Wat is een offerte (prijsopgave) en hoe stel je die goed op?
Een offerte — ook wel prijsopgave of prijsvoorstel genoemd — is het schriftelijke document waarmee een verkoper aan een (potentiële) klant laat zien welke producten of diensten hij kan leveren, tegen welke prijs, met welke korting en binnen welke geldigheidsduur.
Een offerte is een gespecificeerd prijsvoorstel dat je vóór een verkoop aan de klant stuurt met artikelen, aantallen, prijzen en geldigheidstermijn. Het versturen van een offerte boekt geen voorraad af en verandert het klantsaldo niet; dat gebeurt pas wanneer de offerte wordt omgezet in een factuur.
Welke onderdelen horen op een duidelijke offerte?
De offerte is vaak het eerste officiële document dat een klant van jouw bedrijf ontvangt. Een overzichtelijke offerte per artikelregel wekt veel meer vertrouwen dan een los totaalbedrag in een chatbericht en voorkomt achteraf discussie over wat er wel en niet bij de prijs inbegrepen was.
Omdat inkoopprijzen bij leveranciers kunnen wijzigen, is het slim om een prijsopgave nooit onbeperkt open te laten staan: een duidelijke vervaldatum beschermt je winstmarge en helpt de klant om vlot te beslissen. Een complete offerte bestaat uit vier vaste delen.
- Offertenummer, offertedatum, geldigheidsduur (vervaldatum) en de volledige gegevens van verkoper en klant.
- Duidelijke omschrijving van elk product of elke dienst, artikelcode (SKU), eenheid en het voorgestelde aantal.
- Eenheidsprijzen, eventuele regel- of documentkorting, btw-tarief, btw-bedrag en het totaalbedrag.
- Verwachte levertijd, betalingsvoorwaarden en eventuele aanvullende opmerkingen bij het voorstel.
Verschil tussen offerte, proforma factuur en verkoopfactuur
Een offerte hoort bij de onderhandelingsfase: de klant vergelijkt opties en kan nog vragen om aantallen of artikelen aan te passen. Een proforma factuur volgt wanneer de klant al akkoord is met de inhoud, maar eerst een voorlopig factuuroverzicht nodig heeft voor een aanbetaling of interne goedkeuring.
De verkoopfactuur is het definitieve afrekendocument bij levering. Noch een offerte, noch een proforma factuur haalt goederen uit je voorraad of boekt een vordering op de klantkaart; alleen een definitieve verkoopfactuur werkt voorraad en saldo bij.
Offertes maken en omzetten naar een factuur in GiroPS
In GiroPS stel je in het scherm **Offertes** binnen enkele seconden een nette prijsopgave samen uit je productcatalogus, pas je kortingen toe en deel je de pdf direct via WhatsApp of e-mail. In het overzicht zie je meteen welke offertes in afwachting, goedgekeurd of afgewezen zijn.
Zodra de klant akkoord geeft, hoef je niets opnieuw in te voeren: met één tik zet je de offerte om in een **Bestelling** voor het magazijn of rechtstreeks in een **Verkoopfactuur**, waarbij alle regels, aantallen en prijzen automatisch meegaan.
Praktijkvoorbeeld
Voorbeeld: van offerte voor verbouwingsmateriaal naar verkoopfactuur
Een bouwmarkt maakt een offerte voor een interieurarchitect voor 120 m² laminaatvloer à 350 per m², 80 meter plinten à 60 per meter en montagekosten, met 5% documentkorting en een geldigheid van 10 dagen. De pdf wordt via WhatsApp verstuurd. Zolang de klant nadenkt, blijven de winkelvoorraad en het klantsaldo ongewijzigd. Vijf dagen later gaat de klant akkoord: de eigenaar zet de offerte in GiroPS met één klik om in een verkoopfactuur, waardoor het materiaal direct van de voorraad gaat en het openstaande bedrag bij de klant wordt geboekt.
Veelgestelde vragen
Worden producten direct van mijn voorraad afgeboekt als ik een offerte stuur?
Nee. Een offerte is een vrijblijvend of tijdelijk prijsvoorstel; je fysieke voorraad en het saldo van de klant veranderen pas zodra de offerte wordt geaccepteerd en omgezet in een definitieve factuur.
Waarom zet je altijd een geldigheidsduur op een offerte?
Inkoopprijzen en materiaalkosten kunnen stijgen. Met een vaste geldigheidsdatum (bijvoorbeeld 10 of 14 dagen) voorkom je dat een klant maanden later nog tegen verouderde prijzen wil bestellen.
Wat als de klant vóór akkoord nog aantallen wil aanpassen?
Je kunt de bestaande offerte in GiroPS eenvoudig bewerken en de nieuwe pdf sturen, of de definitieve aantallen direct aanpassen op het moment dat je de offerte omzet in een bestelling of factuur.