Khoản phải trả nhà cung cấp (công nợ phải trả) là gì và cách quản lý?

Các thành phần và cách tính công nợ phải trả nhà cung cấp

Khi nhập hàng từ nhà phân phối hoặc xưởng sản xuất, cửa hàng thường thỏa thuận hạn thanh toán 15, 30 hoặc 60 ngày thay vì trả đủ tiền mặt ngay lúc giao hàng. Ngay khi hàng vào kho và bạn duyệt hóa đơn mua hàng, phần tiền chưa thanh toán sẽ được ghi nhận vào số dư công nợ của đối tác nhà cung cấp đó.

Để theo dõi công nợ chuẩn xác, chỉ những chứng từ mua hàng đã được xác nhận mới được đưa vào phép tính. Các đơn đặt hàng chưa giao hoặc hóa đơn mua hàng ở trạng thái nháp chưa tạo ra nghĩa vụ thanh toán chính thức nên không được cộng vào tổng nợ phải trả.

• Hóa đơn mua hàng đã duyệt: Tổng giá trị xác nhận trên hóa đơn của hàng hóa hoặc dịch vụ đã nhận từ nhà cung cấp
• Khoản thanh toán đã chi: Số tiền trả đủ hoặc trả từng phần đã xuất từ tài khoản tiền mặt hoặc ngân hàng cho nhà cung cấp
• Số dư phải trả còn lại: Số tiền ròng doanh nghiệp còn phải thanh toán sau khi trừ đi mọi khoản đã trả

Tác động đến cân đối quỹ và sự khác biệt với khoản phải thu

Trong khi khoản phải thu khách hàng là tiền sẽ chảy vào quỹ từ việc bán hàng, thì khoản phải trả nhà cung cấp là tiền sẽ chảy ra để thanh toán nguồn hàng. Trễ hạn thanh toán dễ làm mất uy tín và bị ngừng giao hàng; ngược lại, trả nợ quá sớm khi chưa cân đối quỹ có thể khiến cửa hàng thiếu tiền mặt trả tiền thuê mặt bằng hoặc lương nhân viên.

Quản lý dòng tiền hiệu quả là sắp xếp lịch trả nợ nhà cung cấp khớp với nhịp thu tiền từ khách hàng. Nhờ đó, bạn tận dụng tốt thời gian mua trả chậm mà vẫn giữ được số dư an toàn trong quỹ.

Theo dõi hóa đơn mua hàng và sao kê nhà cung cấp trong GiroPS

Trong GiroPS, khi bạn duyệt một hóa đơn mua hàng, hệ thống đồng thời cập nhật tồn kho, tính lại giá vốn bình quân gia quyền và cộng số nợ vào đối tác nhà cung cấp; hóa đơn mua nháp không được tính vào bất kỳ tổng nào. Mỗi giao dịch thanh toán toàn bộ hay một phần sẽ trừ tiền ở tài khoản tiền mặt hoặc ngân hàng đã chọn và giảm ngay số nợ còn lại trên hóa đơn.

Từ trang chi tiết nhà cung cấp, bạn có thể xem danh sách hóa đơn chưa tất toán, kiểm tra lịch sử trả góp, theo dõi ngày đáo hạn và xuất bảng sao kê công nợ PDF để đối chiếu nhanh với nhà cung cấp.

Tài nguyên liên quan