Quản lý tồn kho, báo giá vật tư và công nợ thầu thợ cho cửa hàng điện nước, kim khí và vật liệu xây dựng
Tại cửa hàng kim khí, điện nước hoặc vật liệu xây dựng (VLXD), mỗi ngày quầy bán hàng phải xử lý hàng nghìn mặt hàng đủ kích cỡ: từ ốc vít, tắc kê, co nối ống nhựa PVC đến dây điện cắt lẻ theo mét, sơn, xi măng và máy cầm tay. Khi vật tư thợ và cai thầu lấy cho công trình chỉ ghi vội vào sổ tay, hàng tiêu hao bán chạy hết lúc nào không biết, hoặc giá nhập từ đại lý đã tăng mà giá bán lẻ vẫn giữ nguyên, lợi nhuận thực tế sẽ hao hụt rất nhanh. Trang này hướng dẫn cách thiết lập quản lý kho, báo giá công trình và theo dõi công nợ thầu thợ trong GiroPS.
Khai báo sản phẩm theo cái, mét, kg, hộp hoặc bao kèm mã hàng và thẻ phân loại để tìm đúng quy cách tại quầy chỉ trong vài giây. Lập báo giá vật tư PDF cho chủ nhà hoặc cai thầu và chuyển thành đơn hàng hay hóa đơn chỉ với một chạm. Theo dõi sát công nợ của từng đội thợ cùng các đợt thanh toán từng phần, nhận cảnh báo tồn kho tối thiểu cho hàng bán chạy và bảo vệ biên lợi nhuận nhờ giá vốn bình quân gia quyền tự động.
Vì sao tồn kho và sổ nợ thầu thợ ở cửa hàng điện nước, VLXD dễ bị rối?
Cửa hàng kim khí và vật liệu xây dựng vừa bán những con ốc, long đền giá vài trăm đồng vừa bán máy khoan, cuộn dây điện và vật tư giá trị lớn. Có mặt hàng nhập theo hộp nhưng bán lẻ từng cái, ống nước và dây cáp bán theo mét, còn đinh rời hay bột trét lại tính theo cân hoặc bao. Nếu không chuẩn hóa đơn vị tính và mã quy cách ngay từ đầu, số lượng trên kệ sẽ lệch khỏi sổ sách chỉ sau vài tuần.
Thách thức thứ hai là thói quen mua hàng của thợ điện nước, thợ sơn và các đội thầu xây dựng. Trong tuần họ ghé lấy vật tư nhiều đợt cho các công trình đang thi công và chỉ thanh toán từng phần khi ứng được tiền từ chủ nhà. Ghi chép các lượt lấy hàng này vào sổ giấy rất dễ sót phiếu hoặc nhầm lẫn giữa các công trình. Hơn nữa, khi giá sắt thép, dây đồng hay nhựa biến động liên tục, việc bán theo giá cũ khi chưa kịp tính lại giá vốn sẽ làm cửa hàng cụt vốn nhập hàng.
Hàng nghìn quy cách, đa dạng đơn vị tính và tìm kiếm tức thì tại quầy
Trong GiroPS, mỗi hồ sơ sản phẩm lưu trữ mã hàng, mã vạch, đơn vị tính (cái, mét, kg, lít, hộp, cuộn, bao), giá mua và giá bán. Bạn có thể nhập toàn bộ danh mục từ file Excel và gắn thẻ (tag) như ốc vít, ống nước, thiết bị điện, sơn chống thấm hay dụng cụ cầm tay. Hàng có hộp mã vạch được quét nhanh bằng camera điện thoại hoặc đầu đọc USB/Bluetooth, còn ốc vít散 (rời) hay dây cắt mét không mã vạch được tìm thấy ngay theo tên, phi ống hoặc mã nội bộ.
Mỗi khi nhập lô hàng mới với giá nhà cung cấp thay đổi — hoặc nhập bằng ngoại tệ có tỷ giá — ngay khi lưu hóa đơn mua hàng, GiroPS tự động tính lại giá vốn bình quân gia quyền của mặt hàng đó. Bạn biết ngay giá vốn thực tế của lượng hàng đang nằm trên kệ để kịp thời điều chỉnh giá bán.
- Đơn vị tính linh hoạt: bán và trừ kho chính xác theo cái, mét, kg, lít, hộp, cuộn hoặc bao
- Mã hàng và thẻ phân loại: lọc hàng nghìn quy cách bulông, phụ kiện ống và mũi khoan cực nhanh
- Giá vốn bình quân gia quyền: tự động cập nhật giá vốn thực tế sau mỗi lần nhập hàng mới
- Nhiều kho hàng: tách biệt tồn kho tại cửa hàng trưng bày với kho phụ hoặc bãi tập kết vật liệu
Báo giá vật tư PDF cho công trình và cảnh báo tồn kho tối thiểu
Trước khi khởi công sửa nhà hoặc lắp đặt điện nước, chủ đầu tư và cai thầu thường yêu cầu bảng báo giá hàng chục hạng mục vật tư. Với GiroPS, bạn lập báo giá PDF rõ ràng có chiết khấu theo dòng hoặc tổng đơn rồi gửi qua Zalo hay WhatsApp chỉ trong vài phút. Khi khách chốt, bạn chuyển báo giá đó thành đơn hàng hoặc hóa đơn bán chỉ bằng một chạm mà không phải gõ lại. Các chứng từ PDF xuất ra phục vụ quản lý thương mại và không thay thế hóa đơn điện tử thuế.
Để hết những vật tư tiêu hao hằng ngày như keo silicone, băng tan (cao su non), đá cắt, mũi khoan hay tắc kê thông dụng sẽ khiến người thợ sang cửa hàng khác mua luôn cả đơn hàng lớn. Khi cài đặt mức tồn kho tối thiểu (tồn kho cảnh báo) cho các mã hàng quay vòng nhanh, GiroPS sẽ báo ngay trên màn hình chính khi số lượng chạm ngưỡng để bạn chủ động đặt hàng nhà cung cấp.
Theo dõi công nợ cai thầu, thu tiền theo đợt và bảng sao kê PDF
Mỗi thợ điện nước, đội thi công hoặc nhà thầu quen được tạo thành một đối tác (liên hệ) riêng. Mỗi lần lấy vật tư tại quầy sẽ ghi nhận qua hóa đơn bán cộng vào dư nợ; khi thầu ứng được tiền công trình và trả trước một phần bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, bạn nhập khoản thu một phần vào tài khoản tiền mặt hoặc ngân hàng, số nợ còn lại trên hóa đơn sẽ tự động giảm.
Cuối tuần hoặc khi quyết toán công trình, bạn xuất bảng sao kê công nợ PDF theo khoảng ngày chỉ trong vài giây và gửi qua Zalo/WhatsApp để hai bên đối chiếu rõ từng chuyến lấy hàng và từng lần trả tiền. Báo cáo tuổi nợ giúp bạn nhận diện ngay các khoản nợ quá hạn 30, 60 hoặc trên 90 ngày, đồng thời quyền ẩn giá mua giúp nhân viên bán hàng thoải mái tư vấn và lập báo giá mà không thấy giá nhập của cửa hàng.
- Hồ sơ công nợ thầu thợ: lưu trọn vẹn lịch sử lấy vật tư, trả hàng thừa và số dư nợ hiện tại
- Thu tiền từng phần: trừ dần các khoản thanh toán theo tiến độ vào hóa đơn đang mở
- Sao kê PDF qua Zalo/WhatsApp: gửi chi tiết ngày lấy hàng và số tiền đã trả cực kỳ minh bạch
- Ẩn giá nhập hàng: nhân viên quầy bán hàng và làm báo giá mà không xem được giá vốn và lãi
Tình huống thực tế
Ví dụ: Cửa hàng điện nước & kim khí với 3.500 mặt hàng và 45 khách thợ quen
Cửa hàng Điện Nước & Kim Khí Hoàng Long kinh doanh 3.500 mặt hàng từ phụ kiện ống nhựa, dây cáp điện, ốc vít đến sơn và máy cầm tay, phục vụ khách lẻ cùng 45 thợ điện nước và cai thầu nhỏ. Trước đây giá phụ kiện nhỏ часто nhớ mang máng, hàng thợ lấy ghi vào quyển phiếu giấy đôi khi thất lạc, còn keo silicone và đá cắt hay đứt hàng giữa tuần. Sau khi đưa danh mục Excel vào GiroPS, cửa hàng chuẩn hóa đơn vị mét, kg và cái, đặt cảnh báo tồn tối thiểu cho 400 vật tư bán chạy và nhập số dư nợ của 45 cai thầu. Hiện nay báo giá công trình được gửi file PDF trong năm phút, giá vốn bình quân tự động cập nhật theo từng đợt hàng mới và chiều thứ Sáu hằng tuần bảng đối chiếu công nợ PDF được gửi thẳng cho các đội thợ.
Các bước thực hiện
1. Nhập danh mục hàng hóa kèm đơn vị tính, mã quy cách và thẻ
Tải file Excel lên hệ thống với mã hàng, mã vạch, đơn vị bán (cái, mét, kg, hộp, lít, bao) và thẻ nhóm hàng.
2. Đặt mức tồn kho tối thiểu cho vật tư tiêu hao nhanh
Thiết lập ngưỡng cảnh báo cho ốc vít, tắc kê, keo silicone, băng tan và đá cắt để nhập hàng kịp thời trước khi trống kệ.
3. Tạo hồ sơ đối tác cho thợ điện nước và nhà thầu
Lưu thông tin các khách mua công nợ thường xuyên cùng số dư đầu kỳ để mọi lượt lấy vật tư và trả góp đều tự động cập nhật.
4. Gửi báo giá PDF và ghi nhận hóa đơn nhập hàng đầy đủ
Lập báo giá vật tư công trình bằng PDF, chuyển nhanh thành hóa đơn khi khách đồng ý và nhập phiếu mua hàng để giữ đúng giá vốn bình quân.
Sai lầm phổ biến & Giải pháp
Câu hỏi thường gặp
Làm sao bán ốc vít rời, co nối ống hay dây điện cắt mét không có mã vạch?
Bạn chỉ cần đặt mã hàng ngắn gọn (ví dụ VIT-M8-40) và gắn thẻ phân loại. Tại màn hình bán hàng, bạn tìm nhanh theo tên, quy cách phi ống hoặc mã rồi nhập số lượng theo cái, mét hoặc kg.
Tôi có thể chuyển bảng báo giá vật tư công trình thành hóa đơn mà không phải nhập lại không?
Có. Ngay khi chủ nhà hoặc cai thầu duyệt báo giá PDF, bạn chỉ cần một chạm để chuyển thành đơn đặt hàng hoặc hóa đơn bán hàng, giữ nguyên toàn bộ danh sách vật tư và chiết khấu.
GiroPS tính giá vốn thế nào khi giá nhập vật tư thay đổi theo từng đợt?
Mỗi khi bạn lưu hóa đơn mua hàng mới (kể cả nhập bằng ngoại tệ có tỷ giá), GiroPS tự động tính lại giá vốn bình quân gia quyền cho từng sản phẩm.
Nhân viên đứng quầy có thể làm báo giá và bán hàng mà không thấy giá nhập của cửa hàng không?
Có. Khi bạn phân quyền vai trò ẩn giá mua, nhân viên vẫn tra cứu được tồn kho, tạo báo giá và lập hóa đơn bán nhưng không thể xem giá vốn, hóa đơn nhà cung cấp hay lợi nhuận.
GiroPS có xuất hóa đơn điện tử kết nối cơ quan thuế không?
Không. GiroPS tạo và chia sẻ báo giá, đơn hàng và hóa đơn dưới dạng file PDF phục vụ quản lý nội bộ và giao dịch thương mại, không thay thế phần mềm hóa đơn điện tử thuế.