Bán hàng công nợ (bán chịu / ghi nợ) là gì và cách quản lý số dư khách hàng?
Bán hàng công nợ — trong buôn bán hằng ngày thường gọi là bán chịu, bán trả chậm hoặc ghi sổ nợ — là hình thức giao sản phẩm hoặc hoàn thành dịch vụ cho khách ngay hôm nay, nhưng tiền hàng được hẹn thanh toán vào một ngày đáo hạn sau đó hoặc trả góp nhiều đợt. Cách bán này giúp giữ chân khách quen và đại lý, nhưng nếu thiếu kiểm soát sẽ nhanh chóng làm cạn quỹ tiền mặt.
Khi bán hàng công nợ, hàng hóa được trừ khỏi kho và doanh thu được ghi nhận ngay lúc duyệt hóa đơn bán hàng, nhưng tiền mặt chỉ thực sự vào quỹ hoặc ngân hàng khi thu được nợ từ khách.
Cách vận hành của bán hàng công nợ và các yếu tố cốt lõi
Khác với bán thu tiền ngay tại quầy, bán hàng công nợ tách rời thời điểm giao hàng và thời điểm thu tiền. Các nhà phân phối, cửa hàng vật liệu xây dựng, tiệm phụ tùng hay tạp hóa thường cho khách quen mua ghi nợ với hạn 15 hoặc 30 ngày để gom thanh toán thuận tiện.
Việc ghi chép bán chịu vào sổ tay giấy hoặc phiếu rời rất dễ dẫn đến quên trừ tiền cọc, nhầm lẫn các lần trả lẻ và gây mất lòng khách quen. Một quy trình bán công nợ an toàn luôn cần hóa đơn bán hàng đã duyệt, ngày đáo hạn rõ ràng và số dư đối tác được cập nhật tự động.
- Hóa đơn bán hàng đã duyệt: Xác nhận chính thức số lượng hàng đã giao, đơn giá và tổng số tiền khách phải trả
- Ngày đáo hạn: Mốc thời gian cam kết mà khách hàng phải thanh toán dứt điểm số dư còn lại
- Thu tiền một phần và số dư còn nợ: Các khoản trả trước hoặc trả góp đã nhận cùng số tiền ròng còn treo trên thẻ khách hàng
Vì sao bán chịu tạo ra khoảng cách giữa lợi nhuận và dòng tiền?
Bán hàng công nợ là nguyên nhân phổ biến nhất khiến cửa hàng báo lãi trên sổ sách nhưng trong két lại không có tiền mặt. Khi bạn xuất bán chịu lô hàng giá vốn 12.000 với hóa đơn đã duyệt 18.000, báo cáo ghi nhận ngay 6.000 lợi nhuận gộp; thế nhưng nếu khách chưa trả đồng nào thì quỹ tiền mặt tăng bằng không trong khi hàng trên kệ đã vơi đi.
Nếu doanh số bán chịu tăng nhanh hơn tốc độ thu hồi nợ, toàn bộ vốn lưu động sẽ nằm ngoài đường và bạn có thể thiếu tiền mặt để nhập hàng mới hoặc trả nợ nhà cung cấp.
Quản lý bán công nợ, ngày đáo hạn và thu từng phần trong GiroPS
Trong GiroPS, ngay khi bạn duyệt hóa đơn bán hàng có gắn ngày đáo hạn, số lượng tồn kho sẽ tự động trừ đi và phần tiền chưa thanh toán được cộng vào số dư công nợ của khách hàng; hóa đơn nháp không làm thay đổi tồn kho hay số dư đối tác. Khi khách trả trước một phần lúc nhận hàng hoặc trả góp sau đó, bạn chỉ cần ghi nhận giao dịch thu tiền một phần.
Mỗi lần thu tiền sẽ cộng ngay vào tài khoản tiền mặt hoặc ngân hàng đã chọn và giảm trực tiếp số nợ còn lại trên hóa đơn. Bất cứ lúc nào, bạn cũng có thể xuất bảng sao kê công nợ PDF để gửi cho khách đối chiếu minh bạch.
Tình huống thực tế
Ví dụ: bán hàng công nợ có trả trước một phần
Một cửa hàng vật liệu xây dựng bán lô hàng giá vốn 12.000 cho một đội thợ qua hóa đơn bán hàng đã duyệt trị giá 18.000 với hạn thanh toán 30 ngày. Khi nhận hàng, người thợ trả trước 6.000 tiền mặt và ghi nợ phần còn lại. Ngay ngày bán, lợi nhuận gộp là 18.000 − 12.000 = 6.000, tiền mặt thực tế vào quỹ là 6.000, và trên thẻ đối tác của người thợ hiển thị số dư phải thu 18.000 − 6.000 = 12.000 đáo hạn sau 30 ngày.
Câu hỏi thường gặp
Khi bán hàng công nợ thì tồn kho bị trừ lúc xuất hóa đơn hay lúc thu đủ tiền?
Tồn kho được trừ ngay khi bạn giao hàng và duyệt hóa đơn bán hàng. Các giao dịch thu tiền sau đó chỉ cập nhật số dư tài khoản tiền mặt/ngân hàng và giảm nợ của khách.
Làm sao theo dõi khi khách trả nợ lắt nhắt thành nhiều lần?
Hãy ghi nhận mỗi lần khách đưa tiền là một giao dịch thu tiền một phần trên hóa đơn đã duyệt hoặc thẻ khách hàng. GiroPS lưu lại ngày giờ, số tiền từng đợt và tự tính số dư còn lại.
Làm thế nào để tránh tranh cãi với khách quen về số tiền nợ cũ?
Luôn đặt ngày đáo hạn trên hóa đơn và gửi bảng sao kê công nợ PDF từ GiroPS cho khách sau mỗi lần thu một phần hoặc vào cuối tháng để hai bên cùng nắm rõ số liệu.