Mã hàng hóa (SKU) là gì và cách đặt mã dễ quản lý?
Mã hàng hóa — thường gọi theo thuật ngữ quốc tế là SKU (Stock Keeping Unit, đơn vị lưu kho) — là mã định danh nội bộ duy nhất mà doanh nghiệp tự đặt cho từng sản phẩm để phân biệt chính xác khi nhập hàng, kiểm kê và bán hàng. Nhờ có mã này, bạn không còn nhầm lẫn giữa hàng chục mặt hàng có tên gọi na ná nhau.
Mã SKU (mã hàng hóa) là dãy chữ và số do chính cửa hàng hoặc doanh nghiệp tự quy ước để nhận diện từng mặt hàng cụ thể trong kho. Khác với mã vạch của nhà sản xuất, cấu trúc SKU do bạn thiết kế để nhìn vào là biết ngay nhóm hàng, màu sắc hoặc quy cách đóng gói.
Quy tắc xây dựng hệ thống mã hàng hóa dễ đọc
Một mã SKU tốt không phải là con số ngẫu nhiên; nhân viên kho hay thu ngân chỉ cần nhìn thoáng qua mã là phải hiểu ngay đó là sản phẩm nào mà không cần mở chi tiết thẻ hàng. Cách hiệu quả nhất là ghép ba cụm ngắn theo thứ tự từ nhóm hàng lớn đến đặc tính rồi đến kích cỡ hoặc dung tích.
Giữ nguyên một quy tắc thống nhất cho toàn bộ danh mục giúp bạn đặt mã cho hàng mới rất nhanh và tự động gom các mặt hàng cùng nhóm lại với nhau khi xuất bảng Excel. Hãy áp dụng bốn nguyên tắc cơ bản dưới đây ngay từ đầu.
- Tuân theo thứ tự nhóm hàng–đặc điểm–quy cách: ví dụ SON-TRG-05L cho thùng sơn trắng loại 5 lít.
- Chỉ dùng chữ cái in hoa không dấu, chữ số và dấu gạch ngang (-); tránh khoảng trắng, dấu gạch chéo hoặc ký tự đặc biệt dễ gây lỗi khi nhập file Excel.
- Không bắt đầu mã bằng số 0 (các phần mềm bảng tính thường tự xóa số 0 ở đầu) và tránh dùng lẫn các ký tự dễ nhìn nhầm như chữ O và số 0.
- Gán một mã riêng cho mỗi quy cách bán và tuyệt đối không lấy lại mã SKU của mặt hàng đã ngừng kinh doanh để đặt cho sản phẩm mới.
Mã hàng hóa (SKU) khác gì so với mã vạch (Barcode)?
Mã vạch (EAN hoặc UPC) do nhà sản xuất đăng ký theo chuẩn toàn cầu và in sẵn trên bao bì; bất kỳ cửa hàng nào bán sản phẩm chính hãng đó đều quét cùng một dãy số. Ngược lại, mã hàng hóa (SKU) chỉ dùng trong nội bộ doanh nghiệp của bạn và phản ánh cách bạn sắp xếp kệ kho.
Hơn nữa, rất nhiều mặt hàng ở cửa hàng kim khí, vật liệu xây dựng, phụ tùng hay đại lý vật tư nông nghiệp không có mã vạch in sẵn — chẳng hạn ốc vít bán lẻ, dây điện cắt mét, hàng tự gia công hoặc dịch vụ. Đặt mã SKU rõ ràng giúp bạn tìm kiếm, kiểm kê và lên hóa đơn cho mọi mặt hàng nhanh chóng.
Cách quản lý mã hàng hóa trong GiroPS
Trong GiroPS, mỗi thẻ sản phẩm hoặc dịch vụ đều có ô Mã vạch và ô Mã hàng (Stock code) tách biệt. Bạn có thể dùng camera điện thoại để quét mã vạch của nhà sản xuất, đồng thời lưu mã SKU dễ đọc của riêng mình.
Khi lập báo giá, đơn đặt hàng, hóa đơn hoặc khi kiểm kê kho, chỉ cần gõ vài ký tự đầu của mã SKU là tìm thấy đúng mặt hàng ngay lập tức. Nếu cùng một sản phẩm có nhiều dung tích hoặc màu sắc, việc tạo thẻ sản phẩm riêng với mã SKU riêng giúp bạn theo dõi tồn kho tối thiểu và giá vốn bình quân gia quyền chính xác cho từng loại.
Tình huống thực tế
Ví dụ: đặt mã tại cửa hàng sơn và vật liệu xây dựng
Một cửa hàng vật liệu xây dựng bán sơn nội thất với ba màu (trắng, kem, xám) và hai cỡ thùng (5 lít và 15 lít). Để nhân viên không lấy nhầm cỡ thùng khi soạn hàng hoặc lập hóa đơn, chủ cửa hàng đặt sáu mã SKU rõ ràng: SONNT-TRG-05L, SONNT-TRG-15L, SONNT-KEM-05L, SONNT-KEM-15L, SONNT-XAM-05L và SONNT-XAM-15L. Nhờ vậy, cả trên màn hình điện thoại lẫn trên file PDF, ai cũng phân biệt được ngay thùng 5 lít và thùng 15 lít.
Câu hỏi thường gặp
Sản phẩm đã có mã vạch sẵn thì có cần đặt thêm mã SKU không?
Không bắt buộc nhưng rất hữu ích trong thực tế. Dãy 13 chữ số mã vạch trên hóa đơn hay bảng Excel không cho bạn biết đó là mặt hàng gì bằng mắt thường, trong khi mã SKU gợi nhớ giúp nhận diện sản phẩm và quy cách ngay lập tức.
Nhập cùng một mặt hàng từ hai nhà cung cấp khác nhau thì có phải tạo hai mã SKU không?
Không. Nếu sản phẩm bán ra cho khách hoàn toàn giống nhau về nhãn hiệu, quy cách và đơn vị tính, bạn chỉ nên dùng một thẻ sản phẩm và một mã SKU duy nhất. Các lần nhập với giá khác nhau sẽ cộng dồn vào cùng tồn kho và tự động tính lại giá vốn bình quân gia quyền.
Độ dài lý tưởng của một mã SKU là bao nhiêu ký tự?
Khoảng 8 đến 14 ký tự chia thành ba cụm ngắn nối bằng dấu gạch ngang là vừa vặn nhất cho cửa hàng và doanh nghiệp nhỏ. Mã quá dài dễ bị rớt dòng khi in PDF và dễ gõ sai.