Voorraadtelling en inventarisatie stap voor stap uitvoeren
Wanneer het werkelijke aantal op de plank niet meer klopt met de voorraad op je scherm, geven zowel je meldingen voor kritieke voorraad als je winstcijfers een vertekend beeld. Een fysieke voorraadtelling brengt je administratie weer precies in lijn met wat er daadwerkelijk in je winkel en magazijn ligt.
Voor een nauwkeurige voorraadtelling verwerk je eerst alle openstaande inkoop- en verkoopfacturen, ruim je de schappen op en leg je goederenbewegingen in de telzone stil. Open een concepttelling per magazijn, scan barcodes met je telefoon, vul het getelde aantal blind in het lege veld in en keur de telling goed na controle van de verschillen.
Waarom en hoe vaak moet je de fysieke voorraad tellen?
Voorraadverschillen ontstaan in het mkb zelden door één grote fout. Ze sluipen er gedurende maanden in: een levering die al in het schap ligt voordat de inkoopfactuur is geboekt, twee vergelijkbare artikelen die aan de kassa zijn verwisseld of een beschadigde doos achterin het magazijn. Als je alleen aan het eind van het jaar telt, achterhaal je nooit meer waar het verschil vandaan komt.
Combineer daarom de jaarlijkse volledige balansopname met maandelijkse of driemaandelijkse deeltellingen (cycle counts) voor hardlopers. Regelmatig tellen zorgt ervoor dat meldingen voor kritieke voorraad op tijd afgaan en voorkomt dat er werkkapitaal vastzit in verkeerd geregistreerde voorraad.
Voorbereiding vóór de teldag: voorkom de helft van de fouten vooraf
De meeste verwarring tijdens een inventarisatie ontstaat wanneer mensen beginnen te tellen terwijl de stellingen rommelig zijn en oningeboekte dozen nog op de vloer staan. Zet een dag van tevoren dezelfde producten bij elkaar, schrijf op aangebroken dozen duidelijk hoeveel stuks erin zitten en controleer of de eenheden (stuks, pak, kg, meter) kloppen.
Zorg daarna voor een scherpe documentgrens. Boek elke levering die al fysiek binnen is als inkoopfactuur. Zet bestellingen die al aan klanten zijn gefactureerd maar nog moeten worden afgehaald apart met een duidelijk label, zodat niemand ze per ongeluk opnieuw bij de vrije voorraad telt.
- Boek alle openstaande inkoop- en verkoopfacturen voordat de telling start
- Breng aangebroken dozen van hetzelfde artikel samen op één schaplocatie
- Spreek af of omdozen per losse eenheid of per doos worden geteld en geboekt
- Zet beschadigde artikelen, retouren en gereserveerde klantorders buiten de telzone
Telmethodes: volledige telling, cyclisch tellen en blind tellen
Je kunt de telmethode afstemmen op je openingstijden. Een volledige eindejaarstelling doe je buiten sluitingstijd om het hele assortiment door te lopen, terwijl je bij een cyclische deeltelling 's ochtends in vijftien minuten één stelling of één tag controleert.
Welke vorm je ook kiest, werk altijd met een blinde telling: degene die telt vult het waargenomen aantal in een leeg veld in zonder de verwachte systeemvoorraad te zien. Wie op een lijst ziet staan dat er 20 stuks moeten liggen, schrijft na het tellen van 19 stuks al snel 20 op; een leeg invulveld dwingt tot eerlijk tellen.
| Telmethode | Wanneer Toepassen | Bereik | Grootste Voordeel |
|---|---|---|---|
| Volledige Voorraadtelling | Jaar- of periodeafsluiting buiten openingstijden | Alle producten in alle magazijnen | Geeft de exacte totale voorraadwaarde |
| Cyclische Deeltelling | Wekelijks of maandelijks vóór opening | Eén stelling, tag of snelst verkopende items | Spoort fouten vroeg op zonder verkoopstop |
| Telling per Magazijn | Na voorraadverplaatsing of laden van bestelbus | Alleen hoofdmagazijn, winkelvloer of bus | Laat precies zien op welke plek verschil ontstaat |
| Steekproef (Spot Check) | Zodra een schap onverwacht leeg lijkt | Alleen de 5 tot 10 verdachte artikelen | Lost eenheid- of barcodeverwisseling direct op |
Vlot tellen langs de stellingen met telefooncamera en barcode
Turflijstjes op papier invullen en 's avonds overtypen op de computer kost dubbel werk en levert typefouten op. In GiroPS open je een voorraadtelling als concept voor een specifiek magazijn en loop je langs de schappen terwijl je barcodes scant met je telefooncamera om de fysieke aantallen direct vast te leggen.
Omdat de telling als concept bewaard blijft, kun je op elk moment pauzeren en later verdergaan. Tel je maar één gangpad, dan kies je ervoor om de voorraad van niet-getelde artikelen te behouden; doe je een volledige inventarisatie, dan kun je niet-gescande producten automatisch op nul zetten.
- Start een concepttelling voor het gekozen magazijn en werk schap voor schap af
- Scan de barcode met je telefoon en typ het fysieke aantal in het lege vak
- Behoud niet-getelde items bij een deeltelling, of zet ze op nul bij een volledige telling
- Controleer de verschillenlijst en hertel grote afwijkingen voordat je goedkeurt
Verschillen controleren en voorraadmutaties doorvoeren
Zodra alle aantallen zijn ingevoerd, toont het conceptoverzicht elk positief of negatief verschil tussen de systeemvoorraad en de getelde hoeveelheid. Controleer bij grote afwijkingen eerst of er nog een omdoos in het achterhok staat of dat een inkoopfactuur per doos in plaats van per stuk is ingevoerd.
Wanneer je de voorraadtelling goedkeurt, boekt GiroPS de verschillen automatisch als voorraadmutaties voor dat magazijn en worden de saldi bijgewerkt. Je totale voorraadwaarde past zich nauwkeurig aan op basis van de gewogen gemiddelde kostprijs en elke correctie blijft zichtbaar in het activiteitenlogboek.
Stap-voor-stap Implementatie
1. Verwerk openstaande facturen en ruim de schappen op
Boek eerst alle binnengekomen inkopen en gedane verkopen. Leg gelijke artikelen bij elkaar en noteer het exacte aantal op geopende dozen.
2. Kies het magazijn en open een concepttelling
Ga in de app naar het scherm voorraadtelling, selecteer het magazijn dat je gaat controleren (hoofdmagazijn, winkel of bestelbus) en maak een nieuw concept aan.
3. Tel systematisch van links naar rechts en blind
Volg een vaste route langs elke stelling zodat je niets overslaat of dubbel telt. Scan de barcode met je telefoon en vul alleen het daadwerkelijk getelde aantal in.
4. Hertel artikelen met opvallende verschillen
Filter in het conceptoverzicht op grote plus- of minverschillen. Controleer op de plank of er verwarring is tussen doos en los stuk of tussen vergelijkbare barcodes.
5. Kies de regel voor niet-getelde artikelen en keur goed
Behoud de huidige aantallen van niet-getelde producten bij een deeltelling, of zet ze op nul bij een volledige telling, en keur goed om de mutaties te boeken.
Praktijkvoorbeeld
Voorbeeld: Weekendtelling in een ijzerwaren- en verfwinkel met 450 artikelen
Jeroen heeft een ijzerwarenwinkel met 450 producten en telt op zondagochtend zijn hoofdmagazijn. Hij opent een concepttelling en scant de stellingen met zijn telefoon in twee uur. Bij het nalopen van vier verschillen ziet hij 46 kokers siliconenkit te veel: een recente levering van 2 dozen (elk 24 kokers) stond als '2 stuks' geboekt in plaats van 48. Na correctie van de inkoopfactuur en goedkeuring van de telling kloppen zowel zijn voorraad als zijn gemiddelde kostprijs weer precies.
| Productnaam | Systeemvoorraad | Geteld Aantal | Verschil & Actie |
|---|---|---|---|
| Muurverf Binnen 15 L | 24 Stuks | 24 Stuks | 0 Verschil (Administratie klopt met het schap) |
| Sanitairkit Transparant 280 ml | 12 Stuks | 58 Stuks | +46 Stuks (Fout met doos vs. stuk bij inkoop hersteld) |
| Verfroller 20 cm | 35 Stuks | 32 Stuks | -3 Stuks (Goedgekeurde correctie zet voorraad op 32) |
| Afplaktape 50 m | 18 Stuks | 0 Stuks | -18 Stuks (Op nul gezet bij volledige magazijntelling) |
Veelgemaakte Fouten & Oplossingen
Veelgestelde vragen
Ben ik mijn telling kwijt als de internetverbinding achterin het magazijn wegvalt?
Nee. De Android-app werkt offline: je kunt in een kelder of loods zonder bereik barcodes scannen en je concept opslaan; zodra je weer verbinding hebt, wordt alles gesynchroniseerd.
Wat als ik mijn winkel geen hele dag kan sluiten om alles te tellen?
Werk met cyclische deeltellingen. Tel elke week één productgroep of stelling en kies bij het goedkeuren voor het behouden van de voorraad van niet-getelde artikelen.
Welke invloed hebben telverschillen op mijn totale voorraadwaarde?
Bij goedkeuring boekt GiroPS voorraadmutaties voor de verschillen en wordt de totale voorraadwaarde bijgewerkt tegen de gewogen gemiddelde kostprijs van elk artikel.
Hoe tel ik producten waar geen barcode op zit?
In het telscherm kun je elk artikel opzoeken op productnaam of voorraadcode, het selecteren en direct het getelde aantal invoeren.
Kunnen meerdere medewerkers tegelijk verschillende ruimtes tellen?
Ja. Als je hoofdmagazijn, winkelvloer en bestelbus als aparte magazijnen hebt aangemaakt, kan iedere medewerker tegelijk een eigen concepttelling uitvoeren.
Bekijk uw bedrijf in echte appschermen
Gerelateerde handleidingen
Gerelateerde pagina's
Volg producten en magazijnvoorraad eenvoudig
Registreer voorraadmutaties, magazijnoverboekingen en tellingen. Bekijk lage voorraad en registreer zo nodig verkopen met negatieve voorraad.