Wat is een proforma factuur en wanneer gebruikt u die?
Een proforma factuur (voorlopige factuur) is een commercieel document in de opmaak van een factuur dat u naar de koper stuurt nadat u het eens bent geworden over de producten en de prijs, maar nog vóórdat de goederen worden geleverd of een aanbetaling wordt gedaan. Hoewel het document eruitziet als een echte factuur, geldt het als prijsbevestiging en betalingsverzoek zonder definitieve fiscale status.
Een proforma factuur toont de koper vooraf exact de overeengekomen artikelen, aantallen, btw en het totaalbedrag in factuurvorm. Het is geen officiële belasting- of e-factuur, boekt nog geen voorraad af en zet geen openstaande post op de klantenkaart totdat het document wordt omgezet in een verkoopfactuur.
Welke gegevens staan op een proforma factuur en waarvoor dient zij?
In de zakelijke handel vragen veel bedrijven om een proforma factuur voordat hun financiële afdeling een vooruitbetaling overmaakt, een interne inkooporder vrijgeeft of verzenddocumenten klaarmaakt. Zo heeft de koper alle exacte bedragen zwart-op-wit voordat u het pakket verzendt.
Om verwarring met de uiteindelijke factuur te voorkomen, moet bovenaan duidelijk **Proforma Factuur** staan, samen met een geldigheidsdatum. Een volledige proforma factuur bevat vier vaste onderdelen.
- Duidelijke koptekst 'Proforma Factuur', documentnummer, datum van uitgifte en geldigheidstermijn.
- Bedrijfsnaam, contactgegevens en factuur- en afleveradres van zowel verkoper als koper.
- Omschrijving van de producten of diensten, SKU-code, aantallen, stuksprijzen, kortingen, btw en eindtotaal.
- Voorwaarden voor vooruitbetaling of aanbetaling, bankrekeningnummer (IBAN) en verwachte levertijd.
Verschil tussen offerte, proforma factuur en verkoopfactuur
Een offerte hoort bij de onderhandelingsfase, wanneer de klant nog prijzen vergelijkt of aantallen wil wijzigen. De proforma factuur volgt nadat de klant akkoord is gegaan: ze legt de afgesproken regels vast in een factuurlay-out zodat de koper de aanbetaling kan overmaken.
De definitieve verkoopfactuur wordt pas uitgereikt bij levering van de goederen of uitvoering van de dienst. Een proforma factuur is geen officiële fiscale factuur of wettelijke e-factuur; ze verlaagt uw magazijnvoorraad niet en boekt geen vordering bij de klant. Pas bij een bevestigde verkoopfactuur worden voorraad en klantsaldo bijgewerkt.
Offertes, proforma-documenten en facturen beheren in GiroPS
In GiroPS doorloopt u het hele traject van eerste prijsvoorstel tot definitieve factuur zonder artikelen opnieuw in te voeren. U kiest de producten uit uw catalogus, past kortingen en belastingpercentages toe en maakt binnen enkele seconden een nette pdf voor offerte, proforma of factuur om te delen via WhatsApp of e-mail.
Belangrijke opmerking: GiroPS genereert professionele pdf-documenten voor offertes, proforma's en commerciële facturen voor uw eigen bedrijfsadministratie en klantcommunicatie; het systeem geeft geen aan overheidsportalen gekoppelde officiële fiscale e-facturen uit. Zodra de aanbetaling binnen is of de levering plaatsvindt, zet u het document met één tik om in een **Bestelling** of **Verkoopfactuur**, waarna voorraad en klantsaldo automatisch worden bijgewerkt.
Praktijkvoorbeeld
Voorbeeld: 50% aanbetaling innen met een proforma factuur
Een leverancier van kantoormeubilair spreekt met een administratiekantoor de levering af van 6 bureaus (stuksprijs 4.500) en 6 bureaustoelen (stuksprijs 2.500) voor in totaal 42.000, met 50% aanbetaling vóór levering. Zodat de administratie van de klant de overboeking kan goedkeuren, stuurt de verkoper een pdf-proforma van 42.000 inclusief IBAN. Op dat moment verandert de magazijnvoorraad nog niet. Zodra de aanbetaling van 21.000 binnenkomt, wordt deze op de klantenkaart geboekt en op de dag van levering zet de verkoper het document met één klik om in een verkoopfactuur: de meubels gaan van de voorraad af en het resterende saldo van 21.000 staat netjes open.
Veelgestelde vragen
Geldt een proforma factuur als officiële belastingfactuur of e-factuur?
Nee. Een proforma factuur is een voorlopig commercieel document om bedragen te bevestigen of een vooruitbetaling te vragen; het is geen officiële fiscale factuur of overheids-e-factuur.
Wordt er al voorraad afgeboekt zodra ik een proforma factuur verstuur?
Nee. Zolang de verkoop in de offerte- of proformafase verkeert, blijven zowel uw actuele voorraad als het openstaande saldo van de klant ongewijzigd totdat het document in een verkoopfactuur wordt omgezet.
Wat moet ik doen als de koper na de proforma factuur alsnog annuleert?
Omdat een proforma factuur geen voorraadmutatie of openstaande vordering aanmaakt, hoeft u geen creditfactuur te maken; het volstaat om het voorlopige document als geannuleerd of afgewezen te markeren.