Wat is een artikelcode (SKU) en hoe stel je die op?
Een artikelcode — internationaal bekend als SKU (Stock Keeping Unit) — is een uniek intern kenmerk dat je bedrijf aan elk afzonderlijk product geeft om het foutloos te herkennen bij inkoop, voorraadtelling en verkoop. Zo voorkom je verwarring tussen artikelen met bijna dezelfde naam.
Een SKU of artikelcode is een eigen combinatie van letters en cijfers waarmee een bedrijf elk specifiek product in de voorraad identificeert. In tegenstelling tot de universele EAN-barcode bepaal je zelf de opbouw, zodat je aan de code direct de productgroep, eigenschap en maat afleest.
Hoe bouw je een duidelijke en leesbare artikelcode op?
Een goede artikelcode is geen willekeurig volgnummer: iedereen in de winkel of het magazijn moet aan de code kunnen zien om welk artikel het gaat zonder eerst de productkaart te openen. De meest overzichtelijke aanpak bestaat uit drie vaste blokken van productgroep via eigenschap naar verpakkingsmaat.
Door deze structuur consequent voor je hele assortiment aan te houden, voeg je nieuwe artikelen zonder twijfel toe en worden verwante producten in Excel-exporten en rapporten automatisch bij elkaar gegroepeerd. Deze vier vuistregels houden je artikelbestand schoon.
- Hanteer een vaste volgorde van categorie, kenmerk en maat: bijvoorbeeld VERF-WIT-05L voor een emmer witte muurverf van 5 liter.
- Gebruik uitsluitend hoofdletters, cijfers en koppeltekens (-); vermijd spaties, schuine strepen of speciale tekens die problemen geven bij Excel-import.
- Begin een code nooit met het cijfer nul (spreadsheets verwijderen vaak voorloopnullen) en vermijd tekens die op elkaar lijken zoals de letter O en het cijfer 0.
- Geef elke verkoopvariant een eigen code en hergebruik een oude artikelcode van een uitgelopen product nooit voor een nieuw artikel.
Verschil tussen artikelcode (SKU) en EAN-barcode
Een EAN- of UPC-barcode wordt door de fabrikant uitgegeven volgens wereldwijde standaarden en is bij elke winkel die dat merkproduct verkoopt exact hetzelfde. Een artikelcode (SKU) is daarentegen puur intern voor jouw bedrijf en sluit aan op jouw magazijnindeling.
Bovendien hebben veel artikelen in een ijzerwarenwinkel, groothandel of werkplaats helemaal geen gedrukte fabrieksbarcode — denk aan losse schroeven, kabel per meter, eigen samengestelde sets of diensten. Met een duidelijke artikelcode kun je ook die producten snel opzoeken, tellen en factureren.
Hoe werk je met artikelcodes in GiroPS?
In GiroPS heeft elke product- of dienstkaart aparte velden voor zowel Barcode als Artikelcode (Stock code). Je kunt de EAN-barcode van de verpakking scannen met de camera van je telefoon en daarnaast je eigen leesbare artikelcode opslaan.
Bij het maken van een offerte, bestelling of factuur en tijdens een voorraadtelling hoef je maar een paar tekens van de artikelcode te typen om het juiste artikel direct te selecteren. Verkoop je een product in meerdere inhoudsmaten of kleuren, maak dan per uitvoering een eigen productkaart met een eigen artikelcode om de kritieke voorraad en gemiddelde kostprijs zuiver te volgen.
Praktijkvoorbeeld
Voorbeeld: codering in een verf- en bouwmarkt
Een winkel verkoopt binnenmuurverf in drie kleuren (wit, crème en grijs) en twee emmerformaten (5 liter en 15 liter). Om te voorkomen dat medewerkers bij het factureren of picken de verkeerde emmer kiezen, maakt de eigenaar zes heldere artikelcodes aan: MUURVERF-WIT-05L, MUURVERF-WIT-15L, MUURVERF-CRM-05L, MUURVERF-CRM-15L, MUURVERF-GRS-05L en MUURVERF-GRS-15L. Op zowel het telefoonscherm als de pakbon is het formaat in één oogopslag duidelijk.
Veelgestelde vragen
Heb ik een artikelcode nodig als mijn producten al een EAN-barcode hebben?
Het is niet verplicht, maar wel erg handig in de praktijk. Aan een reeks van 13 cijfers op een factuur of in een voorraadlijst zie je niet welk product het is, terwijl een sprekende artikelcode direct leesbaar is.
Moet ik twee artikelcodes aanmaken als ik hetzelfde product bij twee leveranciers inkoop?
Nee. Als het artikel dat je aan de klant verkoopt exact hetzelfde is qua merk, uitvoering en eenheid, gebruik je één productkaart en één artikelcode. Inkopen bij verschillende leveranciers komen dan samen in dezelfde voorraad en werken de gewogen gemiddelde kostprijs bij.
Hoe lang moet een goede artikelcode zijn?
Voor de meeste mkb-bedrijven werkt een lengte van 8 tot 14 tekens, verdeeld in drie korte blokken met koppeltekens, het best. Te lange codes vallen weg op afdrukken en vergroten de kans op typefouten.