Wat is veiligheidsvoorraad en hoe berekent u die?
De veiligheidsvoorraad (ook wel ijzeren voorraad of buffervoorraad genoemd) is de extra hoeveelheid producten die u aanhoudt zodat u niet misgrijpt wanneer een leverancier te laat levert of de verkoop plotseling piekt. Voor het mkb en winkels is dit de belangrijkste buffer tegen nee-verkoop en gemiste omzet.
Veiligheidsvoorraad = (maximale dagverkoop × maximale levertijd in dagen) − (gemiddelde dagverkoop × gemiddelde levertijd in dagen). Het is een reservevoorraad die u in normale weken niet aanspreekt en die vertragingen of drukte opvangt.
De formule en de benodigde gegevens
Voor een praktische berekening van de veiligheidsvoorraad hebt u vier cijfers uit uw verkoop- en inkoopgeschiedenis nodig. Zorg ervoor dat alle getallen in dezelfde eenheid (stuks, dozen, kilo's of liters) en in dagen staan.
Gebruik geen eenmalige uitverkoopdag als maximale dagverkoop, want dan houdt u een onnodig grote buffer aan die werkkapitaal vastzet. Kies liever een realistische drukke verkoopdag uit de afgelopen maanden en de langste vertraging die u daadwerkelijk bij de leverancier hebt meegemaakt.
- Maximale dagverkoop: het hoogste aantal verkochte eenheden op een drukke handelsdag
- Maximale levertijd: het hoogste aantal dagen tussen bestelling en levering bij vertraging
- Gemiddelde dagverkoop en gemiddelde levertijd: uw normale verkooptempo en gebruikelijke levertijd
Verschil tussen veiligheidsvoorraad en bestelpunt
Veiligheidsvoorraad en bestelpunt horen bij elkaar, maar betekenen niet hetzelfde. De veiligheidsvoorraad is de noodreserve voor onverwachte tegenslagen, terwijl het bestelpunt het exacte voorraadniveau is waarop u een nieuwe bestelling plaatst.
Op het moment dat u bijbestelt, moet er genoeg voorraad liggen om zowel de normale verkoop tijdens de levertijd als de veiligheidsvoorraad te dekken. Daarom is het bestelpunt gelijk aan het verwachte verbruik tijdens de levertijd plus de veiligheidsvoorraad.
Hoe past u veiligheidsvoorraad toe in GiroPS?
In GiroPS hoeft u geen aparte reserveregistratie bij te houden. Zodra u uw veiligheidsvoorraad hebt berekend en optelt bij het normale verbruik tijdens de levertijd, vult u die totale drempel in bij het veld Kritieke voorraad op de productkaart.
Zodra de actuele voorraad tot dit aantal daalt, toont GiroPS direct een melding voor kritieke voorraad. U krijgt dus een seintje voordat uw buffer wordt aangesproken en kunt tijdig bijbestellen zonder dat het schap leeg raakt.
Praktijkvoorbeeld
Voorbeeld: veiligheidsvoorraad voor een hardloper
Een ijzerwarenwinkel verkoopt gemiddeld 8 kokers kit per dag, met uitschieters naar 12 stuks op drukke dagen. De groothandel levert normaal binnen 5 dagen, maar bij vertraging duurt het tot 8 dagen. In het slechtste geval zijn er tijdens het wachten 12 × 8 = 96 stuks nodig; normaal is dat 8 × 5 = 40 stuks. Het verschil van 96 − 40 = 56 stuks is de veiligheidsvoorraad. Samen met de 40 stuks normaal verbruik tijdens de levertijd stelt de winkelier 96 stuks in als kritieke voorraad in GiroPS.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als de veiligheidsvoorraad te hoog is?
Een te grote buffer legt onnodig veel geld vast in de schappen, neemt magazijnruimte in en vergroot de kans op winkeldochters of bederf. Houd vooral een stevige reserve aan voor uw belangrijkste hardlopers.
Moet elk product dezelfde buffer krijgen?
Nee. Artikelen die dagelijks verkopen en een wisselende levertijd hebben, vragen om een volledige veiligheidsvoorraad. Voor langzaamlopers of artikelen die u dezelfde dag lokaal kunt halen, volstaat een kleine marge.
Hoe vaak moet ik de veiligheidsvoorraad herzien?
Controleer de berekening bij elk nieuw seizoen, wanneer de verkoopsnelheid van een artikel duidelijk verandert of wanneer een leverancier structureel sneller of trager gaat leveren.