Voorraadbeheer op OEM-code en debiteurenbeheer van garages voor automaterialenzaken
In een automaterialenzaak draait alles om snelheid aan de balie en het direct vinden van het juiste onderdeel. Wanneer een monteur belt terwijl de auto op de brug staat, moet je binnen enkele seconden zien of het juiste filter, remblokkensetje, wiellager, sensor of distributieriem op voorraad ligt. Als dagelijkse leveringen aan lokale garages op losse pakbonnen worden geschreven, hardlopende onderhoudsdelen ongemerkt opraken of incourante onderdelen maandenlang werkkapitaal vasthouden op de plank, loopt je rendement terug. Deze gids laat zien hoe een automaterialenzaak OEM-voorraad, garage-accounts en kasstromen overzichtelijk inricht in GiroPS.
Sla elk onderdeel op met OEM-referentie, fabrikantcode, barcode en categorie-tags om het aan de balie of telefoon binnen seconden te vinden. Zet geschikte automodellen in de productnaam of omschrijving. Beheer openstaande rekeningen van garages, retouren en deelbetalingen met deelbare PDF-rekeningoverzichten via WhatsApp. Voorkom misgrijpen met meldingen voor kritieke voorraad en spoor langzaam lopende onderdelen op via het rapport voor inactieve voorraad.
Waarom voorraadtellingen en garagerekeningen aan de onderdelenbalie vaak mislopen
Een automaterialenzaak voert duizenden referenties die aan de buitenkant sterk op elkaar lijken, maar alleen op specifieke motorcodes of bouwjaren passen. Van hetzelfde oliefilter of dezelfde remschijf liggen vaak zowel het originele onderdeel als meerdere aftermarket-merken naast elkaar in het schap. Wanneer artikelen alleen onder een algemene naam zonder fabrikantnummer en doosbarcode worden ingevoerd, worden aan de balie verkeerde delen meegegeven, stijgt het aantal retouren en klopt de systeemvoorraad al snel niet meer met het schap.
Het tweede knelpunt is het dagelijkse verkeer op rekening met lokale autogarages, schadeherstellers en wagenparken. Monteurs bestellen meerdere keren per dag onderdelen via de bezorger, geven niet-passende delen dezelfde middag terug en rekenen hun saldo wekelijks of maandelijks af. Wie deze leveringen en retouren op papieren bonnen bijhoudt, vergeet al snel een creditering en krijgt discussies bij de afrekening. Bovendien leidt het negeren van prijsstijgingen bij de groothandel ertoe dat je onderdelen verkoopt onder de actuele vervangingsprijs.
Razendsnel onderdelen zoeken op OEM-nummer, barcode en systeem-tags
In GiroPS leg je per productkaart een artikelcode (SKU), barcode, eenheid (stuk, set, liter), inkoopprijs, verkoopprijs en tags vast. Je importeert je bestaande onderdelenlijst in enkele minuten vanuit Excel en groepeert artikelen met tags zoals remmen, filters, wielophanging, ontsteking, verlichting en smeermiddelen. Aan de balie scan je de barcode op de doos met je telefooncamera of een USB-/Bluetooth-scanner, of typ je het OEM-nummer rechtstreeks in het zoekveld voor actuele voorraad en prijs.
GiroPS bevat geen ingebouwde chassisnummer- of kentekenkoppeling (VIN/TecDoc) en geen serienummerregistratie. In plaats daarvan noteer je de geschikte automerken, modellen, motortypes en bouwjaren praktisch in de productnaam, de omschrijving of de tags. Zodra je in de zoekbalk een OEM-nummer of automodel intypt, toont GiroPS direct alle originele en vervangende merken die je op voorraad hebt.
- OEM- en fabrikantcodes zoeken: vind het exacte onderdeel en alternatieven in enkele seconden
- Duidelijke product-tags: filter remdelen, filters, riemen en motorolie met één tik
- Camera- en handscanner-ondersteuning: versnel balieverkoop en tussentijdse schapcontroles
- Gewogen gemiddelde kostprijs: automatische herberekening bij nieuwe inkoopprijzen of wisselkoersen
Openstaande rekeningen van garages, retouren en PDF-rekeningoverzichten
Maak voor elk garagebedrijf, autoelektricien, schadebedrijf en zakelijke klant een eigen contactkaart aan. Elke bezorgde bestelling boek je als verkoopfactuur op het saldo van de garage. Stuurt de monteur een ongebruikt onderdeel in de originele doos terug omdat het niet paste, dan registreer je een verkoopretour: het artikel wordt direct weer bij de voorraad opgeteld en het bedrag wordt automatisch in mindering gebracht op het openstaande saldo van de garage. Betaalt de klant aan het eind van de week contant, per pin of per bankoverschrijving, dan boek je een deelbetaling op je kas of bank.
Op de vaste afrekendag hoef je geen losse pakbonnen meer bij elkaar op te tellen: genereer met één tik een op datum gefilterd PDF-rekeningoverzicht en stuur dit via WhatsApp naar de garagehouder. Alle geleverde onderdelen, verrekende retouren en betalingen staan chronologisch op een rij. Met het ouderdomsrapport bewaak je vorderingen van 30, 60 en 90 dagen, en dankzij de rol met verborgen inkoopprijzen kunnen baliemedewerkers verkopen zonder jouw marges te zien. De gegenereerde PDF's zijn commerciële overzichten en vervangen geen fiscale kassa of wettelijke e-factuur.
Meldingen voor kritieke voorraad en analyse van winkeldochters
Als hardlopers voor een grote beurt zoals oliefilters, interieurfilters, bougies, ruitenwisserbladen, koelvloeistof of gangbare lampjes uitverkocht zijn, bestelt de monteur vaak het hele onderhoudspakket bij een concurrent. Door in GiroPS een kritieke minimumvoorraad in te stellen voor deze service-onderdelen, krijg je direct op het startscherm een waarschuwing zodra de voorraad onder de drempel zakt.
Tegelijkertijd zit in veel automaterialenzaken flink wat werkkapitaal vast in specifieke onderdelen die maandenlang onaangeroerd achter in het magazijn liggen. Het rapport voor inactieve voorraad laat precies zien welke artikelen de afgelopen 30, 60 of 90 dagen geen enkele keer zijn verkocht, inclusief de vastgelegde inkoopwaarde. Zo voorkom je onnodige nabestellingen en kun je langzame voorraad gericht opruimen.
- Kritieke voorraadmeldingen: voorkom lege schappen bij veelgevraagde filters, remblokken en vloeistoffen
- Rapport inactieve voorraad: spoor onderdelen zonder verkoop in 30, 60 of 90 dagen direct op
- Foutloze retourverwerking: pas met één boeking zowel je schapvoorraad als het garagesaldo aan
- Inkoopprijzen afschermen: baliepersoneel werkt vlot zonder inzicht in inkoopkosten en winstmarge
Praktijkvoorbeeld
Praktijkvoorbeeld: Automaterialenzaak met 6.000 referenties en 55 vaste garages
AutoParts De Vries heeft ruim 6.000 referenties op voorraad voor filters, remmen, onderstel en motoronderdelen en levert naast particulieren aan 55 lokale garages op weekrekening. Voorheen werden omloopnummers opgezocht in dikke boeken, werden koeriersritten en retouren op doordrukbonnen genoteerd die regelmatig zoekraakten, en lagen dure sensoren soms een jaar onopgemerkt op de plank. Na het importeren van hun Excel-lijst in GiroPS met OEM-nummers en modelomschrijvingen, stelden ze een minimumvoorraad in voor 500 hardlopers en zetten ze alle 55 garages als contact in het systeem. Aan de balie wordt elk onderdeel nu binnen drie seconden gevonden, elke zaterdag gaan de PDF-overzichten via WhatsApp naar de garages en 90-dagen-winkeldochters worden maandelijks afgebouwd.
Stap-voor-stap Implementatie
1. Importeer onderdelen met OEM-code, barcode en geschikte automodellen
Upload je Excel-bestand met het OEM- of fabrikantnummer als SKU, de passende automodellen in de naam of omschrijving en de productgroep als tag.
2. Stel kritieke voorraaddrempels in voor hardlopende onderhoudsdelen
Geef minimumaantallen op voor veelverkochte filters, remblokken, riemen, lampen en motorolie zodat je tijdig een melding krijgt om bij te bestellen.
3. Maak contactkaarten aan voor alle garages en zakelijke klanten
Registreer elk garagebedrijf met het actuele beginsaldo en boek dagelijkse leveringen, retouren en deelbetalingen direct op de rekening.
4. Deel wekelijks PDF-overzichten en controleer inactieve voorraad
Stuur op de afrekendag het PDF-rekeningoverzicht via WhatsApp en bekijk maandelijks het 30/60/90-dagen inactiviteitsrapport om stilstaand kapitaal vrij te maken.
Veelgemaakte Fouten & Oplossingen
Veelgestelde vragen
Heeft GiroPS een ingebouwde kenteken- of chassisnummerkoppeling (VIN)?
Nee. GiroPS heeft geen ingebouwde kenteken- of VIN-opvraging, geen automatische voertuigdatabase en geen serienummerregistratie. Je slaat OEM-nummers op in het SKU-veld en noteert geschikte automerken, modellen en bouwjaren in de naam, omschrijving of tags om ze direct op trefwoord te vinden.
Hoe beheer ik het originele onderdeel en meerdere aftermarket-merken voor hetzelfde OEM-nummer?
Maak voor elk merk een eigen productkaart aan met een eigen SKU, barcode en prijs, en vermeld het gedeelde OEM-nummer in de omschrijving of tags. Als je op dat OEM-nummer zoekt, zie je direct alle beschikbare merken met hun actuele voorraad.
Hoe verwerk ik onderdelen die een garage 's ochtends meeneemt en 's middags ongebruikt terugbrengt?
Boek de geleverde delen op een verkoopfactuur onder het account van de garage. Komt een onderdeel ongebruikt retour, maak dan een verkoopretour aan; het aantal gaat direct terug naar de voorraad en het bedrag wordt van de openstaande rekening afgetrokken.
Hoe spoor ik winkeldochters op die al maanden onverkocht in de stelling liggen?
Het rapport voor inactieve voorraad toont alle onderdelen zonder verkoop in de afgelopen 30, 60 of 90 dagen inclusief hun totale inkoopwaarde, zodat je gericht kunt afprijzen.
Kunnen medewerkers aan de balie onderdelen verkopen zonder onze inkoopprijzen te zien?
Ja. Met een rol waarbij de inkoopprijs verborgen is, kunnen medewerkers voorraad zoeken, barcodes scannen, facturen maken en overzichten delen zonder inkoopkosten of winstmarges te zien.