Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) là gì và khi nào nên gửi? Hướng dẫn chi tiết
Sau khi khách hàng đồng ý với mức giá và số lượng hàng hóa, bạn thường cần một chứng từ có hình thức trang trọng để yêu cầu đặt cọc hoặc giúp bộ phận kế toán của người mua duyệt lệnh chuyển khoản ngân hàng trước khi xuất kho. Chứng từ đó chính là hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice, hay hóa đơn tạm tính). Một nguyên tắc quan trọng cần làm rõ ngay từ đầu: hóa đơn chiếu lệ không phải là hóa đơn thuế hợp pháp — chứng từ này không tạo công nợ phải thu trong kế toán, không trừ tồn kho, và các nghĩa vụ về hóa đơn thuế hay hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật luôn phải được thực hiện qua hệ thống pháp lý riêng của bạn. Bài hướng dẫn này giải thích khi nào nên dùng hóa đơn chiếu lệ, sự khác nhau giữa báo giá, hóa đơn chiếu lệ và hóa đơn bán hàng chính thức, cũng như cách quản lý quy trình này gọn gàng trong GiroPS.
Hóa đơn chiếu lệ (proforma invoice) là bản hóa đơn tạm tính gửi trước khi giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ nhằm xác nhận mặt hàng, số lượng, đơn giá và điều khoản thanh toán đã thỏa thuận. Đây không phải hóa đơn thuế pháp lý, không trừ kho hay làm thay đổi công nợ khách hàng, thường dùng để yêu cầu đặt cọc và duyệt thanh toán trước khi giao hàng.
Hóa đơn chiếu lệ (proforma invoice) là gì và doanh nghiệp dùng khi nào?
Hóa đơn chiếu lệ đóng vai trò như một cam kết thương mại thiện chí giữa người bán và người mua sau khi đã chốt xong giá cả. Khác với bản báo giá ban đầu mang tính tham khảo và thương lượng, hóa đơn chiếu lệ được phát hành khi khách hàng đã đồng ý mua nhưng người bán cần nhận tiền cọc, thanh toán trước hoặc cần bộ phận mua hàng của khách duyệt chi trước khi xuất hàng khỏi kho.
Về mặt hình thức, chứng từ này trông gần giống hệt một hóa đơn bán hàng tiêu chuẩn — thể hiện đầy đủ danh mục sản phẩm, đơn giá, chiết khấu, thuế và tổng tiền thanh toán — nhưng được gắn nhãn rõ ràng là chứng từ tạm tính (Proforma) để không bên nào nhầm lẫn với hóa đơn thuế đã hoàn tất.
- Yêu cầu đặt cọc hoặc thanh toán trước: Cung cấp bảng kê chi tiết để khách hàng thanh toán trước 30%, 50% hoặc 100% giá trị đơn trước khi sản xuất hoặc giao hàng.
- Phê duyệt thanh toán tại doanh nghiệp và ngân hàng: Cung cấp cho phòng mua hàng, phòng kế toán và ngân hàng con số chính xác cùng thông tin tài khoản để giải ngân chuyển khoản.
- Xác nhận lần cuối trước khi xuất hàng: Kiểm tra lại số lượng, đơn vị tính và phí vận chuyển một lần nữa trước khi đóng gói và bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
- Thương mại quốc tế và thủ tục hải quan: Khai báo giá trị thương mại và mô tả quy cách hàng hóa phục vụ giao nhận vận tải, bảo hiểm và thông quan xuất nhập khẩu.
- Đơn hàng gia công hoặc đặt làm riêng: Chốt chặt thông số kỹ thuật và mức giá đã thống nhất trước khi bạn nhập nguyên vật liệu và bắt đầu sản xuất.
Phân biệt báo giá, hóa đơn chiếu lệ và hóa đơn bán hàng đã duyệt
Chủ cửa hàng và doanh nghiệp nhỏ thường băn khoăn nên gửi báo giá, hóa đơn chiếu lệ hay hóa đơn bán hàng. Sự khác biệt nằm ở giai đoạn của giao dịch cũng như tác động trực tiếp lên tồn kho và sổ công nợ khách hàng. Báo giá dùng để đề xuất và đàm phán giá; hóa đơn chiếu lệ xác nhận đơn hàng đã chốt và yêu cầu thanh toán trước khi giao; còn hóa đơn bán hàng chính thức ghi nhận giao dịch thực tế khi hàng hóa được bàn giao.
Điểm cốt lõi nhất là cả báo giá lẫn hóa đơn chiếu lệ đều không làm giảm số lượng tồn kho vật lý và không ghi tăng nợ phải thu của khách hàng. Trong GiroPS, các hóa đơn ở trạng thái Nháp và báo giá hoàn toàn không được tính vào tổng doanh thu hay dư nợ còn lại — chỉ khi hóa đơn bán hàng được duyệt thì tồn kho và công nợ khách hàng mới được cập nhật.
| Tiêu chí so sánh | Bảng Báo Giá (Quotation) | Hóa Đơn Chiếu Lệ (Proforma) | Hóa Đơn Bán Hàng Đã Duyệt |
|---|---|---|---|
| Mục đích chính | Đề xuất giá & thương lượng phương án | Xác nhận đơn đã chốt & yêu cầu đặt cọc | Ghi nhận bán hàng hoàn tất & đòi thanh toán |
| Tác động tồn kho | Không trừ tồn kho | Không trừ tồn kho | Trừ số lượng hàng đã bán khỏi kho |
| Tác động công nợ khách hàng | Không làm thay đổi số dư công nợ | Không làm thay đổi số dư công nợ | Ghi nhận khoản phải thu vào hồ sơ khách |
| Trạng thái kế toán & thuế | Đề xuất thương mại không ràng buộc | Chứng từ tạm tính (không phải hóa đơn thuế) | Hóa đơn thương mại (hóa đơn điện tử thuế riêng) |
Ranh giới pháp lý rõ ràng: Hóa đơn chiếu lệ không phải hóa đơn thuế chính thức
Mọi người bán và người mua đều cần nắm vững ranh giới này: hóa đơn chiếu lệ không phải là hóa đơn thuế hợp pháp. Chứng từ này không thể dùng để khấu trừ thuế, không được hạch toán làm doanh thu hay chi phí chính thức trong báo cáo thuế nhà nước và không thay thế biên lai thu thuế hay hệ thống hóa đơn điện tử bắt buộc của cơ quan thuế.
Hoàn toàn minh bạch: GiroPS tạo các file PDF báo giá, chứng từ chiếu lệ (proforma) và hóa đơn mua bán chuyên nghiệp để bạn quản lý vận hành hàng ngày và gửi cho khách hàng, chứ không phát hành hóa đơn điện tử pháp lý của cơ quan thuế. Trong GiroPS, bạn có thể tạo báo giá hoặc lưu hóa đơn bán hàng ở trạng thái Nháp để xuất file PDF tạm tính gửi khách — vì hóa đơn nháp không bao giờ cộng vào tổng doanh thu hay công nợ — và chỉ bấm duyệt hóa đơn khi việc giao hàng hoàn tất, đồng thời xuất hóa đơn thuế chính thức qua phần mềm hóa đơn điện tử hợp pháp của bạn.
Những thông tin bắt buộc phải có trên một hóa đơn chiếu lệ
Để bộ phận kế toán thanh toán của khách hàng không nhầm lẫn chứng từ này với hóa đơn đòi tiền cuối cùng, bản proforma cần được ghi tiêu đề thật rõ ràng. Việc ghi chú nhãn Proforma kèm ngày hết hạn hiệu lực giúp người mua biết mức giá giữ chỗ có giá trị đến ngày nào và cần chuyển khoản vào số tài khoản ngân hàng nào.
Mọi phép tính thương mại — từ số lượng từng dòng, đơn vị tính, chiết khấu dòng hoặc chiết khấu toàn chứng từ cho đến tiền thuế — đều phải khớp chính xác với hóa đơn bán hàng sẽ duyệt sau này để không phát sinh chênh lệch sau khi khách đã chuyển cọc.
- Tiêu đề Proforma và ngày tháng rõ ràng: Dòng chữ Proforma nổi bật, số chứng từ, ngày lập và ngày hết hạn hiệu lực giá.
- Thông tin người bán và người mua: Tên doanh nghiệp hoặc cửa hàng đầy đủ, địa chỉ và thông tin liên hệ của cả hai bên.
- Chi tiết mặt hàng và tổng tiền đã chốt: Tên sản phẩm/dịch vụ, mã hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, chiết khấu, tiền thuế và tổng cộng.
- Hướng dẫn thanh toán và điều khoản giao hàng: Tỷ lệ phần trăm hoặc số tiền đặt cọc cần chuyển, thông tin tài khoản ngân hàng và thời gian xuất hàng sau khi nhận cọc.
Chuyển từ bản tạm tính sang hóa đơn đã duyệt và thu tiền một phần trong GiroPS
Nếu bạn soạn hóa đơn chiếu lệ trên một file bảng tính rời bên ngoài, bạn sẽ phải gõ lại từng dòng sản phẩm khi khách chuyển tiền. Trong GiroPS, bạn xử lý liền mạch quy trình này bằng Báo giá hoặc Hóa đơn bán hàng ở trạng thái Nháp. Khi hóa đơn còn ở trạng thái Nháp, chứng từ hoàn toàn nằm ngoài báo cáo doanh thu, không trừ kho và không làm tăng nợ phải thu của khách.
Ngay khi khách hàng chuyển khoản tiền đặt cọc và bạn xuất kho giao hàng, bạn chỉ cần chuyển đổi báo giá hoặc bấm duyệt hóa đơn nháp bằng một chạm. Tiếp theo, bạn ghi nhận khoản tiền cọc vào quỹ tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng dưới dạng thanh toán một phần, giúp số dư còn phải thu hiển thị minh bạch trên hồ sơ khách hàng.
Các bước thực hiện
1. Chọn hồ sơ khách hàng và tạo báo giá hoặc hóa đơn nháp
Chọn người mua từ danh bạ đối tác. Mở một báo giá mới hoặc tạo hóa đơn bán hàng và giữ trạng thái là Nháp.
2. Nhập sản phẩm, đơn vị tính, chiết khấu và thuế đã thỏa thuận
Thêm chính xác các mặt hàng và số lượng khách đã chốt, áp dụng chiết khấu dòng hoặc chiết khấu chứng từ và kiểm tra tổng tiền.
3. Ghi rõ nhãn Proforma, điều khoản đặt cọc và số tài khoản vào phần ghi chú
Nêu rõ trong ô ghi chú đây là chứng từ Proforma phục vụ thanh toán trước, kèm theo số tài khoản ngân hàng, mức tiền cọc và hạn hiệu lực.
4. Chia sẻ file PDF qua WhatsApp, Zalo hoặc email
Xuất bản PDF sạch đẹp và gửi cho khách hàng để bộ phận mua hàng hoặc kế toán của họ thực hiện lệnh chuyển khoản đặt cọc.
5. Duyệt hóa đơn khi xuất hàng và ghi nhận khoản thanh toán
Khi tiền cọc đã về tài khoản và hàng được giao đi, hãy duyệt hóa đơn bán hàng để trừ kho và ghi nhận khoản thu một phần vào số dư hóa đơn.
Tình huống thực tế
Ví dụ: Nhà cung cấp thiết bị pha chế yêu cầu đặt cọc 30% qua bản proforma
Một đơn vị cung cấp thiết bị quán cà phê thỏa thuận bán 2 máy pha espresso công nghiệp, 2 máy xay cà phê và gói lắp đặt cho một quán mới mở với tổng giá trị $8,000 đã bao gồm thuế. Trước khi vận chuyển thiết bị, nhà cung cấp gửi file PDF proforma yêu cầu đặt cọc 30% ($2,400). Ở bước này, tồn kho trong kho hàng không hề thay đổi. Khi người mua chuyển khoản $2,400 và máy móc được xuất kho, nhà cung cấp duyệt hóa đơn bán hàng trong GiroPS và ghi nhận khoản thu $2,400, để lại số dư còn phải thu $5,600 với hạn thanh toán 30 ngày.
| Giai đoạn quy trình | Chứng từ / Thao tác | Tác động tồn kho | Tác động công nợ khách & quỹ ngân hàng |
|---|---|---|---|
| 1. Chốt đơn hàng | Gửi PDF Proforma / Bản nháp $8,000 | Không thay đổi (trừ kho = 0) | Dư nợ phải thu của khách giữ nguyên $0 |
| 2. Nhận tiền cọc (30%) | Khách chuyển khoản ngân hàng $2,400 | Chuẩn bị thiết bị chờ xuất kho | Tài khoản ngân hàng +$2,400; ghi nhận khoản thu |
| 3. Xuất kho & Duyệt đơn | Duyệt Hóa đơn bán hàng ($8,000) | Trừ kho 2 máy pha & 2 máy xay | Ghi nhận tổng hóa đơn vào sổ công nợ khách |
| 4. Theo dõi số dư còn lại | Khấu trừ khoản thu một phần vào hóa đơn | Hoàn tất bàn giao lắp đặt | Số dư hóa đơn còn phải thu: $5,600 |
Sai lầm phổ biến & Giải pháp
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn chiếu lệ (proforma invoice) có phải là hóa đơn thuế có giá trị pháp lý không?
Không. Hóa đơn chiếu lệ là chứng từ thương mại tạm tính dùng để xác nhận giá và yêu cầu thanh toán trước khi giao hàng, không phải hóa đơn thuế hợp pháp. Các nghĩa vụ hóa đơn thuế và hóa đơn điện tử bắt buộc phải được thực hiện qua hệ thống pháp lý riêng của doanh nghiệp.
GiroPS có phát hành hóa đơn điện tử của cơ quan thuế không?
Không. GiroPS tạo các file PDF báo giá, chứng từ proforma và hóa đơn bán/mua hàng chuyên nghiệp để bạn theo dõi vận hành nội bộ và gửi cho khách hàng, không phát hành hóa đơn điện tử pháp lý của cơ quan thuế.
Hóa đơn lưu ở trạng thái Nháp trong GiroPS có làm thay đổi tồn kho hay công nợ khách hàng không?
Không. Hóa đơn nháp hoàn toàn không được tính vào tổng doanh thu, không hiển thị thành khoản nợ phải thu và không trừ hàng trong kho. Tồn kho và số dư công nợ chỉ cập nhật khi hóa đơn được duyệt.
Làm thế nào để ghi nhận khoản tiền đặt cọc nhận được theo bản proforma?
Bạn có thể ghi nhận khoản tiền khách chuyển vào quỹ tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng trong GiroPS. Khi hóa đơn bán hàng được duyệt, khoản thanh toán một phần này sẽ tự động trừ vào số dư còn phải thu của hóa đơn.
Tôi có thể xuất file PDF proforma bằng ngoại tệ không?
Có. Bạn có thể chọn loại tiền tệ cho chứng từ và nhập tỷ giá quy đổi để gửi file PDF theo đồng tiền giao dịch của khách hàng trong khi sổ sách vẫn được quy đổi chính xác theo đồng tiền cơ sở của doanh nghiệp.
Xem doanh nghiệp trên màn hình ứng dụng thật
Hướng dẫn liên quan
Tài nguyên liên quan
Quy trình liền mạch từ báo giá đến hóa đơn chỉ trong chớp mắt
Gửi báo giá và chuyển đổi một chạm khi được duyệt. Xuất file PDF sắc nét hoặc in hóa đơn nhiệt khổ 80mm tiện lợi.