Tồn kho an toàn là gì và cách tính như thế nào?
Tồn kho an toàn (hay lượng hàng dự trữ bảo hiểm) là số lượng hàng hóa cộng thêm được giữ trong kho để kệ hàng không bị trống rỗng khi nhà cung cấp giao trễ hoặc sức mua tăng đột biến. Đối với cửa hàng và doanh nghiệp nhỏ, đây là lớp đệm thiết yếu giúp tránh đứt hàng và giữ chân khách quen.
Tồn kho an toàn = (lượng bán tối đa mỗi ngày × thời gian giao hàng lâu nhất tính bằng ngày) − (lượng bán trung bình mỗi ngày × thời gian giao hàng trung bình tính bằng ngày). Đây là phần hàng dự phòng không dùng đến trong những ngày bình thường và chỉ phát huy tác dụng khi kẹt hàng hoặc cầu tăng vọt.
Công thức tính tồn kho an toàn và các thông số
Phép tính tồn kho an toàn đơn giản dựa trên bốn con số thực tế từ lịch sử bán hàng và nhập hàng của cửa hàng bạn. Tất cả các số liệu phải dùng chung một đơn vị tính (cái, thùng, kg hoặc lít) và tính thời gian theo ngày.
Không nên lấy kỷ lục bán hàng của một ngày xả kho hiếm hoi làm mức bán tối đa mỗi ngày, vì như vậy sẽ làm phình lượng dự trữ và chôn vốn lưu động. Hãy chọn mức bán trong những ngày đông khách thực tế của vài tháng gần đây cùng số ngày giao hàng trễ nhất từng gặp ở nhà cung cấp đó.
- Lượng bán tối đa mỗi ngày: số lượng cao nhất bán ra trong một ngày buôn bán đắt hàng
- Thời gian giao hàng tối đa: số ngày dài nhất từ lúc đặt đơn đến khi nhận được hàng khi bị trễ hẹn
- Lượng bán trung bình và thời gian giao trung bình: nhịp bán thông thường và số ngày chờ hàng bình thường
Phân biệt tồn kho an toàn và điểm đặt hàng lại
Tồn kho an toàn và điểm đặt hàng lại (tồn kho tối thiểu cần đặt hàng) đi đôi với nhau nhưng mang ý nghĩa khác nhau. Tồn kho an toàn là phần đệm dự phòng cho rủi ro bất ngờ, còn điểm đặt hàng lại là tổng mức tồn kho báo hiệu đã đến lúc phải lên đơn nhập hàng mới.
Tại thời điểm bạn gọi nhà cung cấp đặt hàng, trong kho phải còn đủ hàng để bán bình thường trong suốt những ngày chờ xe giao tới cộng với toàn bộ phần tồn kho an toàn. Do đó, điểm đặt hàng lại bằng lượng tiêu thụ trung bình trong thời gian chờ hàng cộng với tồn kho an toàn.
Cách áp dụng tồn kho an toàn trong GiroPS
Trong GiroPS, bạn không cần tách sổ kho riêng cho hàng dự phòng. Sau khi tính được tồn kho an toàn và cộng thêm lượng bán bình thường trong thời gian chờ giao hàng để ra điểm đặt hàng lại, bạn chỉ cần nhập con số tổng đó vào ô Tồn kho tối thiểu (mức cảnh báo) trên thẻ sản phẩm.
Ngay khi số lượng tồn thực tế chạm hoặc xuống dưới ngưỡng này, GiroPS sẽ lập tức đưa sản phẩm vào danh sách cảnh báo sắp hết hàng. Bạn nhận được thông báo khi lớp đệm an toàn vẫn còn nguyên vẹn, nhờ đó kịp thời nhập thêm hàng trước khi kệ trống trơn.
Tình huống thực tế
Ví dụ: tính tồn kho an toàn cho mặt hàng bán chạy hằng ngày
Giả sử một cửa hàng vật liệu xây dựng bán trung bình 8 chai keo silicone mỗi ngày, những ngày cao điểm bán tới 12 chai. Nhà phân phối thường giao hàng sau 5 ngày, nhưng khi kẹt chuyến có thể kéo dài đến 8 ngày. Nhu cầu trong tình huống xấu nhất là 12 × 8 = 96 chai, trong khi nhu cầu bình thường lúc chờ hàng là 8 × 5 = 40 chai. Phần chênh lệch 96 − 40 = 56 chai chính là tồn kho an toàn. Cộng thêm 40 chai bán trong thời gian chờ thông thường, chủ tiệm cài đặt mức cảnh báo tồn kho trong GiroPS là 96 chai.
Câu hỏi thường gặp
Điều gì xảy ra nếu đặt mức tồn kho an toàn quá cao?
Giữ lượng dự trữ quá lớn sẽ làm đọng vốn tiền mặt trên kệ, chiếm diện tích kho bãi và làm tăng nguy cơ hàng tồn đọng hoặc hết hạn. Hãy ưu tiên mức đệm đầy đủ cho các mặt hàng chủ lực mang lại doanh thu chính.
Có cần áp dụng cùng một mức dự trữ cho mọi sản phẩm không?
Không. Các mặt hàng bán chạy hoặc có nguồn cung thất thường cần tính đủ tồn kho an toàn, còn những món bán chậm hoặc có thể lấy ngay trong ngày tại chợ đầu mối gần nhà chỉ cần một lượng dự phòng rất nhỏ.
Bao lâu nên rà soát lại con số tồn kho an toàn?
Bạn nên tính lại khi chuyển mùa kinh doanh, khi thấy tốc độ bán của sản phẩm tăng hoặc giảm rõ rệt, hoặc khi nhà cung cấp thay đổi thời gian giao hàng.