Voorraadbeheer, orderverwerking en debiteurenopvolging voor groothandel en distributie
In de groothandel en distributie draait winst om het foutloos uitleveren van grote volumes en het tijdig innen van verkopen op rekening. Wanneer bestellingen versnipperd binnenkomen via WhatsApp, de voorraad in het hoofdmagazijn niet meer klopt met wat er in de bestelbussen ligt of openstaande saldi uit het hoofd worden bijgehouden, loopt de kasstroom direct vast. Deze pagina laat zien hoe een groothandel het volledige proces van offerte tot betaling inricht in GiroPS.
Leg artikelen vast per doos, omdoos of pallet en deel een online cataloguslink zodat zakelijke klanten direct bestellen. Druk een pakbon zonder prijzen af voor het orderpicken in het magazijn en zet de order na aflevering met één tik om in een pdf-factuur. Beheer hoofdmagazijn en bestelbussen als aparte magazijnen, verberg inkoopprijzen voor buitendienstmedewerkers en volg vervaldata en deelbetalingen nauwkeurig op.
Waarom de administratie in een groothandel snel vastloopt
Anders dan een winkel verkoopt een groothandel of distributeur grote aantallen aan vaste zakelijke afnemers, meestal op rekening met een betalingstermijn. Wanneer dagelijks tientallen orderregels binnenkomen via telefoon, spraakbericht of geschreven briefjes, leidt handmatig overtypen al snel tot verkeerde artikelcodes, vergeten dozen of verouderde prijzen. Een foutieve factuur bij een zakelijke klant zorgt direct voor retourzendingen, correcties en onnodig tijdverlies.
Het tweede knelpunt zit tussen de magazijnvloer, de bezorgroute en het debiteurenoverzicht. Als goederen 's ochtends in de bestelbus worden geladen zonder geregistreerde voorraadverplaatsing, weet niemand op kantoor wat er nog echt beschikbaar is in het centrale magazijn. Daarnaast betalen zakelijke klanten vaak in termijnen of per levering een deelbedrag; als die deelbetalingen niet direct aan de juiste factuur worden gekoppeld, ontstaat er aan het einde van de maand discussie over het openstaande saldo.
Online B2B-catalogus en vaste documentstroom van offerte tot factuur
Zodra uw producten in GiroPS staan met artikelcode, barcode, foto's en groothandelseenheid (doos, krat, pak of pallet), deelt u uw online productcatalogus via één simpele link. Winkeliers, horecazaken en wederverkopers openen de link in hun browser, bekijken het actuele aanbod en plaatsen direct hun bestelling. Zo hoeft u 's avonds geen losse berichten meer over te typen en start het magazijn 's ochtends direct met klaargezette orders.
Voor grotere zakelijke deals maakt u eerst een pdf-offerte met regel- of documentkorting. Na akkoord van de klant zet u de offerte zonder opnieuw invoeren om in een order. Het magazijnteam drukt vanuit de order een pakbon zonder prijzen af om de aantallen tijdens het verzamelen en inladen te controleren. Na aflevering zet u de order met één tik om in een verkoopfactuur, waardoor de voorraad wordt afgeboekt en het bedrag op de klantkaart komt te staan. De pdf-documenten zijn bedoeld voor uw commerciële administratie en vervangen geen verplichte e-facturatie zoals Peppol.
- Online cataloguslink: zakelijke klanten bestellen direct in de browser zonder app te installeren
- Directe omzetting: van offerte naar order en verkoopfactuur zonder dubbel typwerk
- Pakbon zonder prijzen: overzichtelijke pick- en afleverlijst gericht op aantallen
- Regel- en documentkortingen: heldere berekening van nettobedrag, btw en eindtotaal
Hoofdmagazijn, bestelbussen en rechten voor de buitendienst
Bij een distributeur ligt de voorraad zelden op één plek: naast het centrale magazijn rijden er vaak bestelbussen of vrachtwagens rond die als rijdend magazijn dienen. In GiroPS maakt u een apart magazijn aan voor het hoofdmagazijn en voor elk voertuig. Door bij het inladen een voorraadverplaatsing van het hoofdmagazijn naar de bus te boeken, ziet iedereen realtime hoeveel dozen er nog in de stelling staan en wat er onderweg is.
U nodigt vertegenwoordigers, chauffeurs en magazijnmedewerkers uit via een uitnodigingslink die 24 uur geldig is. Geeft u hen een rol waarbij inkoopprijzen verborgen zijn, dan kunnen zij wel voorraden raadplegen, offertes en orders aanmaken en betalingen registreren, maar blijven inkoopkosten, leveranciersfacturen en winstmarges volledig afgeschermd. In magazijnen of gebieden zonder mobiel bereik werkt de Android-app gewoon offline door en synchroniseert alles zodra er weer verbinding is.
Verkopen op rekening, deelbetalingen en ouderdomsanalyse
Leveren op rekening vraagt om strak toezicht op betalingstermijnen. Door op elke verkoopfactuur een vervaldatum in te stellen, toont GiroPS direct welke vorderingen bijna vervallen of al te laat zijn. Voordat u een nieuwe grote levering vrijgeeft, bekijkt u in de ouderdomsanalyse van debiteuren precies welke klanten 30, 60 of meer dan 90 dagen achterlopen.
Betaalt een klant bij aflevering een deel van de factuur contant of per bankoverschrijving, dan boekt u deze deelbetaling op de juiste kas- of bankrekening. Het openstaande restbedrag van die factuur daalt automatisch. Wilt u het saldo met een klant afstemmen, dan maakt u binnen enkele seconden een pdf-rekeningoverzicht over de gewenste periode en stuurt u dit via WhatsApp of e-mail.
- Ouderdomsanalyse: zie in één oogopslag openstaande posten van 30, 60 en 90+ dagen
- Deelbetalingen: volg exact welk bedrag per factuur is voldaan en wat nog openstaat
- Pdf-rekeningoverzicht: deel een compleet overzicht van facturen en betalingen via WhatsApp
- Gewogen gemiddelde kostprijs: automatische herberekening van voorraadwaarde bij nieuwe inkoop
Praktijkvoorbeeld
Voorbeeld: Regionale horeca- en drankenhandel met twee bestelbussen
Groothandel De Vaart levert 450 soorten dranken en verpakkingen per doos en krat vanuit een centraal magazijn aan 120 cafés, broodjeszaken en buurtwinkels met twee bestelbussen. Voorheen gaven vertegenwoordigers hun bestellingen 's avonds telefonisch door, werd de busvoorraad op papier bijgehouden en raakten contante deelbetalingen onderweg zoek. Na het importeren van de Excel-lijsten in GiroPS zijn het hoofdmagazijn en beide bussen als aparte magazijnen ingericht, kregen chauffeurs toegang zonder inkoopprijzen en ontvingen vaste klanten de online cataloguslink. Al in de eerste maand daalde het aantal pickfouten sterk en werden acht rekeningen van meer dan 60 dagen oud geïnd via gedeelde pdf-overzichten.
Stap-voor-stap Implementatie
1. Importeer producten met groothandelseenheid en artikelcode
Upload uw artikellijst vanuit Excel en geef elk product een duidelijke artikelcode, barcode, eenheid (doos, krat, pallet) en kritiek voorraadniveau.
2. Richt hoofdmagazijn en bestelbussen in als magazijnen
Maak een magazijn aan voor uw centrale opslag en voor elk bezorgvoertuig, en voer per locatie de beginvoorraad in via een voorraadtelling.
3. Voeg zakelijke klanten toe en deel de online catalogus
Zet uw vaste afnemers als contact in het systeem met hun actuele beginsaldo en stuur hun de link naar de online productcatalogus.
4. Nodig uw team uit zonder kostprijsinzage en bewaak vervaldata
Voeg vertegenwoordigers en magazijnmedewerkers toe via een uitnodigingslink met verborgen inkoopprijzen, stel vervaldata in en boek dagelijks alle deelbetalingen.
Veelgemaakte Fouten & Oplossingen
Veelgestelde vragen
Moeten mijn zakelijke klanten een app installeren om via de online catalogus te bestellen?
Nee. De link naar de online catalogus opent direct in de webbrowser op telefoon, tablet of computer. De klant kiest de aantallen, verstuurt de bestelling en u ziet deze direct terug bij uw orders in GiroPS.
Kan ik voorkomen dat vertegenwoordigers onze inkoopprijzen en marges zien?
Ja. Wanneer u een medewerker een rol geeft met verborgen inkoopprijzen, kan hij voorraden bekijken en offertes, orders en verkopen invoeren, maar zijn inkoopkosten, inkoopfacturen en winstcijfers onzichtbaar.
Kan ik een pakbon zonder prijzen afdrukken voor het magazijn en de bezorging?
Ja. Vanuit elke order kunt u een pdf-afleverbon zonder prijzen genereren, zodat magazijnmedewerkers en chauffeurs de aantallen kunnen controleren en laten aftekenen.
Werkt de app ook als een chauffeur onderweg geen internetverbinding heeft?
Ja. De Android-app werkt volledig offline: orders, facturen en betalingen worden lokaal opgeslagen en automatisch gesynchroniseerd zodra er weer bereik is.
Wat kost het om met GiroPS te starten voor mijn groothandel?
U kunt gratis beginnen. Wanneer uw aantal mutaties, magazijnen of teamleden boven de gratis limieten groeit, stapt u eenvoudig over naar een passend pakket op de pagina Pakketten.