Quản lý tuyến giao hàng trên xe, phiếu xuất kho và công nợ nhà phân phối đồ uống, snack
Ngành phân phối sỉ và bán hàng lưu động trên xe tải (van sales) các mặt hàng nước giải khát và bánh kẹo đòi hỏi tốc độ giao dịch cực nhanh và sự chính xác tuyệt đối. Mỗi sáng sớm, các xe tải được bốc đầy các thùng nước tinh khiết, nước ngọt có ga, nước ép, trà đóng chai, nước tăng lực cùng các thùng bánh snack, bánh quy và kẹo để giao đến hàng chục tiệm tạp hóa, quán cóc, căn tin trường học, trạm dừng chân và văn phòng công ty. Việc tài xế kiêm nhân viên bán hàng dùng tập hóa đơn giấy than viết tay ngoài đường rất dễ làm rách hóa đơn, quên ghi thùng hàng và gây lệch tiền mặt khi nộp két vào cuối ngày. Thêm vào đó, việc cho các tiệm tạp hóa nợ gối đầu mà không có sổ sách điện tử đối soát thường dẫn đến tình trạng nợ khó đòi. GiroPS trang bị cho nhà phân phối công cụ quản lý tồn kho ngay trên thùng xe, xuất phiếu giao hàng di động và theo dõi công nợ chuẩn xác qua điện thoại.
Kiểm soát các thùng nước ngọt và bánh kẹo bốc lên xe tải ngay trên điện thoại. Xuất phiếu giao hàng hoặc hóa đơn bán hàng ngay tại cửa tiệm tạp hóa trong vài giây, tra cứu công nợ trên từng tuyến đường và gửi bảng kê PDF qua Zalo để thu tiền đúng hạn.
Những lỗ hổng thất thoát kinh niên khi giao hàng nước giải khát bằng xe tải
Thất thoát tài chính phổ biến nhất trong nghề phân phối đồ uống là sự chênh lệch giữa số thùng bốc lên xe tải buổi sáng tại kho tổng và số lượng thực tế giao cho các đại lý trong ngày. Khi tài xế xuất phát với 150 thùng nước suối, 80 két nước ngọt và 40 thùng bánh snack, việc ghi chép vội vàng ra giấy than rất dễ dẫn đến tình trạng thiếu hụt hàng khi kiểm két cuối ngày. Những chai nước bị bể vỡ trên đường hay hàng dập nát không được lập phiếu hao hụt sẽ khiến tồn kho trên xe và tồn kho trên sổ sách tách rời nhau. Khi xe về kho mà thiếu mất 10 thùng hàng không có hóa đơn đối ứng, chủ xe không tài nào biết được đã giao nhầm cho quán nào, khiến lợi nhuận ròng bị bào mòn nặng nề.
Rủi ro lớn thứ hai liên quan đến các khoản nợ gối đầu của các tiệm tạp hóa, quán nước và căn tin trường học dọc theo tuyến giao hàng. Khi chủ quán xin khất thanh toán sang chuyến giao tuần sau, tài xế chỉ tiện tay ghi vào cuốn sổ tay nhỏ trong túi áo. Vài tuần sau, giấy tờ lẫn lộn và người mua khăng khăng bảo đã thanh toán tiền mặt từ đợt trước. Nếu số tiền mặt thu được trên đường không được tách bạch rõ ràng với số dư công nợ của từng khách hàng, chủ doanh nghiệp không thể biết được tài xế làm thâm hụt tiền nộp két hay do tiệm tạp hóa chưa trả nợ. GiroPS số hóa từng chuyến giao hàng và từng đợt thu tiền chỉ bằng một chạm trên điện thoại.
Quản lý tồn kho theo thùng và két, tồn kho trên xe tải và xuất phiếu di động
Trong GiroPS, bạn có thể thiết lập nước giải khát và bánh kẹo theo từng chai lẻ, lốc 6 chai, két 24 chai hoặc thùng carton tiêu chuẩn. Nhờ đó, việc quản lý các thùng nước khoáng hay lốc nước ngọt trở nên vô cùng ngăn nắp. Trước khi xe tải lăn bánh vào buổi sáng, hãy thao tác trên điện thoại để chuyển hàng từ kho tổng sang kho xe lưu động. Tại mỗi điểm giao hàng, nhân viên chỉ cần chọn tên tiệm tạp hóa, nhập số lượng thùng giao và tạo phiếu giao hàng hoặc hóa đơn trong tích tắc. Số lượng tồn trên xe tải lập tức giảm trừ theo thời gian thực, dẹp bỏ hoàn toàn nỗi lo thất thoát hàng hóa.
Nếu chủ tiệm tạp hóa trả tiền mặt ngay khi nhận hàng, khoản tiền sẽ được ghi nhận vào quỹ tiền mặt lưu động của xe; nếu mua nợ gối đầu, hóa đơn sẽ lập tức cập nhật vào sổ nợ của khách. Bạn có thể theo dõi cả dòng tiền mặt thu được trên xe lẫn các khoản nợ của từng đại lý trên cùng một màn hình điện thoại vô cùng tiện lợi.
Quản lý công nợ tiệm tạp hóa và gửi bảng đối chiếu qua Zalo
Trong ngành phân phối đồ uống, chu kỳ thanh toán theo tuần hoặc nửa tháng là thông lệ quen thuộc khi làm việc với các tiệm tạp hóa và quán nước. Khi một tiệm nhập 10 thùng nước suối và 5 két nước ngọt ba lần mỗi tuần, việc đối soát tổng số lượng vào cuối tháng rất dễ nảy sinh bất đồng. Nhờ có GiroPS, hồ sơ của mỗi khách hàng lưu trữ từng chuyến giao kèm ngày giờ và chi tiết từng mặt hàng. Vào ngày thu tiền, tài xế xuất bảng kê công nợ PDF chỉ bằng một chạm và gửi qua Zalo cho chủ tiệm. Thấy rõ từng đợt giao hàng minh bạch, chủ tiệm tạp hóa sẽ vui vẻ thanh toán đầy đủ ngay lập tức.
Khi xe tải quay về kho tổng vào cuối ngày, báo cáo quỹ xe trên GiroPS giúp đối soát số tiền mặt thu được và số thùng hàng còn tồn trên thùng xe chỉ trong vài phút. Tiền mặt nộp két, tiền chuyển khoản và số dư công nợ của khách hàng đều được khớp lệnh trên một màn hình duy nhất, triệt tiêu hoàn toàn nguy cơ hao hụt tiền hàng.
Tình huống thực tế
Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để quản lý thùng, két, lốc và từng chai lẻ trong GiroPS?
Bạn có thể thiết lập đơn vị tính là 'Thùng', 'Két' hoặc 'Lốc'. Ví dụ, một thùng nước ngọt 24 lon được quản lý như một mã hàng sỉ và việc nhập hàng hay xuất giao đều được tính theo số lượng thùng tiện lợi.
Làm thế nào để tài xế có thể xuất phiếu giao hàng hoặc hóa đơn ngay trên xe tải bằng điện thoại?
Ứng dụng di động GiroPS chạy mượt mà trên cả Android và iOS. Tài xế chọn tiệm tạp hóa trên điện thoại, nhập số lượng thùng hàng đã giao và tạo phiếu giao hàng hoặc hóa đơn chỉ trong vài giây.
Làm thế nào để theo dõi số nợ của các tiệm tạp hóa ngay khi đang trên tuyến giao hàng?
Hồ sơ của mỗi khách hàng hiển thị số dư nợ cũ theo thời gian thực. Giao thêm hàng sẽ cộng dồn nợ và trả tiền sẽ trừ đi ngay lập tức. Tạo bảng kê công nợ PDF chỉ bằng một chạm và gửi qua Zalo để khách sớm thanh toán.
Làm thế nào để đối soát tiền mặt thu được và số thùng hàng còn lại trên xe vào cuối ngày?
Báo cáo quỹ xe và tồn kho trên GiroPS tổng hợp toàn bộ các đơn hàng đã giao, số tiền mặt thu được và số thùng hàng thực tế phải còn trên xe trên một màn hình duy nhất. Việc kiểm két và đối soát xe chỉ mất vài phút.