Cách thiết lập hệ thống theo dõi kho cho doanh nghiệp nhỏ
Hướng dẫn từng bước thiết lập mã hàng, đơn vị tính, sắp xếp kho và kiểm soát nhập xuất hàng ngày.
Bắt đầu với mã và đơn vị rõ ràng, kiểm kê đầu kỳ từng kho và ghi nhập xuất hằng ngày. Dữ liệu cập nhật giúp tìm chênh lệch; mỗi nguyên nhân vẫn cần kiểm tra.
Các bước thực hiện
1. Chuẩn hóa danh mục sản phẩm của bạn
Gán mã vạch hoặc mã SKU duy nhất cho từng sản phẩm. Xác định rõ các đơn vị đo lường (chiếc, kg, mét, thùng) ngay từ đầu.
2. Nhập số tồn thực tế bằng kiểm kê đầu kỳ
Đếm từng mặt hàng thực tế trên kệ và lưu làm tồn kho đầu kỳ. Các con số ước tính sẽ làm sai lệch hệ thống.
3. Bố trí kho bãi và vị trí kệ
Nếu bạn có nhiều cửa hàng hoặc kho, hãy xác định vị trí từng mặt hàng và ghi nhận các đợt luân chuyển kho ngay lập tức.
4. Xử lý mua bán tức thì theo thời gian thực
Trừ tồn kho ngay khi quét mã vạch lúc thanh toán. Tăng tồn kho qua hóa đơn mua hàng ngay khi nhận hàng từ nhà cung cấp.
Bảng ví dụ thực tế
| Giao dịch / Biến động | Sản phẩm / Mặt hàng | Thay đổi số lượng | Tình trạng kho |
|---|---|---|---|
| Kiểm kê đầu kỳ | Máy quét mã vạch không dây | +50 Chiếc | Kho trung tâm (50 Chiếc) |
| Mua hàng từ nhà cung cấp | Máy quét mã vạch không dây | +30 Chiếc | Kho trung tâm (80 Chiếc) |
| Bán lẻ | Máy quét mã vạch không dây | -12 Chiếc | Kho trung tâm (68 Chiếc) |
| Chuyển kho | Máy quét mã vạch không dây | -20 Chiếc | Kệ chi nhánh (+20 Chiếc) |
Sai lầm phổ biến & Giải pháp
Xem doanh nghiệp trên màn hình ứng dụng thật
Hướng dẫn liên quan
Dễ dàng theo dõi sản phẩm và tồn kho
Ghi nhận xuất nhập, chuyển kho và kiểm kê. Xem tồn kho thấp và ghi nhận bán hàng với tồn kho âm khi cần.