Kiểm kê kho hàng là gì và cách thực hiện như thế nào?

Vì sao phát sinh chênh lệch kiểm kê và chúng phản ánh điều gì?

Ngay cả ở những cửa hàng quản lý chặt chẽ, sau một thời gian số tồn trên màn hình vẫn có thể lệch khỏi số hàng thực có trên kệ. Kiểm kê không chỉ để sửa lại con số cho đúng mà còn giúp chủ tiệm tìm ra lỗ hổng trong khâu nhập xuất hằng ngày.

Trước khi bắt đầu đếm, hãy nhập hết các hóa đơn mua bán còn tồn đọng và tạm ngưng lấy hàng tại khu vực đang đếm để không nhầm lẫn giữa chứng từ vào muộn với việc mất hàng thật.

• Chưa nhập phiếu hoặc nhầm đơn vị tính: hàng về đã xếp lên kệ nhưng chưa nhập hóa đơn mua, hoặc nhầm giữa thùng và cái lẻ
• Hư hỏng, đổ vỡ và hết hạn: hàng bị móp vỡ, rò rỉ hoặc quá hạn đã đem bỏ nhưng quên làm phiếu xuất hủy trên phần mềm
• Nhầm mã vạch và thất thoát: hai mặt hàng gần giống nhau bị quét nhầm mã của nhau lúc bán hàng, hoặc bị mất cắp

Kiểm kê toàn bộ và kiểm kê luân phiên (theo cụm)

Kiểm kê toàn bộ là đếm tất cả mọi mặt hàng trong cửa hàng cùng một đợt, thường làm sau giờ đóng cửa vào cuối năm hoặc cuối quý. Cách này cho bức tranh tổng thể chính xác nhưng tốn nhiều thời gian và công sức.

Kiểm kê luân phiên (kiểm kê từng phần) chia nhỏ công việc thành các đợt ngắn hằng tuần: ví dụ mỗi tuần chỉ đếm một dãy kệ, một nhóm hàng hoặc hai mươi mặt hàng bán chạy nhất mà không cần đóng cửa tiệm.

Cách ghi nhận kiểm kê kho trong GiroPS

Trong GiroPS, trước tiên bạn mở một phiếu kiểm kê nháp cho kho cần đếm. Bằng cách dùng camera điện thoại quét mã vạch hoặc chọn từ danh sách, bạn nhập số lượng thực đếm; khi phiếu còn ở dạng nháp, tồn kho hiện tại chưa bị thay đổi để bạn thoải mái rà soát lại các món lệch nhiều.

Sau khi kiểm tra bảng chênh lệch và bấm duyệt phiếu kiểm kê, GiroPS sẽ tự động tạo các giao dịch điều chỉnh tăng/giảm và đưa số lượng tồn trên máy về đúng bằng số lượng thực tế ngoài kệ.

Tài nguyên liên quan