Bảng báo giá (Quotation) là gì và cách lập báo giá chuyên nghiệp?
Bảng báo giá (trong tiếng Anh gọi là Price Quotation hoặc Quote) là chứng từ thương mại do người bán gửi cho khách hàng tiềm năng hoặc khách quen để trình bày rõ danh sách sản phẩm hay dịch vụ cung cấp, đơn giá, mức chiết khấu cùng thời hạn hiệu lực của mức giá đó. Báo giá giúp quá trình thương lượng trước khi chốt đơn trở nên minh bạch.
Bảng báo giá là đề xuất giá bằng văn bản gửi cho khách hàng trước khi giao dịch diễn ra, liệt kê chi tiết mặt hàng, số lượng, đơn giá và điều kiện thanh toán. Việc lập báo giá không làm trừ tồn kho hay phát sinh công nợ khách hàng; tồn kho và số dư chỉ cập nhật khi báo giá được chuyển thành hóa đơn.
Một bảng báo giá rõ ràng cần có những thông tin gì?
Bảng báo giá thường là tài liệu chính thức đầu tiên mà khách hàng nhận được từ cửa hàng hoặc doanh nghiệp của bạn. Gửi một bảng báo giá tách bạch từng dòng sản phẩm thay vì nhắn một con số tổng qua tin nhắn sẽ tạo sự tin cậy và tránh tranh cãi về sau xem giá đó đã bao gồm những gì.
Hơn nữa, vì giá nhập hàng từ nhà cung cấp có thể biến động, bạn không nên để báo giá có hiệu lực vô thời hạn: ghi rõ ngày hết hạn giúp bảo vệ biên lợi nhuận và thúc đẩy khách hàng ra quyết định sớm. Một bảng báo giá chuẩn gồm bốn phần chính.
- Số báo giá, ngày lập, ngày hết hạn hiệu lực cùng thông tin liên hệ của bên bán và khách hàng.
- Tên rõ ràng của từng sản phẩm hoặc dịch vụ, mã hàng hóa (SKU), đơn vị tính và số lượng đề xuất.
- Đơn giá, chiết khấu theo dòng hoặc toàn văn bản, thuế suất (VAT), tiền thuế và tổng cộng.
- Thời gian giao hàng dự kiến, phương thức thanh toán và các ghi chú điều kiện áp dụng.
Phân biệt bảng báo giá, hóa đơn chiếu lệ (proforma) và hóa đơn bán hàng
Bảng báo giá nằm ở bước đàm phán: khách hàng vẫn đang cân nhắc phương án và có thể yêu cầu thêm bớt số lượng hoặc đổi mã hàng. Hóa đơn chiếu lệ (proforma invoice) được lập sau khi khách đã đồng ý về mặt nguyên tắc và cần một bản dự thảo giống hệt hóa đơn để chuyển tiền đặt cọc hoặc trình duyệt nội bộ.
Còn hóa đơn bán hàng là chứng từ thanh toán cuối cùng khi hàng hóa được bàn giao. Cả bảng báo giá lẫn hóa đơn chiếu lệ đều không trừ hàng trong kho và không ghi nợ vào tài khoản khách hàng; chỉ có hóa đơn bán hàng chính thức mới làm thay đổi tồn kho và công nợ.
Cách lập báo giá và chuyển thành hóa đơn trong GiroPS
Trong GiroPS, bạn có thể tạo **Báo giá** chỉ trong vài giây từ danh mục sản phẩm, áp dụng chiết khấu rồi xuất file PDF sắc nét để gửi ngay qua WhatsApp, Zalo hoặc email. Trên danh sách, bạn theo dõi dễ dàng các báo giá đang chờ, đã duyệt hoặc bị từ chối.
Khi khách hàng đồng ý chốt đơn, bạn không phải gõ lại từng dòng: chỉ cần một chạm để chuyển báo giá thành **Đơn đặt hàng** cho kho chuẩn bị, hoặc chuyển thẳng thành **Hóa đơn bán hàng** giữ nguyên toàn bộ sản phẩm, số lượng và đơn giá.
Tình huống thực tế
Ví dụ: từ báo giá vật liệu cải tạo văn phòng đến hóa đơn bán hàng
Một cửa hàng vật liệu xây dựng lập báo giá cho công ty thiết kế nội thất gồm 120 m² sàn gỗ công nghiệp giá 350 mỗi m², 80 mét phào chân tường giá 60 mỗi mét và công lắp đặt, áp dụng chiết khấu tổng 5% cùng thời hạn hiệu lực 10 ngày. File PDF được gửi qua WhatsApp. Trong lúc khách xem xét, tồn kho của cửa hàng và công nợ khách hàng vẫn giữ nguyên. Năm ngày sau, khách duyệt báo giá; chủ cửa hàng bấm chuyển báo giá thành hóa đơn bán hàng trong GiroPS chỉ với một chạm, tự động trừ số sàn gỗ khỏi kho và ghi nhận khoản phải thu cho khách.
Câu hỏi thường gặp
Gửi bảng báo giá cho khách thì hàng trong kho có bị trừ ngay không?
Không. Bảng báo giá chỉ là lời đề nghị thương mại; số lượng tồn kho thực tế và số dư công nợ của khách hàng hoàn toàn không thay đổi cho đến khi báo giá được duyệt và chuyển thành hóa đơn.
Tại sao luôn nên ghi ngày hết hạn hiệu lực trên bảng báo giá?
Giá nhập từ nhà cung cấp và chi phí vận chuyển có thể tăng theo thời gian. Đặt thời hạn hiệu lực (ví dụ 7 hoặc 15 ngày) giúp bảo vệ cửa hàng khỏi việc khách quay lại sau vài tháng nhưng vẫn đòi mua theo mức giá cũ.
Nếu khách muốn sửa lại số lượng trước khi đồng ý thì làm sao?
Bạn có thể mở lại báo giá đó trong GiroPS để chỉnh số lượng hoặc chiết khấu rồi gửi lại file PDF mới, hoặc sửa trực tiếp số lượng thực tế ngay ở bước chuyển báo giá thành đơn hàng hay hóa đơn.