Quản lý tồn kho nguyên liệu, đơn giao sỉ và công nợ cho tiệm bánh
Một tiệm bánh mì, bánh ngọt hay xưởng bánh kem luôn bắt đầu ngày mới từ sáng sớm với quy trình nhào bột và nướng bánh liên tục. Bên cạnh lượng khách mua lẻ tại tủ bánh, nhiều tiệm còn nhận cung cấp bánh ngọt, bánh mì sandwich hàng ngày cho các quán cà phê, căn tin trường học và tiệc công ty theo hình thức gối đầu trả sau. Việc ghi chép số lượng khay bánh giao mỗi sáng trên cuốn sổ tay rách nát rất dễ gây thất thoát tiền bạc và làm mất lòng đối tác khi đối soát cuối tháng. GiroPS mang đến công cụ tinh gọn giúp chủ tiệm kiểm soát nguyên liệu như bột mì, bơ sữa, xuất phiếu giao hàng di động và theo dõi công nợ chuẩn xác.
Ghi nhận bao bột và nguyên liệu làm bánh trên điện thoại, nhận cảnh báo tồn kho tối thiểu trước khi hết hàng. Lập phiếu giao hàng hoặc hóa đơn bán hàng cho các quán cà phê đối tác ngay trên xe giao hàng, và gửi bảng đối chiếu công nợ PDF qua Zalo để thu tiền đúng hạn.
Những lỗ hổng thất thoát lợi nhuận thường gặp ở tiệm bánh
Một trong những sự cố tốn kém nhất tại tiệm bánh là thiếu hụt đột ngột nguyên liệu cốt lõi như men nở, kem tươi hay hộp đựng bánh sinh nhật giữa lúc sản xuất. Phải chạy ra cửa hàng tạp hóa mua tạm với giá bán lẻ đắt đỏ sẽ quét sạch lợi nhuận của mẻ bánh đó. Lỗ hổng tiếp theo là số lượng bánh ế cuối ngày không được ghi nhận rõ ràng, dẫn đến việc vứt bỏ nguyên vật liệu mà không biết nguyên nhân do đâu.
Khi giao bánh mì và bánh ngọt cho các quán cà phê mỗi sáng, phiếu giao hàng bằng giấy rất dễ bị ướt hoặc thất lạc, dẫn đến cãi vã về số lượng thực tế khi chốt sổ cuối tháng. Thiếu bằng chứng đối soát, chủ tiệm thường phải bấm bụng trừ tiền để giữ mối. GiroPS số hóa biên nhận giao hàng ngay trên điện thoại để dẹp bỏ mọi tranh chấp.
Quản lý nguyên liệu làm bánh, cảnh báo đặt hàng và giao sỉ
GiroPS giúp bạn theo dõi các bao bột mì 25kg, bơ khối, socola chip và vỏ hộp bánh theo kilogram, bịch hoặc thùng. Khi cài đặt ngưỡng an toàn cho từng nguyên liệu chính, hệ thống sẽ cảnh báo ngay khi lượng bột mì xuống dưới 10 bao. Nhờ đó xưởng bánh không bao giờ bị gián đoạn vào dịp cuối tuần đông khách và chủ động đặt hàng từ nhà xay xát.
Trong chuyến xe giao bánh buổi sáng đến các quán cà phê và nhà hàng, nhân viên giao hàng có thể lập phiếu giao hàng hoặc hóa đơn trên ứng dụng điện thoại chỉ trong vài giây. Giao dịch lập tức cập nhật vào sổ nợ của khách và hiển thị số dư hiện tại. Dù khách trả tiền mặt ngay hay ghi sổ nợ định kỳ, dòng tiền mặt và công nợ luôn được theo dõi tách bạch và chuẩn xác.
Chấm dứt ghi nợ sổ tay: gửi bảng đối chiếu công nợ PDF qua Zalo
Khoản tiền dễ thất thoát nhất ở tiệm bánh là những món nợ vặt hàng ngày của khách quen hoặc hàng xóm xung quanh xin khất trả sau. Những dòng ghi chép bằng bút chì cạnh quầy thu ngân rất dễ mờ hoặc cộng nhầm tiền. GiroPS thay thế cuốn sổ nợ bằng hồ sơ khách hàng chuyên nghiệp trên điện thoại. Cuối tháng, chỉ cần một chạm là tạo ngay bảng kê công nợ PDF gửi qua Zalo; khách hàng thấy rõ từng ngày giao dịch và chủ động thanh toán sòng phẳng.
Đối với các đơn đặt bánh kem sinh nhật hoặc tiệc trà sự kiện, hãy ghi nhận tiền đặt cọc trực tiếp vào đơn hàng. Vào ngày nhận bánh, hệ thống tự động cấn trừ tiền cọc và thu nốt phần còn lại bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, ghi nhận chính xác vào quỹ mà không làm sai lệch báo cáo lợi nhuận.
Tình huống thực tế
Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để theo dõi trọng lượng nguyên liệu và các bao bột trong tiệm bánh?
Trong GiroPS, bạn có thể thiết lập đơn vị theo kg, gram hoặc bao. Bạn có thể theo dõi bột mì theo bao 25kg hoặc khối lượng tịnh, và số lượng tồn sẽ tự động cập nhật khi nhập hóa đơn mua hàng.
Làm thế nào để tài xế có thể xuất hóa đơn cho các quán cà phê ngay tại điểm giao?
Ứng dụng di động GiroPS chạy mượt mà trên cả Android và iOS. Tài xế chỉ cần chọn tài khoản quán cà phê, nhập số lượng bánh giao và tạo phiếu giao hàng hoặc hóa đơn trong vài giây.
Làm thế nào để theo dõi và thu hồi công nợ từ những khách hàng mua gối đầu?
Hồ sơ của mỗi khách hàng hiển thị tổng tiền hàng, các khoản đã trả và số nợ còn lại theo thời gian thực. Tạo bảng đối chiếu PDF chỉ bằng một chạm và gửi qua Zalo để khách sớm thanh toán.
Làm thế nào để ghi nhận tiền đặt cọc cho các đơn bánh kem sinh nhật theo yêu cầu?
Khi tạo đơn hàng trong GiroPS, hãy thêm số tiền cọc dưới dạng thanh toán trước. Vào ngày giao bánh, việc thu nốt khoản còn lại sẽ tất toán đơn hàng và ghi nhận chính xác vào quỹ.