Phiếu giao hàng (phiếu đóng gói) là gì và khác gì so với hóa đơn?
Phiếu giao hàng — thường được gọi là phiếu đóng gói (packing slip), phiếu soạn hàng hoặc biên bản giao nhận hàng hóa — là chứng từ đi kèm kiện hàng để liệt kê chính xác tên sản phẩm, đơn vị tính và số lượng thực giao cho khách. Phiếu này giúp nhân viên kho và người nhận kiểm đếm nhanh từng mặt hàng ngay tại điểm giao.
Phiếu giao hàng là bảng kiểm đếm hàng hóa đi kèm chuyến giao, thể hiện tên mặt hàng và số lượng giao mà thường không in đơn giá hay tổng tiền. Trong khi hóa đơn dùng để yêu cầu thanh toán và ghi nhận công nợ, phiếu giao hàng dùng để soạn hàng trong kho và ký xác nhận đã nhận đủ số lượng.
Trên phiếu giao hàng cần có những thông tin nào?
Khi nhân viên kho gom hàng đóng thùng hoặc người nhận phía khách hàng dỡ hàng xuống xe, điều họ cần kiểm tra là đúng mã hàng và đủ số lượng vật lý chứ không phải giá bán hay thuế suất. Vì vậy, phiếu giao hàng lược bỏ các cột tiền tệ để bảng kiểm đếm thật gọn và rõ.
Khi mở thùng hàng tại nơi nhận, người nhận tích chọn từng dòng sản phẩm trên phiếu và ghi chú ngay nếu có mặt hàng thiếu trước khi ký tên. Một phiếu giao hàng rõ ràng gồm bốn nhóm thông tin chính.
- Số chứng từ, ngày giao hàng, số đơn đặt hàng liên quan cùng tên bên gửi và bên nhận.
- Địa chỉ giao hàng chi tiết, số điện thoại người nhận và ghi chú hướng dẫn vận chuyển.
- Tên từng sản phẩm, mã hàng hóa (SKU) hoặc mã vạch, đơn vị tính và số lượng giao (không hiển thị giá và thuế).
- Ô chữ ký xác nhận của người chuẩn bị/giao hàng và người kiểm đếm/nhận hàng.
Phiếu giao hàng khác gì so với hóa đơn bán hàng?
Hóa đơn (invoice) là chứng từ thanh toán thương mại: thể hiện rõ đơn giá, chiết khấu, tiền thuế và tổng số tiền phải trả, đồng thời ghi nhận khoản phải thu hoặc phải trả vào số dư công nợ của đối tác. Ngược lại, phiếu giao hàng không ghi số tiền mà chỉ làm bằng chứng bàn giao số lượng hàng hóa thực tế.
Ở nhiều doanh nghiệp, người nhận thùng hàng tại kho hoặc công trình không phải là kế toán thanh toán ở văn phòng. Gửi kèm một phiếu giao hàng không in giá theo xe giao hàng vừa giữ kín mức giá sỉ đã thỏa thuận, vừa giúp thủ kho kiểm đếm số lượng nhanh chóng.
Cách in phiếu giao hàng từ đơn hàng trong GiroPS
GiroPS không có phân hệ chứng từ vận chuyển điện tử pháp lý hay phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định thuế nhà nước. Tuy nhiên, trong màn hình **Đơn đặt hàng**, bạn có thể tạo và in ngay file PDF **Phiếu giao hàng / Phiếu soạn hàng** không hiển thị giá từ bất kỳ đơn hàng nào.
Phiếu này liệt kê đầy đủ sản phẩm, mã hàng, đơn vị tính, số lượng, địa chỉ giao và ô ký tên bên giao – bên nhận; rất tiện lợi để nhân viên kho nhặt hàng (picking) và ký nhận bàn giao thực tế (không thay thế chứng từ vận chuyển pháp lý bắt buộc). Sau khi giao hàng xong, bạn chỉ cần chạm một nút để chuyển đơn hàng đó thành hóa đơn bán hàng, trừ tồn kho và cập nhật công nợ khách hàng.
Tình huống thực tế
Ví dụ: soạn đơn hàng sỉ tại kho và ký nhận khi giao hàng
Một nhà phân phối vật tư vệ sinh nhận đơn hàng từ khách sạn gồm 40 thùng khăn giấy và 25 can nước rửa tay. Chủ cửa hàng lưu đơn hàng trong GiroPS rồi in **Phiếu giao hàng** không có giá đưa cho tài xế. Dựa theo mã SKU và số lượng trên phiếu, tài xế chất đủ 65 kiện hàng lên xe; khi tới khách sạn, thủ kho khách sạn đếm hàng và ký vào ô 'Người nhận'. Về lại văn phòng, chủ cửa hàng bấm chuyển đơn hàng thành hóa đơn bán hàng chỉ với một chạm, tự động trừ tồn kho và ghi nhận công nợ khách sạn.
Câu hỏi thường gặp
Tại sao trên phiếu giao hàng lại không in giá tiền?
Việc ẩn đơn giá giúp bảo mật mức giá ưu đãi và chiết khấu riêng của từng khách hàng trước các đơn vị giao vận bên ngoài hoặc nhân viên bốc xếp, đồng thời giúp tờ phiếu thoáng, dễ nhìn khi đếm số lượng.
Phiếu giao hàng in từ GiroPS có thay thế chứng từ vận chuyển pháp lý không?
Không. Phiếu giao hàng trong GiroPS là biểu mẫu PDF nội bộ phục vụ việc soạn hàng tại kho và ký xác nhận bàn giao hàng hóa với khách; phiếu này không thay thế các chứng từ vận chuyển hay hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật.
Nếu lúc giao hàng bị thiếu một vài sản phẩm thì xử lý thế nào?
Người nhận ghi rõ số lượng thực nhận lên phiếu giao hàng trước khi ký. Sau đó, khi chuyển đơn hàng thành hóa đơn trong GiroPS, bạn chỉ cần chỉnh lại số lượng dòng đó theo số thực giao để tồn kho và công nợ luôn chính xác.