Wat is een proforma factuur en wanneer verstuurt u die? Praktische gids
Zodra een klant akkoord gaat met uw prijzen en aantallen, heeft u vaak een formeel ogend document nodig om een aanbetaling te vragen of om de financiële afdeling van de koper een bankoverschrijving te laten goedkeuren voordat u de goederen verzendt. Dat document is de proforma factuur. Belangrijk om te weten: een proforma factuur is géén officiële belastingfactuur; het document creëert geen openstaande vordering in de boekhouding, boekt geen voorraad af en vervangt nooit de wettelijke factuur- of e-facturatieplicht die via uw aparte fiscale kanaal verloopt. In deze gids leest u wanneer u een proforma factuur inzet, waarin deze verschilt van een offerte en een verkoopfactuur, en hoe u het proces soepel beheert in GiroPS.
Een proforma factuur is een voorlopige nota die vóór levering van goederen of diensten wordt verstuurd om afgesproken artikelen, aantallen, prijzen en betalingsvoorwaarden te bevestigen. Het is geen rechtsgeldige btw-factuur en verandert noch uw magazijnvoorraad noch het klantsaldo. Bedrijven gebruiken het document voor aanbetalingen, betaalinstructies en orderbevestiging vóór verzending.
Wat is een proforma factuur en wanneer gebruikt u die in de handel?
Een proforma factuur fungeert als een concrete bevestiging tussen verkoper en koper nadat de onderhandeling is afgerond. Waar een offerte vooral dient om prijzen en opties te verkennen, stuurt u een proforma wanneer de klant de bestelling wil doorzetten maar u eerst een deelbetaling, volledige vooruitbetaling of interne inkoopgoedkeuring verlangt voordat de voorraad het magazijn verlaat.
Qua opmaak lijkt een proforma sterk op een definitieve verkoopfactuur—inclusief artikelregels, stuksprijzen, kortingen, btw-specificatie en eindbedrag—maar het document draagt duidelijk het opschrift Proforma zodat geen van beide partijen het aanziet voor een definitieve fiscale factuur.
- Aanbetaling of vooruitbetaling vragen: Geeft de klant een gespecificeerd overzicht om 30%, 50% of 100% vooruit te betalen vóór productie of verzending.
- Goedkeuring bij zakelijke inkopers en banken: Biedt de crediteurenadministratie of bank van de klant exacte bedragen en IBAN-gegevens om een overboeking vrij te geven.
- Laatste controle vóór verzending: Bevestigt de definitieve aantallen, eenheden en verzendkosten nog één keer voordat de goederen worden ingepakt.
- Internationale handel en douane: Vermeldt de commerciële waarde en goederenomschrijving voor transporteurs, verzekeringen en douanedocumenten.
- Maatwerk en speciale bestellingen: Legt de afgesproken specificaties en prijs vast voordat u materiaal inkoopt of productie-uren maakt.
Offerte vs. proforma factuur vs. definitieve verkoopfactuur
Ondernemers vragen zich regelmatig af of ze een offerte, een proforma factuur of meteen een verkoopfactuur moeten sturen. Het verschil zit in de fase van de verkoop én in het effect op uw voorraad en debiteurenadministratie. Een offerte verkent de prijs; een proforma bevestigt de deal en vraagt betaling vóór levering; de definitieve verkoopfactuur legt de daadwerkelijke levering vast.
Cruciaal is dat noch een offerte noch een proforma factuur uw fysieke voorraad verlaagt of een openstaande schuld op de klantkaart boekt. In GiroPS tellen conceptfacturen en offertes nooit mee in omzettellingen of openstaande saldi; pas wanneer een verkoopfactuur wordt goedgekeurd, worden de voorraad en het klantsaldo bijgewerkt.
| Kenmerk | Prijsopgave (Offerte) | Proforma Factuur | Goedgekeurde Verkoopfactuur |
|---|---|---|---|
| Commercieel doel | Prijzen en opties voorstellen | Order bevestigen & vooruitbetaling vragen | Voltooide verkoop definitief vastleggen |
| Effect op voorraad | Geen voorraadafboeking | Geen voorraadafboeking | Boekt verkochte aantallen af uit magazijn |
| Effect op klantsaldo | Geen wijziging in debiteurensaldo | Geen wijziging in debiteurensaldo | Boekt openstaande vordering op de klant |
| Fiscale & boekhoudstatus | Vrijblijvend commercieel voorstel | Voorlopig document (geen belastingfactuur) | Definitieve verkoopnota (wettelijke e-factuur apart) |
Juridische duidelijkheid: een proforma factuur is geen officiële belastingfactuur
Zowel verkoper als koper moet één grens scherp bewaken: een proforma factuur is géén officiële of fiscale factuur. Het document kan niet worden gebruikt om voorbelasting terug te vragen, telt niet als definitieve omzet- of kostenboeking in de wettelijke boekhouding en vervangt geen verplichte fiscale elektronische factuur.
Voor volledige transparantie: GiroPS genereert nette pdf-offertes, proforma-documenten en facturen voor uw dagelijkse bedrijfsvoering, maar geeft geen officiële overheids-e-facturen uit. In GiroPS kunt u een offerte maken of een verkoopfactuur als Concept opslaan om als voorlopige pdf te delen—conceptfacturen tellen immers niet mee in totalen of klantsaldi—en de factuur pas goedkeuren bij daadwerkelijke levering, terwijl u uw wettelijke belastingfactuur via uw verplichte fiscale systeem uitreikt.
Welke gegevens moeten op een proforma factuur staan?
Om verwarring bij de administratie van de afnemer te voorkomen, moet direct zichtbaar zijn dat het om een proforma document gaat. Een duidelijke vermelding en een geldigheidsdatum zorgen ervoor dat de koper precies weet hoe lang de gereserveerde prijs geldt en naar welke bankrekening het bedrag kan worden overgemaakt.
Alle berekeningen—aantallen, meeteenheden, regel- en documentkortingen en belastingbedragen—moeten exact overeenkomen met de latere verkoopfactuur zodat er na de betaling geen enkel verschil ontstaat.
- Duidelijke titel en datums: Prominente aanduiding als Proforma, documentnummer, aanmaakdatum en vervaldatum van het aanbod.
- Gegevens van verkoper en koper: Volledige bedrijfsnamen, adressen en contactgegevens van beide partijen.
- Definitieve artikelregels en bedragen: Artikelnamen, artikelcodes, aantallen, eenheden, stuksprijzen, kortingen, btw-specificatie en totaalbedrag.
- Betaal- en leveringsvoorwaarden: Gevraagde aanbetaling in procenten of bedrag, bankrekeningnummer (IBAN) en levertijd na ontvangst van betaling.
Van proforma naar goedgekeurde factuur en deelbetaling in GiroPS
Wie een proforma in een los tekstbestand of rekenblad maakt, moet bij betaling alle regels opnieuw overtypen in het verkoopsysteem. In GiroPS voorkomt u dubbel werk door te starten met een offerte of een verkoopfactuur met de status Concept. Zolang de factuur op Concept staat, blijft deze volledig buiten uw omzetrapporten, voorraadafboekingen en openstaande debiteurensaldi.
Zodra de klant het voorschot overmaakt en u de goederen verzendt, zet u de offerte om of keurt u de conceptfactuur met één tik goed. Vervolgens registreert u de ontvangen aanbetaling op uw kas- of bankrekening als deelbetaling, zodat het resterende openstaande bedrag direct zuiver op de klantkaart zichtbaar blijft.
Stap-voor-stap Implementatie
1. Selecteer de klant en start een offerte of conceptfactuur
Kies de zakelijke of particuliere klant uit uw relaties. Open een nieuwe offerte of maak een verkoopfactuur aan en laat de status op Concept staan.
2. Voer de afgesproken artikelen, eenheden, kortingen en btw in
Voeg de exacte producten en hoeveelheden toe die met de klant zijn afgestemd, pas eventuele regel- of documentkorting toe en controleer het totaalbedrag.
3. Vermeld Proforma, aanbetalingsvoorwaarden en bankgegevens in de notities
Geef in het notitieveld duidelijk aan dat het om een proforma document voor vooruitbetaling gaat en vermeld uw IBAN, het voorschotbedrag en de geldigheidsduur.
4. Deel het pdf-document via WhatsApp of e-mail
Exporteer de overzichtelijke pdf en stuur deze naar de klant zodat de inkoop- of financiële afdeling de vooruitbetaling kan verwerken.
5. Keur de factuur goed bij verzending en boek de betaling
Zodra de betaling binnen is en de goederen vertrekken, keurt u de verkoopfactuur goed zodat de voorraad wordt afgeboekt en registreert u de deelbetaling op de factuur.
Praktijkvoorbeeld
Voorbeeld: Horecagroothandel vraagt 30% aanbetaling met een proforma
Een leverancier van koffiemachines spreekt met een nieuwe espressobar de levering af van 2 professionele espressomachines, 2 koffiemolens en installatie voor in totaal € 8.000 inclusief btw. Vóór verzending stuurt de leverancier een proforma-pdf voor een aanbetaling van 30% (€ 2.400). Op dat moment verandert de magazijnvoorraad niet. Zodra de koper € 2.400 overmaakt en de apparatuur wordt geleverd, keurt de leverancier de verkoopfactuur in GiroPS goed en boekt de betaling van € 2.400, waardoor een restsaldo van € 5.600 open blijft staan.
| Processtap | Document / Actie | Effect op magazijnvoorraad | Effect op klant- & banksaldo |
|---|---|---|---|
| 1. Orderbevestiging | Proforma / Concept-pdf van € 8.000 verstuurd | Geen wijziging (0 afgeboekt) | Openstaand klantsaldo blijft € 0 |
| 2. Aanbetaling (30%) | Klant maakt € 2.400 over per bank | Goederen klaargezet voor transport | Bankrekening +€ 2.400; betaling geregistreerd |
| 3. Levering & Goedkeuring | Verkoopfactuur goedgekeurd (€ 8.000) | 2 machines & 2 molens afgeboekt | Factuurbedrag op klantkaart geboekt |
| 4. Saldobeheer | Deelbetaling verrekend met factuur | Levering afgerond | Resterend openstaand saldo: € 5.600 |
Veelgemaakte Fouten & Oplossingen
Veelgestelde vragen
Is een proforma factuur een rechtsgeldige belastingfactuur?
Nee. Een proforma factuur is een voorlopig commercieel document om prijzen te bevestigen en vooruitbetaling te vragen vóór levering. Wettelijke facturatie- en e-facturatieverplichtingen moeten via uw aparte fiscale systeem worden vervuld.
Verstuurt GiroPS officiële wettelijke e-facturen?
Nee. GiroPS maakt professionele pdf-offertes, proforma-documenten en verkoop- of inkoopfacturen voor uw operationele administratie en klantcommunicatie, en geeft geen officiële overheids-e-facturen uit.
Beïnvloeden conceptfacturen in GiroPS mijn voorraad of het klantsaldo?
Nee. Conceptfacturen worden niet meegenomen in omzettotaal, tonen geen openstaande vordering en boeken geen voorraad af. Voorraad en klantsaldo worden pas bijgewerkt wanneer de factuur wordt goedgekeurd.
Hoe registreer ik een aanbetaling die op basis van een proforma is ontvangen?
U boekt de ontvangen betaling op uw kas- of bankrekening in GiroPS. Wanneer de verkoopfactuur wordt goedgekeurd, verlaagt deze deelbetaling direct het resterende openstaande factuurbedrag.
Kan ik een proforma-pdf in een vreemde valuta opstellen?
Ja. U kunt voor het document de gewenste valuta en wisselkoers kiezen, zodat de klant een pdf in de afgesproken valuta ontvangt terwijl uw eigen bedrijfsvaluta kloppend blijft.
Bekijk uw bedrijf in echte appschermen
Gerelateerde handleidingen
Gerelateerde pagina's
Van offerte naar factuur: een soepele workflow in enkele seconden
Verstuur offertes en converteer ze direct na akkoord. Maak professionele PDF's of print kassabonnen van 80 mm.