Cách theo dõi tồn kho chính xác giữa nhiều kho bãi, cửa hàng hoặc xe giao hàng
Khi doanh nghiệp nhỏ phát triển, hàng hóa hiếm khi chỉ nằm yên trong một căn phòng duy nhất. Hàng tồn được chia ra giữa kho tổng phía sau, kệ trưng bày ngoài cửa hàng, chi nhánh thứ hai và các xe tải giao hàng hoặc xe kỹ thuật đang chạy ngoài đường. Việc chỉ dựa vào một con số tồn kho gộp chung dễ dẫn đến tình trạng nhân viên hứa hẹn với khách những mặt hàng thực tế không có trên kệ. Quản lý đa kho giúp bạn nắm rõ số dư chính xác tại từng địa điểm.
Để theo dõi tồn kho đa điểm trong cùng một doanh nghiệp, hãy tạo mỗi vị trí vật lý—Kho Tổng, Cửa Hàng, Chi Nhánh hoặc Xe Giao Hàng—thành một Kho riêng biệt. Ghi nhận Chuyển Kho Nội Bộ mỗi khi hàng di chuyển giữa các điểm, chọn đúng kho trên từng hóa đơn và xem Báo Cáo Tồn Kho để biết số lượng tại từng nơi.
Tại sao một con số tồn kho gộp chung lại gây rắc rối cho doanh nghiệp đang mở rộng?
Ít điều gì làm khách hàng khó chịu hơn việc nghe câu 'trên máy báo còn mười hai cái' trong khi kệ hàng trước mặt lại trống trơn. Thực tế, mười hai sản phẩm đó đang nằm trên pallet ở kho dự trữ ngoại thành hoặc nằm trong thùng xe của thợ sửa chữa ở đầu bên kia thành phố. Khi toàn bộ các vị trí bị gộp chung vào một giỏ tồn kho, nhân viên bán hàng dễ đưa ra lời hứa không thể thực hiện, còn bộ phận thu mua lại đặt thêm những mặt hàng vẫn còn chất đống trong kho.
Bằng cách tạo một Kho riêng biệt trong GiroPS cho từng khu vực lưu trữ vật lý, bạn vừa thấy được tổng số lượng của toàn doanh nghiệp, vừa nắm được chi tiết phân bổ tại Kho Tổng, Quầy Cửa Hàng, Chi Nhánh hay Xe Giao Hàng. Nhân viên thu ngân có thể trả lời khách ngay lập tức rằng món hàng đó đang có sẵn trên kệ hay cần điều chuyển từ kho trung tâm về.
- Tách biệt rõ lượng hàng trưng bày bán lẻ tại quầy với lượng hàng dự trữ đóng thùng trong kho tổng
- Theo dõi hàng hóa và phụ tùng chất lên xe tải giao hàng hoặc xe dịch vụ lưu động như những kho di động
- Phát hiện sớm các mặt hàng bán chạy sắp cạn tại chi nhánh thứ hai trước khi kệ hàng rơi vào cảnh đứt hàng
- Khoanh vùng chính xác thất thoát và chênh lệch kiểm kê tại từng phòng kho, từng chi nhánh hoặc từng chiếc xe
Ranh giới quan trọng: Quản lý nhiều kho khác với kế toán đa công ty
Trước khi thiết lập danh sách kho, bạn cần hiểu rõ giới hạn tính năng: quản lý nhiều kho trong GiroPS được thiết kế để theo dõi nhiều địa điểm lưu trữ thuộc cùng một đơn vị kinh doanh. Đây không phải là hệ thống ERP đa pháp nhân hay mô hình tập đoàn dùng để gộp nhiều công ty có mã số thuế riêng, danh sách công nợ tách biệt và bảng cân đối kế toán độc lập.
Tất cả các kho bên trong doanh nghiệp GiroPS của bạn đều dùng chung một danh mục sản phẩm và chung danh bạ Đối tác (khách hàng và nhà cung cấp). Việc chuyển hàng từ Kho Tổng ra Cửa Hàng Bán Lẻ là giao dịch điều chuyển nội bộ chứ không phải giao dịch bán hàng chịu thuế; do đó thao tác này chỉ cập nhật số lượng từng vị trí mà không làm phình doanh thu ảo hay làm sai lệch giá vốn bình quân.
| Loại vị trí kho | Vai trò thực tế trong kinh doanh | Cách hàng nhập vào | Cách hàng xuất ra |
|---|---|---|---|
| Kho Tổng / Kho Trung Tâm | Tiếp nhận hàng kiện và pallet số lượng lớn từ nhà cung cấp | Hóa đơn mua hàng chọn nhập vào Kho Tổng | Lệnh chuyển kho nội bộ sang cửa hàng hoặc xe |
| Cửa Hàng / Phòng Trưng Bày | Bán lẻ trực tiếp tại quầy cho khách ghé mua | Chuyển từ Kho Tổng sang hoặc mua nhập trực tiếp | Hóa đơn bán hàng chọn xuất từ Cửa Hàng |
| Xe Giao Hàng / Xe Kỹ Thuật | Tồn kho lưu động để bán theo tuyến hoặc lắp đặt tận nơi | Chuyển kho buổi sáng từ Kho Tổng lên Xe | Hóa đơn bán hàng di động xuất trực tiếp từ kho Xe |
| Chi Nhánh Thứ Hai | Điểm bán lẻ bổ sung trực thuộc cùng một doanh nghiệp | Chuyển từ Kho Tổng hoặc nhà cung cấp giao thẳng | Hóa đơn bán tại chi nhánh hoặc điều chỉnh kiểm kê |
Chuyển kho nội bộ giúp số dư các điểm luôn khớp nhau như thế nào?
Khi bạn bê ba mươi thùng hàng từ kho sau ra cửa hàng phía trước, việc tự trừ tồn thủ công ở một nơi rồi tự cộng tồn thủ công ở nơi kia vừa tốn thời gian vừa dễ quên một vế. Lệnh Chuyển Kho Nội Bộ trong GiroPS kết nối kho xuất và kho nhập trong một giao dịch nguyên tử duy nhất: ngay khoảnh khắc bạn bấm lưu, số lượng lập tức giảm ở kho nguồn và tăng tương ứng ở kho đích.
Mọi phiếu điều chuyển đều được lưu vết trong lịch sử Biến động kho kèm theo ngày giờ, người thực hiện, kho đi và kho đến. Nếu chiều thứ Sáu có người hỏi bốn mươi sản phẩm ở kho tổng đã đi đâu, bạn chỉ mất vài giây để tra cứu lộ trình di chuyển nội bộ mà không cần lục tìm từng tờ phiếu xuất kho giấy.
- Chọn kho nguồn, kho đích và số lượng điều chuyển ngay trên một màn hình gọn gàng
- Quét mã vạch sản phẩm bằng camera điện thoại Android hoặc iOS khi chất hàng lên xe hoặc châm thêm hàng ra quầy
- Giữ nguyên tổng tồn kho toàn doanh nghiệp và giá vốn bình quân gia quyền trong khi cập nhật tức thì số dư từng điểm
- Tra cứu toàn bộ lịch sử điều chuyển trong mục Biến động kho để biết rõ ai đã chuyển mặt hàng nào vào lúc nào
Chọn đúng kho trên hóa đơn và tra cứu Báo Cáo Tồn Kho theo vị trí
Độ chính xác của mô hình đa kho phụ thuộc vào một thói quen hằng ngày: luôn chọn đúng kho nơi hàng hóa thực sự nhập vào hoặc xuất ra trên chứng từ. Khi xe nhà cung cấp hạ hàng tại Kho Tổng, hãy chọn Kho Tổng trên hóa đơn mua hàng. Khi khách mua tại quầy thu ngân chi nhánh phố cổ, hãy chọn kho Cửa Hàng Phố Cổ trên hóa đơn bán hàng.
Trong Báo Cáo Tồn Kho, bạn có thể xem tổng quan toàn doanh nghiệp hoặc lọc riêng theo từng kho cụ thể. Trước khi đặt một đơn mua hàng đắt đỏ với nhà cung cấp vì thấy một chi nhánh sắp hết hàng, hãy mở báo cáo kiểm tra—rất có thể mặt hàng đó vẫn còn nằm dư dả trong kho tổng và chỉ cần điều chuyển sang.
Kiểm kê kho cuốn chiếu theo từng điểm mà không cần đóng cửa toàn bộ cửa hàng
Nếu chỉ quản lý một con số tồn kho chung, mỗi lần kiểm kê bạn buộc phải tạm ngừng bán hàng ở mọi nơi cho đến khi đếm xong toàn bộ các phòng và các xe. Khi đã tách kho riêng biệt, bạn có thể kiểm kê cuốn chiếu từng vị trí: sáng thứ Ba dành hai mươi phút đếm hàng trên Xe Giao Hàng, tối thứ Tư sau giờ đóng cửa đếm Quầy Cửa Hàng, và cuối tuần kiểm kê Kho Tổng.
Khi bắt đầu phiên Kiểm kê kho trong GiroPS, bạn chọn kho mục tiêu trước tiên. Bảng kiểm đếm chỉ hiển thị số lượng kỳ vọng của riêng vị trí đó, và mọi bút toán cân bằng chênh lệch thừa thiếu chỉ làm thay đổi số dư của đúng kho đang kiểm.
Các bước thực hiện
1. Tạo một Kho riêng cho từng địa điểm lưu trữ vật lý
Mở mục Kho hàng và thêm các vị trí rõ ràng như Kho Tổng, Quầy Cửa Hàng, Chi Nhánh Phía Bắc hoặc Xe Giao Hàng 1.
2. Thiết lập số dư tồn đầu kỳ cho từng vị trí
Nhập hoặc kiểm đếm số lượng thực tế của từng sản phẩm đang nằm tại mỗi kho để mọi điểm đều bắt đầu với số dư chuẩn xác.
3. Ghi nhận việc châm hàng nội bộ bằng lệnh Chuyển Kho Nội Bộ
Mỗi khi đưa hàng từ kho tổng ra cửa hàng hoặc lên xe tải, hãy tạo phiếu chuyển kho để kho nguồn giảm và kho đích tăng đồng thời.
4. Chọn đúng kho thực tế trên hóa đơn mua và hóa đơn bán
Chọn kho nhận hàng trên hóa đơn mua từ nhà cung cấp và chọn kho xuất hàng trên hóa đơn bán cho khách.
5. Lọc Báo Cáo Tồn Kho theo từng kho trước khi đặt mua thêm
Kiểm tra số dư từng vị trí trong Báo Cáo Tồn Kho để điều hòa hàng hóa giữa các điểm trước khi quyết định nhập thêm từ nhà cung cấp.
Tình huống thực tế
Ví dụ thực tế: Nhà phân phối Thực phẩm & Đồ uống Chân Trời (3 vị trí)
Chân Trời vận hành một doanh nghiệp với ba kho trên GiroPS: Kho Trung Tâm, Cửa Hàng Phố Chính và Xe Tuyến 1. Dưới đây là hành trình luân chuyển của 120 thùng dầu ô liu qua ba vị trí trong một tuần:
| Bước nghiệp vụ | Kho nguồn / Kho đích | Số lượng luân chuyển | Số dư các kho sau giao dịch |
|---|---|---|---|
| Hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp | Nhập vào: Kho Trung Tâm | +120 Thùng | Kho Trung Tâm: 120 | Cửa Hàng: 0 | Xe 1: 0 |
| Châm hàng ra kệ cửa hàng | Kho Trung Tâm → Cửa Hàng Phố Chính | Chuyển kho 40 Thùng | Kho Trung Tâm: 80 | Cửa Hàng: 40 | Xe 1: 0 |
| Chất hàng lên xe buổi sáng | Kho Trung Tâm → Xe Tuyến 1 | Chuyển kho 30 Thùng | Kho Trung Tâm: 50 | Cửa Hàng: 40 | Xe 1: 30 |
| Bán hàng tại quầy và trên tuyến | Cửa Hàng (-15) & Xe 1 (-22) | -37 Thùng đã bán | Kho Trung Tâm: 50 | Cửa Hàng: 25 | Xe 1: 8 (Tổng: 83) |
Sai lầm phổ biến & Giải pháp
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể dùng tính năng nhiều kho để quản lý hai công ty có pháp nhân độc lập trong cùng một tài khoản GiroPS không?
Không. Tính năng quản lý nhiều kho được thiết kế cho nhiều địa điểm lưu trữ, cửa hàng hoặc xe giao hàng thuộc cùng một doanh nghiệp. Các pháp nhân độc lập có mã số thuế riêng và sổ công nợ tách biệt cần được khởi tạo thành các doanh nghiệp riêng.
Lệnh chuyển kho nội bộ có làm thay đổi doanh thu bán hàng hay tỷ suất lợi nhuận của tôi không?
Không. Phiếu chuyển kho chỉ thay đổi vị trí lưu trữ số lượng hàng giữa các kho bên trong doanh nghiệp của bạn. Tổng lượng tồn kho, giá vốn bình quân gia quyền, doanh thu bán hàng và báo cáo lãi lỗ hoàn toàn giữ nguyên.
Tôi có thể kiểm kê tại một kho duy nhất trong khi các cửa hàng khác vẫn bán hàng bình thường không?
Có. Khi tạo phiên Kiểm kê kho, bạn chỉ định một kho cụ thể. Hệ thống chỉ kiểm đếm và điều chỉnh số dư của đúng vị trí đó, trong khi các kho và điểm bán khác vẫn hoạt động bình thường.
Tài xế giao hàng theo tuyến có thể ghi nhận chuyển kho và xuất bán từ xe ngay trên điện thoại không?
Có. Trên ứng dụng Android và iOS, nhân viên được cấp quyền kho và hóa đơn phù hợp có thể xem số dư từng kho, tạo phiếu chuyển kho và lập hóa đơn bán hàng từ kho xe được giao—thậm chí hoạt động ngoại tuyến trên Android.
Tôi có thể xem số lượng tồn còn lại của một mặt hàng tại từng kho ở đâu?
Bạn có thể xem chi tiết số lượng phân bổ theo từng kho ngay trong màn hình chi tiết thẻ sản phẩm hoặc lọc Báo Cáo Tồn Kho theo kho cần xem.
Xem doanh nghiệp trên màn hình ứng dụng thật
Hướng dẫn liên quan
Tài nguyên liên quan
Dễ dàng theo dõi sản phẩm và tồn kho
Ghi nhận xuất nhập, chuyển kho và kiểm kê. Xem tồn kho thấp và ghi nhận bán hàng với tồn kho âm khi cần.