Hóa đơn chiếu lệ (proforma invoice) là gì và khi nào cần sử dụng?
Hóa đơn chiếu lệ (thường gọi là proforma invoice hoặc hóa đơn tạm tính) là chứng từ thương mại sơ bộ được lập theo bố cục của một hóa đơn sau khi người bán và người mua đã thống nhất về mặt hàng và giá cả, nhưng trước khi giao hàng hoặc trước khi thu tiền đặt cọc. Dù có hình thức giống hệt hóa đơn thanh toán, đây chỉ là bản xác nhận giao dịch để yêu cầu tạm ứng chứ chưa phải hóa đơn kế toán cuối cùng.
Hóa đơn chiếu lệ thể hiện chi tiết mặt hàng, số lượng, thuế và tổng số tiền người mua sẽ thanh toán trước khi giao dịch hoàn tất. Đây không phải hóa đơn thuế hay hóa đơn điện tử chính thức của cơ quan thuế, không trừ tồn kho và chưa ghi nhận công nợ khách hàng cho đến khi chuyển thành hóa đơn bán hàng.
Hóa đơn chiếu lệ gồm những thông tin gì và dùng khi nào?
Trong giao dịch bán buôn và B2B, bộ phận thu mua hoặc kế toán của khách hàng thường yêu cầu một bản proforma invoice để làm căn cứ duyệt chuyển khoản tiền cọc, hoàn tất thủ tục duyệt chi nội bộ hoặc chuẩn bị hồ sơ vận chuyển trước khi hàng rời kho.
Để tránh nhầm lẫn với hóa đơn chính thức sau này, tiêu đề chứng từ phải ghi rõ **Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)** kèm theo thời hạn hiệu lực. Một bản proforma đầy đủ bao gồm bốn nhóm thông tin chính.
- Tiêu đề rõ ràng 'Hóa đơn chiếu lệ / Proforma Invoice', số chứng từ, ngày lập và ngày hết hạn hiệu lực.
- Tên đơn vị, thông tin liên hệ và địa chỉ giao nhận của cả bên bán lẫn bên mua.
- Tên sản phẩm hoặc dịch vụ, mã SKU, số lượng, đơn giá, chiết khấu dòng/chứng từ, thuế suất và tổng cộng.
- Điều khoản thanh toán tạm ứng (đặt cọc), số tài khoản ngân hàng nhận tiền và thời gian giao hàng dự kiến.
Phân biệt báo giá, hóa đơn chiếu lệ và hóa đơn bán hàng
Bảng báo giá (quotation) được gửi ở giai đoạn đàm phán, khi khách hàng vẫn đang cân nhắc phương án hoặc yêu cầu điều chỉnh số lượng. Hóa đơn chiếu lệ xuất hiện sau khi khách đã chốt phương án: nó đóng khung các dòng hàng đã thỏa thuận dưới dạng hóa đơn tạm để bên mua thực hiện chuyển tiền cọc.
Hóa đơn bán hàng chính thức chỉ được lập khi hàng hóa đã bàn giao hoặc dịch vụ đã hoàn thành. Hóa đơn chiếu lệ không phải chứng từ thuế hay hóa đơn điện tử hợp규 của nhà nước; nó không làm giảm số lượng tồn kho và không ghi nợ vào tài khoản khách hàng. Chỉ khi xác nhận hóa đơn bán hàng thì tồn kho và công nợ mới được cập nhật.
Quản lý báo giá, chứng từ proforma và hóa đơn trong GiroPS
Trong GiroPS, bạn xử lý liền mạch toàn bộ quy trình từ báo giá ban đầu đến hóa đơn bán hàng mà không cần nhập lại từng dòng sản phẩm. Chỉ cần chọn mặt hàng từ danh mục, áp dụng chiết khấu và thuế suất là bạn có thể xuất ngay file PDF báo giá, proforma hoặc hóa đơn chuyên nghiệp để gửi qua WhatsApp hay email trong vài giây.
Lưu ý quan trọng: GiroPS tạo các chứng từ PDF thương mại (báo giá, proforma và hóa đơn bán hàng) phục vụ quản lý vận hành và đối chiếu với khách hàng; ứng dụng không phát hành hóa đơn điện tử thuế kết nối với cơ quan thuế nhà nước. Khi nhận được tiền cọc hoặc khi xuất kho giao hàng, bạn chuyển chứng từ chỉ bằng một chạm thành **Đơn đặt hàng** hoặc **Hóa đơn bán hàng** để tự động cập nhật tồn kho và công nợ khách hàng.
Tình huống thực tế
Ví dụ: thu tiền cọc 50% đơn nội thất văn phòng bằng proforma invoice
Một cửa hàng nội thất văn phòng thỏa thuận cung cấp cho công ty kế toán mới mở 6 bàn làm việc (đơn giá 4.500) và 6 ghế công thái học (đơn giá 2.500) với tổng giá trị 42.000, yêu cầu đặt cọc 50% trước khi giao. Để bộ phận tài chính của khách duyệt lệnh chuyển khoản, người bán gửi file PDF proforma trị giá 42.000 kèm thông tin tài khoản ngân hàng. Ở bước này tồn kho trong kho vẫn giữ nguyên. Khi khoản cọc 21.000 về tài khoản, khoản thu được ghi nhận vào sổ khách hàng, và vào ngày giao hàng chứng từ được chuyển thành hóa đơn bán hàng chỉ với một cú nhấp: bàn ghế được trừ khỏi kho và số dư còn lại 21.000 hiển thị rõ ràng.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn chiếu lệ (proforma invoice) có giá trị như hóa đơn thuế hay hóa đơn điện tử không?
Không. Hóa đơn chiếu lệ chỉ là chứng từ thương mại tạm tính dùng để xác nhận giá trị đơn hàng và đề nghị thanh toán trước; chứng từ này không thay thế hóa đơn thuế hay hóa đơn điện tử chính thức.
Gửi hóa đơn chiếu lệ cho khách thì hàng trong kho có bị trừ ngay không?
Không. Khi giao dịch còn ở bước báo giá hoặc proforma, cả số lượng tồn kho thực tế lẫn số dư công nợ của khách hàng đều không thay đổi cho đến khi chứng từ được chuyển thành hóa đơn bán hàng.
Nếu khách hàng hủy đơn sau khi nhận proforma invoice thì xử lý thế nào?
Vì proforma invoice chưa tạo giao dịch xuất kho hay ghi nhận khoản phải thu trên sổ khách hàng, bạn không cần lập phiếu điều chỉnh giảm; chỉ cần đánh dấu chứng từ sơ bộ đó là đã hủy hoặc từ chối.