính xác, cần tách bạch chứng từ đã xác nhận với chứng từ nháp. Báo giá và hóa đơn nháp chưa tạo ra nghĩa vụ thanh toán thực tế nên tuyệt đối không được cộng vào tổng khoản phải thu.
- Hóa đơn bán hàng đã duyệt: Tổng giá trị thanh toán chính thức của sản phẩm hoặc dịch vụ đã bàn giao cho khách
- Số tiền đã thu: Các khoản thanh toán toàn bộ hoặc trả góp một phần đã vào tài khoản tiền mặt hoặc ngân hàng
- Số dư phải thu còn lại: Số tiền ròng khách hàng còn phải trả sau khi trừ đi toàn bộ các lần thu tiền
Ảnh hưởng đến dòng tiền và sự khác biệt với khoản phải trả
Khoản phải thu là tài sản của doanh nghiệp vì đó là tiền sẽ chảy vào quỹ trong tương lai, ngược lại với khoản phải trả nhà cung cấp là số tiền bạn đang nợ bên bán hàng. Một cửa hàng có thể lãi lớn trên sổ sách nhưng vẫn rơi vào cảnh thiếu hụt tiền mặt nếu khách hàng liên tục trả chậm so với ngày đáo hạn.
Vì vậy, chỉ nhìn vào doanh số bán ra là chưa đủ; chủ doanh nghiệp cần theo dõi sát ngày đáo hạn của từng hóa đơn và gửi bảng đối chiếu công nợ định kỳ. Thu hồi nợ đúng hạn giúp chuyển lợi nhuận trên hóa đơn thành tiền thật để nhập hàng và trả chi phí vận hành.
Theo dõi công nợ phải thu và số dư khách hàng trong GiroPS
Trong GiroPS, chỉ những hóa đơn bán hàng đã duyệt mới cập nhật số dư đối tác và hiển thị số tiền còn phải thu; hóa đơn nháp không được tính vào bất kỳ tổng nào. Mỗi giao dịch thu tiền bạn ghi nhận sẽ cộng tiền ngay vào tài khoản tiền mặt hoặc ngân hàng đã chọn và giảm trực tiếp số dư còn nợ trên hóa đơn.
Tại màn hình đối tác, bạn dễ dàng kiểm tra tổng nợ của từng khách hàng, xem lịch sử thu tiền từng phần, theo dõi ngày đáo hạn sắp tới và xuất bảng sao kê công nợ PDF để gửi cho khách hàng đối chiếu.
Tình huống thực tế
Ví dụ: tính công nợ phải thu cuối tháng
Một đại lý phân phối phát hành ba hóa đơn bán hàng đã duyệt trong tháng với giá trị 40.000, 50.000 và 30.000 (tổng cộng 120.000), đồng thời có một hóa đơn nháp 20.000. Trước cuối tháng, khách hàng thanh toán đủ hóa đơn đầu tiên 40.000 và trả một phần 35.000 cho hóa đơn thứ hai (tổng thu 75.000). Hóa đơn nháp không được tính. Cuối tháng, khoản phải thu khách hàng là 120.000 − 75.000 = 45.000 (còn 15.000 ở hóa đơn thứ hai cộng 30.000 ở hóa đơn thứ ba).
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn bán hàng ở trạng thái nháp có tính vào công nợ phải thu không?
Không. Hóa đơn nháp chỉ là chứng từ đang soạn thảo và chưa được xác nhận. Trong GiroPS, hóa đơn nháp không được cộng vào tổng doanh thu hay số dư công nợ của khách hàng.
Khi khách hàng trả trước một phần hóa đơn thì ghi nhận thế nào?
Bạn ghi nhận một giao dịch thu tiền một phần vào hóa đơn đó. Tài khoản tiền mặt hoặc ngân hàng sẽ tăng theo số tiền thực nhận, và hóa đơn chỉ giữ lại phần chênh lệch chưa thanh toán.
Tại sao khoản phải thu tăng quá nhanh lại gây rủi ro cho cửa hàng?
Bởi vì vốn lưu động của bạn đang bị đọng lại ở phía khách hàng. Nếu bán chịu tăng nhanh hơn tốc độ thu tiền, bạn có thể thiếu tiền mặt để thanh toán cho nhà cung cấp hoặc nhập thêm hàng mới.