Làm sao để lập bảng báo giá cho khách hàng? Hướng dẫn viết báo giá
Khi khách hàng tiềm năng hỏi giá sản phẩm hoặc dịch vụ, bảng báo giá bạn gửi đi chính là bộ mặt đầu tiên thể hiện sự chuyên nghiệp của cửa hàng hay doanh nghiệp. Việc nhắn vội một con số tổng qua tin nhắn khiến người mua thắc mắc giá đó đã bao gồm những gì, trong khi một báo giá không ghi ngày hết hạn lại khiến bạn dễ lỗ vốn nếu nhà cung cấp tăng giá nhập. Bài viết này hướng dẫn chi tiết những thông tin cần có trong một bảng báo giá chuẩn, cách trình bày chiết khấu mà không làm hụt biên lợi nhuận và cách chuyển báo giá đã duyệt thành đơn hàng hoặc hóa đơn chỉ với một chạm.
Một bảng báo giá hiệu quả cần liệt kê rõ từng sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng và đơn vị tính, đơn giá, chiết khấu theo dòng hoặc toàn chứng từ, tiền thuế, thời hạn hiệu lực cùng điều kiện giao hàng và thanh toán. Gửi báo giá qua PDF hoặc link trực tuyến rồi chuyển thẳng thành đơn hàng hay hóa đơn giúp tránh sai sót khi nhập lại.
Những thông tin bắt buộc phải có trong một bảng báo giá thuyết phục
Rất nhiều chủ cửa hàng và hộ kinh doanh có thói quen trả lời khách hỏi giá bằng một con số tổng duy nhất trên khung chat. Tuy nhiên, khách hàng đang so sánh nhiều nơi luôn muốn biết chính xác mặt hàng nào, đơn vị tính ra sao và hạng mục dịch vụ nào nằm trong số tiền đó. Một bảng báo giá tách bạch từng dòng giúp khách hàng yên tâm và hiểu ngay vì sao mức giá của bạn hợp lý.
Một chứng từ báo giá đầy đủ còn bảo vệ cả bạn lẫn người mua trước khi xuất kho hoặc bắt đầu thi công. Ghi rõ mã hàng hóa và đơn vị tính chuẩn (cái, thùng, mét, kg hoặc giờ công) sẽ ngăn ngừa tranh cãi lúc giao nhận hàng.
- Thông tin doanh nghiệp và đối tác: Tên, thông tin liên hệ của doanh nghiệp bạn, tên khách hàng, số báo giá và ngày lập.
- Chi tiết từng dòng sản phẩm, dịch vụ: Tên mặt hàng rõ ràng, mã hàng, số lượng, đơn vị tính và đơn giá trước thuế.
- Chiết khấu và thuế: Chiết khấu trên từng dòng hoặc chiết khấu chung toàn chứng từ, tổng tiền hàng sau chiết khấu và tiền thuế.
- Thời hạn hiệu lực của báo giá: Ngày hết hạn cụ thể để bảo vệ lợi nhuận trước biến động giá vốn nhập hàng hoặc tỷ giá.
- Điều kiện giao hàng và thanh toán: Thời gian giao hàng dự kiến sau khi chốt và phương thức thanh toán (đặt cọc, tiền mặt khi nhận hay công nợ).
Cách hiển thị chiết khấu và thuế minh bạch mà vẫn giữ vững lợi nhuận
Một sai lầm phổ biến khi làm báo giá là tính sai thứ tự giữa chiết khấu dòng, chiết khấu tổng và tiền thuế. Theo đúng quy tắc thương mại, trước hết cần tính thành tiền của từng dòng (số lượng nhân đơn giá) rồi trừ chiết khấu riêng của dòng đó. Tiếp theo, khoản chiết khấu toàn chứng từ sẽ được phân bổ theo tỷ lệ trên tổng tiền sau chiết khấu dòng, và cuối cùng thuế mới được tính trên phần tiền hàng ròng sau cùng.
Thay vì âm thầm giảm trực tiếp đơn giá bán, bạn nên giữ nguyên đơn giá niêm yết và hiển thị rõ dòng chiết khấu dành cho khách. Cách này giúp khách hàng thấy rõ khoản tiết kiệm họ nhận được, đồng thời giữ đúng mức giá chuẩn cho các lần mua sau.
| Bước Tính Toán | Quy Tắc Áp Dụng | Lợi Ích Cho Khách Hàng | Điểm Kiểm Soát Lợi Nhuận |
|---|---|---|---|
| 1. Tiền hàng theo dòng | Số lượng × Đơn giá | Thể hiện rõ mức giá gốc trên mỗi đơn vị | Kiểm tra kỹ đơn vị tính (cái, thùng, m) |
| 2. Chiết khấu dòng | Giảm theo % hoặc số tiền cố định trên dòng | Làm nổi bật ưu đãi cho mặt hàng chủ lực | Đơn giá sau giảm phải cao hơn giá vốn |
| 3. Chiết khấu chứng từ | Trừ trên tổng phụ sau chiết khấu dòng | Khuyến khích khách chốt đơn hàng lớn | Phân bổ theo tỷ lệ cho từng dòng hàng |
| 4. Thuế & Tổng thanh toán | Tính thuế trên giá trị ròng sau chiết khấu | Không phát sinh phí bất ngờ khi thanh toán | Tách rõ tiền trước thuế, thuế và tổng cộng |
Vì sao ngày hết hạn và điều khoản giao hàng giúp chốt đơn nhanh hơn?
Để bảng báo giá có hiệu lực vô thời hạn là một rủi ro tài chính tiềm ẩn. Nếu khách hàng quay lại đồng ý mua sau hai tháng khi nhà phân phối đã tăng giá nguyên vật liệu, bạn sẽ rơi vào thế khó: hoặc bán chịu lỗ, hoặc báo tăng giá và làm khách phật ý. Ghi rõ thời hạn hiệu lực 7, 10 hoặc 15 ngày giúp bạn chủ động bảo vệ biên lợi nhuận.
Bên cạnh đó, mốc thời gian hiệu lực tạo ra sự thúc đẩy lịch sự để khách hàng sớm đưa ra quyết định thay vì trì hoãn. Khi kết hợp thêm một dòng ghi chú ngắn về thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán, bảng báo giá sẽ trở thành một thỏa thuận rõ ràng, sẵn sàng để khách bấm xác nhận.
Chia sẻ báo giá qua link hoặc PDF và nhận thông báo phản hồi tức thì
Tốc độ gửi báo giá thường quyết định ai là người chốt được khách. Nếu chỉ vài phút sau cuộc gọi, bạn gửi ngay qua Zalo, WhatsApp hoặc email một file PDF trình bày sạch đẹp hoặc một đường link xem báo giá trực tuyến trên điện thoại, bạn sẽ tạo ấn tượng vượt trội so với đối thủ.
Với GiroPS, bạn có thể xuất báo giá ra PDF hoặc gửi link báo giá trực tuyến. Ngay khi khách hàng mở link xem báo giá và khi họ bấm chấp nhận hoặc từ chối trực tuyến, GiroPS sẽ gửi thông báo tức thì về thiết bị của bạn. Bạn không còn phải đoán xem khách đã đọc báo giá hay chưa mà biết chính xác thời điểm vàng để gọi điện tư vấn tiếp.
- Link báo giá tương tác: Khách hàng mở xem chi tiết và xác nhận đồng ý ngay trên điện thoại hoặc máy tính mà không cần cài ứng dụng.
- Thông báo mở xem và phản hồi: Nhận cảnh báo ngay khi khách mở link báo giá và khi khách bấm duyệt hoặc từ chối.
- Hỗ trợ đa tiền tệ: Lập báo giá bằng ngoại tệ kèm tỷ giá quy đổi nhưng vẫn theo dõi chính xác theo đồng tiền của doanh nghiệp.
- Quản lý theo trạng thái: Lọc nhanh các báo giá đang chờ, đã duyệt, bị từ chối hoặc đã hết hạn trong một danh sách.
Chuyển báo giá đã duyệt thành đơn hàng hoặc hóa đơn chỉ với một chạm
Khi khách hàng đồng ý mua, việc ngồi gõ lại từng mặt hàng, số lượng và mức chiết khấu sang đơn đặt hàng hay hóa đơn bán hàng rất tốn thời gian và dễ nhầm lẫn. Chỉ cần quên một dòng chiết khấu hoặc nhập sai số lượng là kho hàng và công nợ khách hàng sẽ lệch ngay.
Trong GiroPS, báo giá đã được duyệt có thể chuyển thành đơn đặt hàng hoặc chuyển thẳng thành hóa đơn bán hàng chỉ bằng một chạm. Nếu hàng cần thời gian chuẩn bị và giao sau, hãy chuyển thành đơn hàng trước; nếu giao hàng ngay, hãy chuyển thẳng sang hóa đơn đã duyệt để hệ thống tự động trừ tồn kho và ghi nhận công nợ cho đối tác.
Các bước thực hiện
1. Chọn đối tác khách hàng và đặt ngày hết hạn báo giá
Chọn khách hàng từ danh bạ đối tác hoặc tạo mới. Thiết lập ngày lập báo giá và ngày hết hạn áp dụng mức giá đề xuất.
2. Thêm sản phẩm và dịch vụ cùng đơn vị tính chính xác
Chọn các mặt hàng từ danh mục, nhập số lượng, kiểm tra đơn vị tính và ghi chú thêm mô tả ngắn cho từng dòng nếu cần.
3. Áp dụng chiết khấu dòng hoặc toàn đơn và kiểm tra thuế
Nhập mức chiết khấu theo dòng hoặc chiết khấu chung, sau đó kiểm tra lại tiền hàng ròng, tiền thuế và tổng thanh toán để đảm bảo lợi nhuận.
4. Ghi rõ thời gian giao hàng và điều khoản thanh toán ở phần ghi chú
Viết rõ ở cuối chứng từ thời gian giao hàng dự kiến sau khi duyệt và hình thức thanh toán (đặt cọc, thanh toán khi nhận hàng hoặc ghi nợ).
5. Gửi qua link hoặc PDF và chuyển đổi ngay khi khách duyệt
Chia sẻ báo giá qua WhatsApp, Zalo hoặc email. Khi nhận thông báo khách đã duyệt trên GiroPS, bấm chuyển ngay thành đơn hàng hoặc hóa đơn.
Tình huống thực tế
Ví dụ: Cửa hàng thiết bị điện lập báo giá lắp đặt chiếu sáng văn phòng
Một nhà cung cấp thiết bị điện và đèn chiếu sáng lập báo giá cho khách cải tạo văn phòng gồm: 20 đèn LED tấm, 50 mét nẹp luồn dây điện và gói dịch vụ lắp đặt. Cửa hàng giảm 10% chiết khấu dòng cho đèn LED tấm và giảm thêm 500.000 ₫ chiết khấu chung cho toàn bộ chứng từ. Báo giá được gửi qua link với hạn 10 ngày; sáng hôm sau khách bấm duyệt trực tuyến, người bán nhận được thông báo trên điện thoại và chuyển ngay thành đơn hàng.
| Hạng Mục / Bước Tính | Số Lượng & Đơn Giá | Chiết Khấu Áp Dụng | Thành Tiền Ròng (Chưa Thuế) |
|---|---|---|---|
| Đèn LED tấm âm trần | 20 cái × 450.000 ₫ = 9.000.000 ₫ | Chiết khấu dòng 10% (-900.000 ₫) | 8.100.000 ₫ |
| Nẹp nhựa luồn dây điện | 50 m × 80.000 ₫ = 4.000.000 ₫ | Không chiết khấu dòng | 4.000.000 ₫ |
| Dịch vụ thi công lắp đặt | 1 gói × 2.900.000 ₫ = 2.900.000 ₫ | Không chiết khấu dòng | 2.900.000 ₫ |
| Tổng phụ & Chiết khấu đơn | Tổng các dòng: 15.000.000 ₫ | Chiết khấu chứng từ (-500.000 ₫) | Giá trị ròng: 14.500.000 ₫ |
Sai lầm phổ biến & Giải pháp
Câu hỏi thường gặp
Khi lập bảng báo giá thì tồn kho có bị trừ hay công nợ khách hàng có tăng lên không?
Không. Báo giá chỉ là đề xuất thương mại, hoàn toàn không làm giảm số lượng tồn kho và không tạo công nợ trên tài khoản đối tác. Tồn kho và số dư công nợ chỉ cập nhật khi hóa đơn bán hàng được xác nhận.
Tôi có biết được khi nào khách hàng mở xem hoặc đồng ý báo giá không?
Có. Khi bạn chia sẻ báo giá bằng đường link trực tuyến của GiroPS, hệ thống sẽ gửi thông báo ngay lúc khách hàng mở xem chứng từ và khi họ bấm chấp nhận hoặc từ chối.
Nếu khách muốn đổi số lượng trước khi chốt thì tôi có sửa được báo giá không?
Có. Bạn có thể chỉnh sửa lại số lượng, đơn giá hoặc chiết khấu ngay trên báo giá, hoặc điều chỉnh các dòng hàng trong lúc chuyển đổi sang đơn đặt hàng hay hóa đơn.
Tôi có thể lập báo giá bằng ngoại tệ như USD không?
Có. Bạn có thể chọn loại tiền tệ cho báo giá và nhập tỷ giá quy đổi để xuất file PDF theo ngoại tệ cho khách, đồng thời hệ thống vẫn lưu giá trị quy đổi theo đồng tiền của doanh nghiệp.
Tôi có thể tạo và gửi báo giá PDF ngay trên điện thoại khi đang gặp khách không?
Có. GiroPS đồng bộ dữ liệu trên Android, iOS và Web, giúp bạn lập báo giá ngay trên điện thoại chỉ trong vài phút và gửi liền qua Zalo, WhatsApp hoặc email.
Xem doanh nghiệp trên màn hình ứng dụng thật
Hướng dẫn liên quan
Tài nguyên liên quan
Theo ngành nghề
Giải thích thuật ngữ
Quy trình liền mạch từ báo giá đến hóa đơn chỉ trong chớp mắt
Gửi báo giá và chuyển đổi một chạm khi được duyệt. Xuất file PDF sắc nét hoặc in hóa đơn nhiệt khổ 80mm tiện lợi.