Đơn đặt hàng (Purchase Order / PO) là gì và vận hành ra sao?
Đơn đặt hàng — trong giao dịch quốc tế thường gọi là Purchase Order (viết tắt là PO) — là chứng từ thương mại bằng văn bản do người mua gửi cho nhà cung cấp để xác nhận chính xác mặt hàng, số lượng, đơn giá đã thỏa thuận và thời gian giao hàng. Nó giúp loại bỏ tình trạng nhầm quy cách hay lệch giá khi đặt hàng miệng qua điện thoại.
Đơn đặt hàng (PO) là văn bản chốt danh sách sản phẩm, số lượng và đơn giá yêu cầu trước khi giao nhận hàng hóa. Việc tạo đơn hàng chưa làm thay đổi số lượng tồn kho hay công nợ của đối tác; tồn kho và số dư công nợ chỉ cập nhật khi đơn hàng được chuyển thành hóa đơn.
Một đơn đặt hàng đầy đủ cần có những thông tin gì?
Một đơn đặt hàng rõ ràng đóng vai trò là bảng đối chiếu chung cho cả nhà cung cấp khi soạn hàng lẫn nhân viên kho của bạn khi nhận thùng hàng. Khi mã hàng và đơn giá đã được ghi rõ ngay từ đầu, việc kiểm đếm hàng về chỉ mất vài phút.
Ở nhiều cửa hàng nhỏ, việc đặt hàng vẫn thường diễn ra qua tin nhắn ngắn gọn kiểu 'gửi thêm hai mươi thùng như lần trước', dẫn đến giao nhầm cỡ bao bì hoặc chênh lệch giá trên hóa đơn thanh toán. Một đơn đặt hàng chuẩn luôn bao gồm bốn nhóm thông tin sau.
- Số đơn hàng, ngày lập, ngày giao hàng dự kiến cùng thông tin liên hệ đầy đủ của bên mua và nhà cung cấp.
- Tên từng sản phẩm, mã hàng hóa (SKU) hoặc mã vạch, đơn vị tính và số lượng đặt chính xác.
- Đơn giá đã thỏa thuận, chiết khấu theo dòng hoặc toàn đơn, thuế suất (VAT) và tổng giá trị đơn hàng.
- Địa chỉ giao hàng, ghi chú đóng gói/vận chuyển và điều khoản thanh toán đã thống nhất.
Phân biệt bảng báo giá, đơn đặt hàng và hóa đơn
Trong quy trình mua bán, ba chứng từ này nối tiếp nhau theo từng bước: báo giá là đề xuất giá của người bán; đơn đặt hàng xác nhận chắc chắn số lượng hàng cần chuẩn bị và giao; còn hóa đơn được lập khi hàng hóa thực sự bàn giao và làm phát sinh nghĩa vụ thanh toán.
Điểm khác biệt quan trọng nhất trong quản lý nằm ở tồn kho và công nợ. Vì đơn hàng đang mở thể hiện lượng hàng chưa bàn giao, nên khi lưu đơn đặt hàng, phần mềm chưa cộng hay trừ tồn kho và chưa ghi nhận nợ phải thu hay phải trả. Tồn kho và công nợ chỉ biến động khi đơn hàng được chuyển thành hóa đơn.
Cách quản lý đơn hàng và chuyển thành hóa đơn trong GiroPS
Trong GiroPS, bạn có thể tạo đơn hàng chỉ trong vài giây, gửi file PDF qua WhatsApp, Zalo hoặc email, đồng thời nhận đơn đặt hàng trực tiếp từ khách qua đường link **Danh mục trực tuyến**. Mọi trạng thái đơn hàng (chờ xử lý, đã duyệt, hoàn tất) đều hiển thị rõ trên một danh sách.
Khi hàng về kho hoặc giao xong cho khách, bạn không cần gõ lại từng mặt hàng: chỉ với một chạm, đơn hàng được chuyển thành hóa đơn mang theo toàn bộ sản phẩm, số lượng, chiết khấu và đơn giá. Ngoài ra, để soạn hàng trong kho, bạn có thể in **Phiếu giao hàng / Phiếu soạn hàng** không hiển thị giá ngay từ màn hình đơn hàng.
Tình huống thực tế
Ví dụ: từ cảnh báo tồn kho tối thiểu đến đơn đặt hàng và hóa đơn mua
Tại một cửa hàng kim khí, số lượng chai keo silicone giảm xuống dưới mức tồn kho tối thiểu là 30 chai. Chủ cửa hàng lập đơn đặt hàng (PO) 200 chai với giá nhập đã thỏa thuận là 85 mỗi chai rồi gửi file PDF cho nhà phân phối. Ở bước này, tồn kho của cửa hàng và công nợ nhà cung cấp vẫn giữ nguyên. Hai ngày sau, khi 200 chai keo được giao tới kho, chủ cửa hàng bấm chuyển đơn hàng thành hóa đơn mua: tồn kho lập tức tăng thêm 200 chai và số dư nợ nhà cung cấp được cập nhật tự động.
Câu hỏi thường gặp
Khi tôi tạo đơn đặt hàng thì số lượng tồn kho có thay đổi ngay không?
Không. Đơn đặt hàng chỉ ghi nhận số lượng đang yêu cầu hoặc đang chuẩn bị; tồn kho thực tế và số dư công nợ đối tác chỉ thay đổi khi bạn chuyển đơn hàng đó thành hóa đơn chính thức.
Nếu nhà cung cấp chỉ giao một phần số lượng trong đơn hàng thì xử lý thế nào?
Khi chuyển đơn hàng thành hóa đơn, bạn chỉ cần sửa lại cột số lượng trên màn hình hóa đơn theo đúng số thực nhận. Như vậy chỉ những mặt hàng thực sự nhập kho mới được cộng vào tồn kho và công nợ.
Tôi có thể chuyển báo giá đã được khách duyệt thành đơn hàng hoặc hóa đơn không?
Có. Ngay khi khách hàng đồng ý với báo giá trong GiroPS, bạn có thể bấm chuyển ngay thành đơn đặt hàng để kho chuẩn bị hàng, hoặc chuyển thẳng thành hóa đơn bán hàng mà không phải nhập lại danh sách sản phẩm.