Hoe u voorraad nauwkeurig beheert over meerdere magazijnen, winkels of bussen
Wanneer een mkb-bedrijf groeit, ligt de voorraad zelden nog in één enkele ruimte. Goederen zijn verdeeld over een hoofdmagazijn, de winkelvloer, een tweede vestiging en service- of bestelbussen op de weg. Vertrouwen op één gezamenlijk voorraadtotaal leidt tot beloftes aan klanten voor artikelen die niet daadwerkelijk op de plank liggen. Met voorraadbeheer per magazijn ziet u altijd het exacte saldo per locatie.
Om voorraad op meerdere locaties binnen één onderneming te volgen, maakt u elke fysieke plek—Hoofdmagazijn, Winkel, Filiaal of Bestelbus—aan als een apart Magazijn. Registreer een Interne Voorraadoverdracht zodra goederen verhuizen, kies het juiste magazijn op elke factuur en bekijk het Voorraadrapport voor de saldi per locatie.
Waarom één gezamenlijk voorraadtotaal tekortschiet bij groeiende bedrijven
Weinig dingen frustreren een klant meer dan te horen dat 'het systeem zegt dat we er nog twaalf op voorraad hebben', terwijl het schap in de winkel helemaal leeg is. In werkelijkheid staan die twaalf stuks op een pallet in uw externe opslagruimte of liggen ze achterin de bestelbus van een monteur aan de andere kant van de stad. Wanneer alle locaties op één grote hoop worden gegooid, doet het winkelpersoneel beloftes die ze niet kunnen waarmaken en bestellen inkopers artikelen bij die nog gewoon in het magazijn liggen.
Door in GiroPS voor elke fysieke opslagplek een eigen Magazijn aan te maken, ziet u zowel het totale aantal binnen uw bedrijf als de exacte verdeling over uw Hoofdmagazijn, Winkelvloer, Filiaal of Bestelbus. Medewerkers kunnen een klant aan de balie direct vertellen of een artikel nu meteen in het schap ligt of vanuit het centrale depot kan worden klaargezet.
- Scheid de directe winkelvoorraad op de schappen van de bulkvoorraad in dozen in het hoofdmagazijn
- Volg goederen en reserveonderdelen in bestelbussen of servicewagens als rijdende magazijnen
- Zie direct welke hardlopers in een tweede vestiging bijna opraken voordat de schappen leeg zijn
- Spoor zoekgeraakte voorraad en telverschillen nauwkeurig op per specifieke ruimte, vestiging of bus
Belangrijk onderscheid: Meerdere magazijnen versus meerdere bedrijven
Voordat u locaties inricht, is het belangrijk om een duidelijke productgrens te kennen: beheer van meerdere magazijnen in GiroPS is bedoeld voor meerdere opslaglocaties binnen één en dezelfde onderneming. Het is geen multi-company ERP-systeem voor juridisch gescheiden bv's of holdings met verschillende btw-nummers, aparte klantenbestanden en onafhankelijke balansen.
Alle magazijnen binnen uw GiroPS-bedrijfsprofiel delen dezelfde productcatalogus en hetzelfde overzicht met Relaties (klanten en leveranciers). Wanneer u voorraad verplaatst van uw Hoofdmagazijn naar uw Winkel, is dat een interne voorraadoverdracht—geen belaste verkoop. De aantallen per locatie worden direct bijgewerkt zonder dat uw omzet kunstmatig stijgt of uw gemiddelde kostprijs verstoord raakt.
| Type locatie | Typische rol in het bedrijf | Hoe voorraad binnenkomt | Hoe voorraad vertrekt |
|---|---|---|---|
| Hoofdmagazijn | Ontvangt pallets en omdozen van leveranciers | Inkoopfactuur gekoppeld aan Hoofdmagazijn | Interne overdracht naar winkel of bussen |
| Winkelvloer / Showroom | Directe balieverkoop aan winkelende klanten | Overdracht vanuit Hoofdmagazijn of directe inkoop | Verkoopfactuur gekoppeld aan Winkelvloer |
| Bestel- / Servicebus | Mobiele voorraad voor routeverkoop of montage op locatie | Ochtendoverdracht van Hoofdmagazijn naar Bus | Mobiele verkoopfactuur gekoppeld aan de Bus |
| Tweede Filiaal | Extra verkooppunt onder dezelfde onderneming | Overdracht vanuit Hoofdmagazijn of levering aan filiaal | Verkoopfactuur van filiaal of voorraadtelling |
Hoe interne voorraadoverdrachten uw voorraadsaldi sluitend houden
Wanneer u dertig dozen van het achterliggende magazijn naar de winkel brengt, is het handmatig afboeken op de ene plek en handmatig bijboeken op de andere plek tijdrovend en foutgevoelig. Een Interne Voorraadoverdracht in GiroPS koppelt het bronmagazijn en het doelmagazijn in één enkele transactie: op het moment dat u opslaat, wordt het aantal direct afgeschreven bij de bron en opgeteld bij de bestemming.
Elke verplaatsing wordt vastgelegd in de geschiedenis van uw Voorraadbewegingen, inclusief datum, gebruiker, bronmagazijn en doelmagazijn. Als iemand op vrijdagmiddag vraagt waar veertig stuks uit het centrale depot zijn gebleven, ziet u binnen enkele seconden de exacte interne verplaatsing zonder door papieren bonnen te hoeven zoeken.
- Kies bronmagazijn, doelmagazijn en verplaatste aantallen in één overzichtelijk scherm
- Scan productbarcodes met de camera van uw Android- of iOS-telefoon tijdens het inladen van een bus of bijvullen van de winkel
- Houd het bedrijfstotaal en de gewogen gemiddelde kostprijs ongewijzigd terwijl de locatiesaldi worden bijgewerkt
- Controleer de volledige overdrachtsgeschiedenis bij Voorraadbewegingen om te zien wie welke artikelen wanneer heeft verplaatst
Het juiste magazijn kiezen op facturen en het Voorraadrapport raadplegen
Nauwkeurigheid over meerdere locaties valt of staat met één dagelijkse gewoonte: kies op elk document het magazijn waar de goederen daadwerkelijk bewegen. Wanneer een leverancier goederen lost bij het Hoofdmagazijn, selecteert u Hoofdmagazijn op de inkoopfactuur. Koopt een klant een product aan de kassa in het centrum, dan kiest u het magazijn Winkel Centrum op de verkoopfactuur.
In het Voorraadrapport kunt u de voorraad van de gehele onderneming bekijken of filteren op een specifiek magazijn. Voordat u een dure inkooporder bij een leverancier plaatst omdat een filiaal bijna door zijn voorraad heen is, kijkt u eerst in het rapport—vaak ligt er nog ruim voldoende voorraad in het hoofddepot die eenvoudig kan worden overgeboekt.
Voorraadtellingen per magazijn uitvoeren zonder het hele bedrijf stil te leggen
Als u slechts één gezamenlijke voorraad heeft, moet u alle verkopen stilleggen totdat elke kamer en elk voertuig is geteld. Met gescheiden magazijnen voert u gefaseerde tellingen per locatie uit: tel de Bestelbus op dinsdagochtend in twintig minuten, tel de Winkelvloer op woensdagavond na sluitingstijd en tel het Hoofdmagazijn in het weekend.
Wanneer u in GiroPS een Voorraadtelling start, kiest u eerst het betreffende magazijn. De tellijst toont uitsluitend de verwachte aantallen voor die specifieke locatie en eventuele correcties passen alleen het saldo van dat magazijn aan.
Stap-voor-stap Implementatie
1. Maak een Magazijn aan voor elke fysieke opslaglocatie
Open het menu Magazijnen en voeg duidelijke locaties toe zoals Hoofdmagazijn, Winkelvloer, Filiaal Noord of Bestelbus 1.
2. Stel de beginvoorraad per locatie in
Voer per magazijn in hoeveel eenheden van elk product er momenteel liggen, zodat elke locatie start met een gecontroleerd beginsaldo.
3. Registreer interne bevoorrading als Interne Voorraadoverdracht
Telkens wanneer goederen van uw depot naar een winkel of bus gaan, legt u een overdracht vast zodat de bron daalt en het doel gelijktijdig stijgt.
4. Selecteer het actieve magazijn op inkoop- en verkoopfacturen
Kies het ontvangende magazijn op inkoopfacturen van leveranciers en het verzendende magazijn op verkoopfacturen voor klanten.
5. Filter het Voorraadrapport op magazijn voordat u bijbestelt
Controleer de saldi per magazijn in het Voorraadrapport om voorraad tussen locaties te herverdelen voordat u nieuwe goederen inkoopt.
Praktijkvoorbeeld
Praktijkvoorbeeld: Horizon Dranken & Horecagroothandel (3 locaties)
Horizon werkt binnen één bedrijf met drie GiroPS-magazijnen: Centraal Depot, Stadswinkel en Routebus 1. Zo stroomt een partij van 120 dozen olijfolie gedurende de week door de locaties:
| Transactiestap | Bron- / Doelmagazijn | Verplaatst aantal | Saldi na transactie |
|---|---|---|---|
| Inkoopfactuur leverancier | Inslag: Centraal Depot | +120 dozen | Depot: 120 | Winkel: 0 | Bus 1: 0 |
| Aanvulling winkelvloer | Centraal Depot → Stadswinkel | 40 dozen overdracht | Depot: 80 | Winkel: 40 | Bus 1: 0 |
| Ochtendbelading routebus | Centraal Depot → Routebus 1 | 30 dozen overdracht | Depot: 50 | Winkel: 40 | Bus 1: 30 |
| Verkopen in winkel en op route | Winkel (-15) & Bus 1 (-22) | -37 dozen verkocht | Depot: 50 | Winkel: 25 | Bus 1: 8 (Totaal: 83) |
Veelgemaakte Fouten & Oplossingen
Veelgestelde vragen
Kan ik meerdere magazijnen gebruiken om twee juridisch aparte bedrijven in één GiroPS-account te voeren?
Nee. Voorraadbeheer met meerdere magazijnen is ontworpen voor meerdere opslaglocaties, filialen of bussen binnen één en dezelfde onderneming. Juridisch gescheiden bedrijven met eigen belastingnummers en aparte debiteurenadministraties horen als afzonderlijke bedrijven te worden aangemaakt.
Heeft een interne voorraadoverdracht invloed op mijn omzet of winstmarge?
Nee. Een overdracht verplaatst uitsluitend aantallen tussen magazijnen binnen uw bedrijf. Uw totale voorraadhoeveelheid, gewogen gemiddelde kostprijs, verkoopomzet en winst-en-verliesrekening blijven exact gelijk.
Kan ik in slechts één magazijn een voorraadtelling doen terwijl andere locaties blijven verkopen?
Ja. Bij het starten van een Voorraadtelling kiest u één specifiek magazijn. Alleen de saldi van die locatie worden geteld en gecorrigeerd, terwijl uw overige magazijnen en winkels gewoon kunnen doorwerken.
Kan mijn chauffeur onderweg vanaf een telefoon overdrachten en busverkopen registreren?
Ja. Op Android en iOS kunnen medewerkers met de juiste rechten voor voorraad en facturen de magazijnsaldi bekijken, overdrachten vastleggen en verkoopfacturen uitschrijven vanuit hun toegewezen busmagazijn—op Android zelfs volledig offline.
Waar zie ik hoeveel stuks van een product er nog in elk magazijn liggen?
U bekijkt de exacte verdeling per magazijn rechtstreeks in de details van de productkaart of door het Voorraadrapport te filteren op magazijn.
Bekijk uw bedrijf in echte appschermen
Gerelateerde handleidingen
Gerelateerde pagina's
Volg producten en magazijnvoorraad eenvoudig
Registreer voorraadmutaties, magazijnoverboekingen en tellingen. Bekijk lage voorraad en registreer zo nodig verkopen met negatieve voorraad.