Quản lý tồn kho và sổ nợ cho tiệm tạp hóa, cửa hàng bán lẻ
Hàng trăm mặt hàng, lãi mỏng, ngày nào cũng có nhà cung cấp giao hàng và khách quen ghi nợ đến cuối tháng mới trả: khi sổ sách của tiệm nằm rải rác ở nhiều nơi, thứ âm thầm biến mất chính là lợi nhuận. Trang này hướng dẫn cách sắp xếp tồn kho, công nợ khách hàng và quỹ tiền mặt của tiệm trên GiroPS.
Khai báo mỗi mặt hàng một lần với mã vạch và mã hàng, nhập hàng từ nhà cung cấp bằng hóa đơn mua và bán bằng cách quét mã. Bán chịu sẽ ghi vào công nợ của khách, tiền thu được đưa vào quỹ tiền mặt hoặc ngân hàng. Cảnh báo tồn kho tối thiểu cho biết món nào sắp hết trước khi kệ trống.
Vì sao sổ sách của tiệm hay lệch
Tiệm tạp hóa bán rất nhiều mặt hàng và lãi ít trên từng món. Một thùng đếm sai, một lần tăng giá chậm một tuần mới đổi trên kệ, một lần khách lấy hàng ghi nợ mà quên chép vào sổ: tất cả đều chỉ lộ ra vào cuối tháng.
Vấn đề hiếm khi là thiếu thông tin, mà là thông tin nằm ở ba nơi: tồn kho trong đầu hoặc trong file Excel, nợ khách trong cuốn sổ, tiền mặt trong ngăn kéo. GiroPS gom cả ba vào cùng một hệ thống sản phẩm, đối tác và quỹ tiền.
Thông tin sản phẩm, mã vạch và bán nhanh
Mỗi mặt hàng có tên, mã hàng, mã vạch, đơn vị tính, giá nhập và giá bán. Nếu đã có danh sách hàng, bạn nhập một lần từ Excel. Với hàng nhập theo thùng nhưng bán lẻ từng gói, chọn đúng đơn vị ngay từ đầu sẽ tránh được phần lớn chênh lệch khi kiểm kê.
Ở chế độ quét mã vạch nhanh trên màn hình bán hàng, bạn quét liên tục từng món bằng camera điện thoại hoặc máy quét USB, Bluetooth. Bán khi tồn kho âm vẫn được phép, nên món hàng chưa kiểm kê không làm gián đoạn việc bán.
- Mã hàng và mã vạch giúp không tạo trùng một mặt hàng
- Giá nhập là cơ sở để tính lãi và giá trị tồn kho
- Mức tồn kho tối thiểu báo cho bạn lúc cần đặt hàng
- Nhiều kho hàng giúp tách kho sau và kệ bán hàng
Nhập hàng và tồn kho tối thiểu
Khi lô hàng được ghi bằng hóa đơn mua, tồn kho tăng lên và số tiền được ghi là khoản bạn nợ nhà cung cấp. Chứng từ được chia sẻ dưới dạng PDF và không thay thế hóa đơn điện tử hay máy tính tiền theo quy định.
Các món xuống dưới mức tối thiểu hiện thành cảnh báo trên màn hình chính. Lên đơn đặt hàng hằng tuần từ danh sách này rẻ hơn nhiều so với việc nghe khách báo kệ đã trống. Bạn cũng có thể ghi đơn đặt với đại lý sỉ dưới dạng đơn hàng rồi chuyển thành hóa đơn khi hàng về.
Sổ nợ khách hàng và đối chiếu quỹ cuối ngày
Mỗi khách hay mua chịu được lưu thành một đối tác. Hóa đơn bán làm tăng số nợ, mỗi lần khách trả làm giảm. Bạn gửi bảng kê công nợ qua WhatsApp và xem ai trả chậm trong báo cáo tuổi nợ.
Hãy mở các tài khoản tiền mặt và ngân hàng riêng cho tiền mặt, tiền quẹt thẻ hoặc chuyển khoản và ngân hàng. Đối chiếu tiền mặt đếm được lúc đóng cửa với số dư trên ứng dụng giúp phát hiện chênh lệch ngay trong ngày.
- Số nợ của từng khách hiện ra ngay
- Khách trả một phần sẽ giảm số còn lại của hóa đơn
- Chênh lệch quỹ được kiểm tra trước khi đóng cửa
Tình huống thực tế
Ví dụ: tiệm tạp hóa có 600 mặt hàng
Chị Lan có tiệm tạp hóa khoảng 600 mặt hàng và 40 khách quen hay ghi nợ. Tuần đầu, chị nhập danh sách hàng từ Excel, quét mã vạch, nhập số kiểm kê đầu kỳ và chuyển số nợ trong sổ sang công nợ khách hàng. Cuối tháng, báo cáo tuổi nợ cho thấy ba khách nợ quá 60 ngày, còn danh sách tồn kho tối thiểu cho thấy năm món bán chạy nhất tuần nào cũng hết. Từ khi đặt hàng theo danh sách đó, kệ trống và khoản nợ bị quên đều ít đi.
Các bước thực hiện
1. Khai báo hàng và mã vạch
Nhập danh sách từ Excel hoặc thêm từng món, mỗi món có mã hàng, mã vạch, đơn vị tính, giá nhập và giá bán.
2. Kiểm kê đầu kỳ
Nếu bạn tạo kho riêng cho kệ và kho sau, hãy nhập số kiểm kê theo từng kho. Số lượng đầu kỳ là điểm bắt đầu của mọi giao dịch kho sau đó.
3. Đưa khách ghi nợ vào danh sách đối tác
Tạo đối tác cho từng tên trong sổ nợ cùng số nợ hiện tại. Từ đó, bán chịu và thu tiền sẽ tự cập nhật số dư.
4. Tập thói quen kiểm tra cuối ngày
So số dư quỹ với tiền trong ngăn kéo, và danh sách tồn kho tối thiểu với kệ hàng. Năm phút mỗi ngày giúp tránh bất ngờ cuối tháng.
Sai lầm phổ biến & Giải pháp
Câu hỏi thường gặp
Mất mạng có bán hàng được không?
Được. Ứng dụng Android chạy offline và đồng bộ không mất dữ liệu khi có mạng trở lại. Bạn cũng truy cập cùng doanh nghiệp đó trên web và ứng dụng iOS.
Có dùng được máy quét mã vạch không?
Bạn có thể quét bằng camera điện thoại, và chế độ quét nhanh trên màn hình bán hàng cũng chạy với máy quét USB và Bluetooth. Không cần thiết bị bán hàng riêng.
GiroPS có xuất hóa đơn điện tử hay phiếu tính tiền theo quy định không?
Không. GiroPS tạo và chia sẻ hóa đơn, báo giá, đơn hàng dưới dạng PDF. Ứng dụng không thay thế máy tính tiền hay hệ thống hóa đơn điện tử chính thức; phần đó bạn vẫn dùng giải pháp hiện có.
Có thể ẩn giá nhập với nhân viên đứng quầy không?
Có. Khi giao cho thành viên vai trò ẩn giá nhập, người đó vẫn bán hàng được nhưng không thấy giá vốn hay chứng từ mua hàng. Quyền được cài riêng cho từng người.
GiroPS có mất phí không?
Bạn có thể bắt đầu miễn phí. Khi dữ liệu vượt hạn mức miễn phí hoặc bạn cần thêm báo cáo và tính năng làm việc nhóm, hãy chọn một lựa chọn trên trang Gói cước.