Quản lý tồn kho, đơn hàng bán sỉ và công nợ phải thu cho nhà phân phối và đại lý

Vì sao vận hành tại nhà phân phối và kho sỉ dễ bị rối?

Khác với cửa hàng bán lẻ, nhà phân phối và đại lý bán sỉ xuất hàng số lượng lớn cho các mối quen và hầu hết đều bán công nợ có kỳ hạn. Khi mỗi ngày có hàng chục đơn hàng gửi qua điện thoại, tin nhắn thoại hoặc giấy ghi tay của nhân viên thị trường, việc nhập lại thủ công rất dễ dẫn đến nhầm mã hàng, thiếu thùng hoặc áp nhầm bảng giá cũ. Giao sai hàng hoặc tính sai giá cho khách sỉ không chỉ tốn chi phí đổi trả mà còn làm giảm uy tín.

Điểm nghẽn thứ hai nằm giữa kho hàng, đội xe giao nhận và sổ công nợ. Nếu buổi sáng hàng được bốc lên xe tải bán hàng lưu động mà không ghi nhận phiếu chuyển kho, nhân viên văn phòng sẽ không biết trong kho chính thực sự còn bao nhiêu thùng để nhận đơn mới. Đồng thời, khách mua sỉ thường thanh toán gối đầu hoặc trả trước một phần tiền mặt khi nhận đợt hàng tiếp theo; nếu không gắn từng khoản thu với hóa đơn cụ thể, việc đối chiếu công nợ cuối tháng sẽ vô cùng phức tạp.

Catalog online B2B và luồng chứng từ liền mạch từ báo giá đến hóa đơn

Sau khi tạo danh mục sản phẩm trong GiroPS với mã hàng, mã vạch, hình ảnh và đơn vị tính bán sỉ (thùng, kiện, lốc, bao hoặc pallet), bạn có thể chia sẻ catalog sản phẩm online qua một đường link. Chủ tiệm tạp hóa, nhà hàng hoặc đại lý cấp dưới chỉ cần mở link trên trình duyệt, xem mặt hàng hiện có và gửi đơn đặt hàng trực tiếp, giúp đội ngũ của bạn không phải thức khuya gõ lại từng tin nhắn.

Với các đơn sỉ cần thương lượng giá, bạn tạo báo giá PDF có chiết khấu theo từng dòng hoặc chiết khấu tổng đơn. Ngay khi khách đồng ý, bạn chuyển báo giá thành đơn đặt hàng mà không cần nhập lại dữ liệu. Nhân viên kho in phiếu giao hàng không hiển thị giá từ đơn hàng để kiểm đếm số thùng khi bốc xếp. Khi giao hàng thành công, đơn hàng được chuyển thành hóa đơn bán hàng chỉ bằng một chạm, tự động trừ tồn kho và cộng công nợ vào hồ sơ đối tác. Các file PDF xuất ra phục vụ quản lý thương mại nội bộ và không thay thế hóa đơn điện tử cơ quan thuế.

• Link catalog online: khách sỉ đặt hàng trực tiếp trên trình duyệt mà không cần cài ứng dụng
• Chuyển đổi một chạm: đi từ báo giá sang đơn hàng và hóa đơn không cần nhập lại
• Phiếu giao hàng không giá: danh sách soạn hàng và bàn giao tập trung vào số lượng thực tế
• Chiết khấu linh hoạt: tính toán rõ ràng chiết khấu dòng, chiết khấu đơn và thuế

Kho tổng, kho trên xe giao hàng và phân quyền ẩn giá vốn

Ở doanh nghiệp phân phối, hàng hóa không nằm yên một chỗ: ngoài kho trung tâm, các xe tải hoặc xe van chạy tuyến cũng giữ hàng như những kho di động. GiroPS cho phép bạn tạo kho riêng cho kho tổng và từng xe giao hàng. Buổi sáng khi bốc hàng lên xe, bạn ghi nhận thao tác chuyển kho từ kho tổng sang kho xe để biết chính xác theo thời gian thực số thùng còn trên kệ và số thùng đang đi trên đường.

Bạn có thể mời nhân viên thị trường (sales), tài xế và thủ kho vào làm việc chung qua link mời có hiệu lực 24 giờ. Khi gán vai trò ẩn giá mua, nhân viên sales vẫn xem được số lượng tồn, lập báo giá, tạo đơn hàng và ghi nhận tiền thu từ khách, nhưng hoàn toàn không thể nhìn thấy giá vốn, hóa đơn nhập hàng từ nhà cung cấp hay báo cáo lợi nhuận. Ngay cả khi đi vào kho kín sóng hoặc tuyến huyện mất mạng, ứng dụng Android vẫn hoạt động ngoại tuyến và tự động đồng bộ khi có internet trở lại.

Quản lý công nợ phải thu, thu tiền từng phần và tuổi nợ

Bán hàng công nợ đòi hỏi phải kiểm soát chặt ngày đến hạn của từng hóa đơn. Khi bạn gắn ngày đến hạn thanh toán cho hóa đơn bán sỉ, GiroPS sẽ làm nổi bật các khoản sắp đến hạn và quá hạn. Trước khi duyệt xuất thêm chuyến hàng mới cho một đại lý đang nợ nhiều, bạn có thể mở báo cáo tuổi nợ để xem các khoản quá hạn được chia rõ theo mốc 30, 60 và trên 90 ngày.

Khi khách sỉ trả trước một phần tiền mặt cho tài xế hoặc chuyển khoản ngân hàng, bạn ghi nhận khoản thu một phần vào tài khoản tiền mặt hoặc ngân hàng tương ứng; số dư còn lại của hóa đơn đó sẽ tự động giảm xuống. Bất cứ khi nào cần đối chiếu công nợ, bạn chỉ mất vài giây để xuất bảng sao kê công nợ PDF theo khoảng thời gian và gửi ngay qua Zalo, WhatsApp hoặc email.

• Báo cáo tuổi nợ: nhận diện ngay các khoản nợ quá hạn 30, 60 và trên 90 ngày
• Thu tiền một phần: theo dõi chính xác số đã trả và số còn thiếu trên từng hóa đơn
• Sao kê công nợ PDF: gửi lịch sử mua hàng và thanh toán rõ ràng cho khách chỉ với một chạm
• Giá vốn bình quân gia quyền: tự động cập nhật giá trị tồn kho khi nhập các lô hàng giá khác nhau

Tài nguyên liên quan