Cách kiểm kê hàng hóa và tồn kho từng bước cho cửa hàng và kho
Khi số lượng thực tế trên kệ không còn khớp với con số hiển thị trên màn hình, cả cảnh báo tồn kho tối thiểu lẫn báo cáo lợi nhuận đều mất đi độ chính xác. Kiểm kê định kỳ là bước quan trọng nhất để đưa số liệu sổ sách về đúng với lượng hàng thực sự đang nằm trong cửa hàng và kho của bạn.
Để kiểm kê chính xác, trước tiên hãy nhập hết các hóa đơn mua và bán còn tồn đọng, sắp xếp lại kệ hàng và tạm dừng xuất nhập tại khu vực đếm. Mở bản nháp kiểm kê theo từng kho hàng, dùng điện thoại quét mã vạch, nhập số lượng thực tế vào ô trống mà không nhìn số sổ sách, sau đó rà soát chênh lệch rồi phê duyệt.
Tại sao cần kiểm kê thực tế và bao lâu nên thực hiện một lần?
Chênh lệch tồn kho ở cửa hàng và doanh nghiệp nhỏ hiếm khi xảy ra do một lỗi lớn duy nhất. Nó tích tụ dần qua nhiều tháng: một kiện hàng nhà cung cấp giao đã xếp lên kệ trước khi nhập hóa đơn mua, hai mặt hàng gần giống nhau bị quét nhầm lúc bán hoặc một hộp hàng hỏng bị đẩy vào góc kho. Nếu chỉ kiểm kê mỗi năm một lần, bạn gần như không thể tìm ra nguyên nhân thất thoát.
Cách hiệu quả nhất là kết hợp đợt tổng kiểm kê cuối năm với các đợt kiểm kê luân phiên hàng tháng hoặc hàng quý cho nhóm hàng bán chạy. Kiểm đếm đều đặn giúp cảnh báo tồn kho tối thiểu hoạt động đúng lúc và tránh việc vốn lưu động bị chôn vào những con số tồn kho ảo.
Chuẩn bị trước ngày kiểm kê: loại bỏ một nửa sai sót ngay từ đầu
Phần lớn sự lộn xộn trong ngày kiểm kho xảy ra khi nhân viên bắt đầu đếm giữa lúc kệ hàng bừa bộn và các thùng hàng chưa nhập phiếu vẫn nằm dưới sàn. Một ngày trước khi đếm, hãy gom các sản phẩm giống nhau về cùng một vị trí, ghi rõ số lượng còn lại bên ngoài các thùng đã khui và rà soát lại đơn vị tính (cái, gói, kg, mét).
Bước chuẩn bị thứ hai là chốt chứng từ rõ ràng. Hãy nhập thành hóa đơn mua toàn bộ hàng hóa đã thực sự đưa vào kho. Đồng thời tách riêng và dán nhãn các đơn hàng đã xuất hóa đơn bán cho khách nhưng chờ giao để nhân viên không vô tình đếm gộp lại vào tồn kho khả dụng.
- Nhập toàn bộ hóa đơn mua và hóa đơn bán còn chờ xử lý trước khi bắt đầu đếm
- Gom các thùng đang mở của cùng một mặt hàng về chung một vị trí trên kệ
- Thống nhất đơn vị đếm đối với hàng mua theo thùng nhưng bán lẻ theo từng cái
- Tách riêng hàng lỗi, hàng chờ trả nhà cung cấp và đơn khách đã đặt ra ngoài khu vực đếm
Các phương pháp kiểm kê: tổng kiểm kê, kiểm kê luân phiên và đếm mù
Bạn có thể linh hoạt chọn cách kiểm kê phù hợp với giờ mở cửa. Tổng kiểm kê toàn bộ danh mục thường thực hiện khi cửa hàng đã đóng cửa, trong khi kiểm kê luân phiên (một phần) chỉ mất mười lăm phút trước giờ mở cửa để rà soát một dãy kệ hoặc một thẻ sản phẩm.
Dù áp dụng hình thức nào, hãy luôn dùng nguyên tắc đếm mù: người đếm chỉ điền số lượng nhìn thấy thực tế vào ô trống mà không nhìn số tồn dự kiến trên hệ thống. Khi nhân viên thấy tờ giấy in sẵn 'tồn hệ thống 20 cái', họ rất dễ ghi luôn 20 dù mới đếm được 19; ô nhập trống buộc người kiểm phải đếm thật.
| Hình Thức Kiểm Kê | Thời Điểm Áp Dụng | Phạm Vi | Lợi Ích Lớn Nhất |
|---|---|---|---|
| Tổng Kiểm Kê Toàn Bộ | Cuối năm hoặc cuối kỳ khi đóng cửa hàng | Tất cả sản phẩm tại toàn bộ các kho hàng | Xác nhận chính xác tổng giá trị tồn kho thực tế |
| Kiểm Kê Luân Phiên (Một Phần) | Hàng tuần hoặc hàng tháng trước giờ mở cửa | Một dãy kệ, một thẻ hoặc nhóm hàng bán chạy | Phát hiện lệch kho sớm mà không cần ngừng bán |
| Kiểm Kê Theo Từng Kho | Sau khi chuyển kho hoặc chất hàng lên xe giao | Chỉ kho chính, quầy cửa hàng hoặc xe tải | Chỉ rõ thất thoát đang nằm ở đúng vị trí nào |
| Kiểm Tra Đột Xuất | Ngay khi thấy kệ hàng vơi đi bất thường | Chỉ 5–10 mặt hàng đang nghi ngờ | Xử lý ngay lỗi nhầm mã vạch hoặc nhầm đơn vị |
Kiểm đếm nhanh tại kệ bằng camera điện thoại và mã vạch
Ghi gạch chéo lên giấy rồi tối về gõ lại vào máy tính vừa tốn gấp đôi thời gian vừa dễ gõ nhầm số. Trong GiroPS, bạn mở một phiên kiểm kê ở trạng thái nháp cho kho hàng cụ thể, đi dọc các dãy kệ và dùng camera điện thoại quét mã vạch để lưu số lượng thực tế ngay tại chỗ.
Vì phiên kiểm kê được giữ ở chế độ nháp, bạn có thể tạm dừng bất cứ lúc nào và tiếp tục đếm vào hôm sau. Nếu chỉ kiểm tra một khu vực, bạn chọn giữ nguyên số lượng hiện tại cho các sản phẩm không đếm; nếu tổng kiểm kê toàn bộ kho, bạn có thể đặt về 0 cho những mặt hàng không được quét.
- Mở bản nháp kiểm kê cho kho hàng cần đếm và đi lần lượt từng kệ
- Quét mã vạch bằng camera điện thoại và nhập số lượng thực tế vào ô trống
- Giữ nguyên các mặt hàng không đếm khi kiểm từng phần, hoặc đưa về 0 khi tổng kiểm kê
- Xem danh sách chênh lệch và đếm lại các mã lệch nhiều trước khi bấm phê duyệt
Rà soát chênh lệch và tự động ghi nhận giao dịch kho
Sau khi nhập xong số lượng thực tế, bảng tóm tắt bản nháp sẽ hiển thị rõ từng khoản thừa hoặc thiếu giữa tồn hệ thống và số đã đếm. Trước khi duyệt một khoản lệch lớn, hãy kiểm tra xem còn thùng hàng nào để quên trong kho phụ hay có hóa đơn mua nào bị nhập theo thùng thay vì theo cái lẻ hay không.
Ngay khi bạn phê duyệt phiên kiểm kê, GiroPS tự động ghi nhận các khoản chênh lệch thành giao dịch kho cho kho hàng đó và cập nhật lại số dư sản phẩm. Tổng giá trị tồn kho được tính lại chuẩn xác theo giá vốn bình quân gia quyền và mọi thay đổi đều lưu vết rõ ràng trong nhật ký hoạt động.
Các bước thực hiện
1. Chốt các hóa đơn tồn đọng và sắp xếp gọn kệ hàng
Nhập hết các đợt hàng mua đã về kho và các đơn bán đã xuất. Gom hàng cùng loại về một chỗ và ghi rõ số lượng lẻ bên ngoài các thùng đã mở.
2. Chọn kho hàng và tạo bản nháp kiểm kê mới
Vào màn hình kiểm kê trong ứng dụng, chọn kho hàng cần kiểm tra (kho chính, cửa hàng hoặc xe giao hàng) và bắt đầu một bản nháp mới.
3. Đếm theo thứ tự từ trái sang phải theo kiểu đếm mù
Đi theo lộ trình cố định dọc từng kệ để không bỏ sót hay đếm trùng. Quét mã vạch bằng điện thoại và chỉ điền số lượng đếm được thực tế vào ô trống.
4. Đếm lại lần hai đối với các mặt hàng chênh lệch lớn
Lọc xem các sản phẩm thừa hoặc thiếu nhiều trong bản tóm tắt nháp. Kiểm tra trực tiếp tại kệ xem có nhầm giữa thùng với cái lẻ hoặc nhầm mã vạch tương tự không.
5. Chọn quy tắc cho hàng chưa đếm và phê duyệt
Giữ nguyên tồn kho của các mặt hàng không đếm nếu kiểm kê một phần, hoặc đưa về 0 nếu tổng kiểm kê toàn kho, sau đó phê duyệt để tạo giao dịch kho.
Tình huống thực tế
Ví dụ: Kiểm kê cuối tuần tại cửa hàng kim khí và sơn có 450 mặt hàng
Anh Minh quản lý cửa hàng vật liệu và sơn với 450 sản phẩm và tiến hành kiểm kê kho chính vào sáng Chủ nhật. Anh mở bản nháp và dùng điện thoại quét các kệ hàng trong hai tiếng. Khi xem bốn mã có chênh lệch trước lúc duyệt, anh phát hiện keo silicone thừa 46 chai vì lô hàng mua 2 thùng (mỗi thùng 24 chai) tuần trước bị nhập nhầm thành '2 cái' thay vì 48 cái. Sau khi sửa lại hóa đơn mua và phê duyệt kiểm kê, cả số lượng tồn lẫn giá vốn bình quân đều khớp tuyệt đối.
| Tên Sản Phẩm | Tồn Hệ Thống | Số Lượng Đếm Thực Tế | Chênh Lệch & Xử Lý |
|---|---|---|---|
| Sơn Nội Thất Trong Nhà 15 L | 24 Cái | 24 Cái | 0 Chênh lệch (Sổ sách khớp hoàn toàn với kệ) |
| Keo Silicone Trong Suốt 280 ml | 12 Cái | 58 Cái | +46 Cái (Đã sửa lỗi nhập thùng so với cái lẻ) |
| Con Lăn Sơn 20 cm | 35 Cái | 32 Cái | -3 Cái (Duyệt điều chỉnh giảm tồn kho về 32) |
| Băng Keo Giấy Che Sơn 50 m | 18 Cái | 0 Cái | -18 Cái (Đưa về 0 trong đợt tổng kiểm kê kho) |
Sai lầm phổ biến & Giải pháp
Câu hỏi thường gặp
Nếu đang kiểm kê trong kho kín mà mất mạng internet thì có mất dữ liệu không?
Không. Ứng dụng Android hoạt động ngoại tuyến; bạn vẫn quét mã vạch và lưu bản nháp kiểm kê bình thường khi mất sóng, dữ liệu sẽ tự động đồng bộ ngay khi có mạng trở lại.
Tôi không thể đóng cửa hàng cả ngày để đếm hết toàn bộ thì phải làm sao?
Hãy chia nhỏ để kiểm kê luân phiên. Mỗi tuần bạn chỉ cần đếm một nhóm thẻ sản phẩm hoặc một dãy kệ, và chọn giữ nguyên số dư cho các mặt hàng không đếm khi phê duyệt.
Chênh lệch sau kiểm kê ảnh hưởng thế nào đến tổng giá trị kho hàng của tôi?
Khi bạn phê duyệt kiểm kê, GiroPS tự động tạo giao dịch kho cho phần chênh lệch và cập nhật tổng giá trị tồn kho theo giá vốn bình quân gia quyền của từng mặt hàng.
Làm sao để kiểm kê những mặt hàng không có tem mã vạch?
Ngay trong màn hình kiểm kê, bạn có thể tìm kiếm bất kỳ mặt hàng nào theo tên sản phẩm hoặc mã sản phẩm, chọn từ danh sách và nhập số lượng thực tế.
Nhiều nhân viên có thể cùng lúc kiểm kê các khu vực khác nhau không?
Có. Nếu bạn thiết lập kho chính, cửa hàng và xe giao hàng thành các kho hàng riêng biệt, mỗi nhân viên có thể phụ trách một bản nháp kiểm kê độc lập cho kho của mình.
Xem doanh nghiệp trên màn hình ứng dụng thật
Hướng dẫn liên quan
Tài nguyên liên quan
Dễ dàng theo dõi sản phẩm và tồn kho
Ghi nhận xuất nhập, chuyển kho và kiểm kê. Xem tồn kho thấp và ghi nhận bán hàng với tồn kho âm khi cần.