Barcode-voorraadbeheer met je telefooncamera en handscanner
Winkels, groothandels en werkplaatsen hebben geen dure industriële handterminals nodig om pickfouten te voorkomen en de voorraadtelling te versnellen. Door de camera van je smartphone in het gangpad te combineren met de snelle barcodemodus aan de balie, leg je elke voorraadmutatie direct en foutloos vast.
Voor voorraadbeheer met barcodes via je telefoon sla je de fabrieksbarcode op bij het product en geef je onverpakte artikelen een korte Voorraadcode. In de Android- en iOS-app scan je met de camera om producten te zoeken, een voorraadtelling te doen en factuurregels toe te voegen.
Waarom je smartphonecamera dure handterminals in het magazijn vervangt
Veel mkb-ondernemers stellen het werken met barcodes uit omdat ze denken dat er dure laserscanners, oplaadstations en ingewikkelde netwerken nodig zijn. In de dagelijkse praktijk van een winkel of magazijn is het doel veel eenvoudiger: de barcode op de verpakking scannen, het juiste product openen, de actuele voorraad bekijken en het artikel zonder typefouten op een inkoop- of verkoopfactuur zetten. Moderne smartphonecamera's stellen razendsnel scherp en lezen standaard EAN-codes binnen een seconde.
In tegenstelling tot losse barcode-apps die alleen een cijferreeks op het scherm tonen, is de scanner in GiroPS direct gekoppeld aan je productcatalogus, voorraadmutaties en facturatie. Zodra je een artikel scant, herkent de app het product, haalt het actuele saldo en de verkoopprijs op en voegt de regel direct toe aan de geopende offerte, bestelling, factuur of voorraadtelling.
- Geen aanschaf van dure scanapparatuur: medewerkers gebruiken hun eigen Android- of iOS-telefoon in het magazijn
- Geen verwarring meer tussen artikelen met vergelijkbare namen, afmetingen of verpakkingen
- Nieuwe medewerkers maken direct foutloze verkoopfacturen zonder prijslijsten uit het hoofd te leren
- Offline werken op Android: scan barcodes in een magazijn zonder bereik en synchroniseer zodra er weer verbinding is
Mobiele camera of snelle barcodemodus op Web: wat gebruik je wanneer?
Het scannen van artikelen gebeurt op twee verschillende plekken: lopend langs de stellingen in het magazijn of staand achter de toonbank bij de computer. GiroPS ondersteunt beide werkwijzen. In de mobiele apps voor Android en iOS gebruik je de camera van je telefoon — ideaal om naast een klant direct de voorraad en prijs op te vragen, binnengekomen dozen van een leverancier te controleren of schap voor schap de voorraadtelling uit te voeren.
Werk je achter een pc of laptop aan de balie of op kantoor, dan biedt de GiroPS Web-app een speciale snelle barcodemodus op het factuur- en verkoopscherm. Je sluit eenvoudig een standaard USB- of Bluetooth-handscanner aan — of typt de Voorraadcode op het toetsenbord — om artikelen achter elkaar toe te voegen. Scan je hetzelfde artikel nog een keer, dan verhoogt het systeem automatisch het aantal op die regel met één zonder dat je de muis hoeft aan te raken.
| Dagelijkse Taak | Beste Platform | Scanmethode | Praktisch Voordeel in het Bedrijf |
|---|---|---|---|
| Prijs en voorraad checken bij het schap | Android & iOS Mobiel | Telefooncamera | Direct antwoord aan de klant over actuele voorraad en verkoopprijs |
| Fysieke voorraadtelling (inventarisatie) | Android & iOS Mobiel | Telefooncamera | Artikel op het schap scannen en getelde aantal invullen zonder papier |
| Snel factureren aan de toonbank | Webapplicatie | USB-/Bluetooth-scanner of toetsenbord | Razendsnel regels toevoegen en aantallen automatisch ophogen |
| Goederenontvangst in kelder zonder wifi | Android Mobiel | Telefooncamera (offline) | Inkoop of telling offline vastleggen en later synchroniseren |
Een duidelijke Voorraadcode instellen voor losse waar zonder barcode
Vrijwel elke ijzerwarenwinkel, groothandel of werkplaats verkoopt artikelen zonder fabrieksbarcode: kabels per meter, losse bouten en moeren, eigen montagedelen of onverpakte goederen. Hier is een eerlijke productgrens belangrijk: GiroPS genereert geen nieuwe barcodeplaatjes en print geen zelfklevende barcodelabels. Je hoeft ook geen labelprinter te kopen om deze artikelen strak te beheren; je gebruikt simpelweg het veld Voorraadcode (Stock code) op de productkaart.
Een logisch opgebouwde Voorraadcode werkt net zo snel als een barcode. Door een korte categoriecode te combineren met een maat of volgnummer (bijvoorbeeld IJZ-010 voor een montagebeugel, KBL-2M voor twee meter kabel of BOUT-040 voor een doosje bouten), typen jij en je medewerkers slechts een paar tekens in de mobiele zoekbalk of het snelle barcodeveld op Web om het juiste artikel direct te selecteren.
- Kies een vast patroon van Categorie + Maat: KBL-3X15 (kabel 3x1,5), BUIS-20MM (buis), WRK-012 (werkplaatsdeel)
- Gebruik alleen hoofdletters, cijfers en een koppelteken (-), zonder spaties of vreemde tekens
- Leg bij de balie een overzichtskaart neer met de Voorraadcodes van de 20 meest verkochte losse artikelen
- Vul bij verpakte artikelen zowel de EAN-barcode als een korte Voorraadcode in zodat beide methoden werken
Fouten voorkomen bij goederenontvangst en voorraadtelling met de camera
De meeste voorraadverschillen ontstaan bij het uitpakken van leveringen of tijdens een haastige handmatige telling. Wanneer een leverancier tien varianten van hetzelfde merk levert die alleen verschillen in wattage, diameter of kleur, leidt zoeken op naam in een keuzelijst vaak tot bijboeken op de verkeerde kaart. Door bij het invoeren van de inkoopfactuur de barcode op de verpakking te scannen, komt de voorraad gegarandeerd bij het juiste artikel terecht.
Diezelfde zekerheid heb je tijdens een voorraadtelling. In plaats van door een lange alfabetische lijst te scrollen met het risico dat je het aantal één regel te laag invult, richt je de telefooncamera op het product in het vak, typ je het getelde aantal in en ga je door naar het volgende schap. Elke correctie weerspiegelt zo de echte fysieke situatie.
Sneller werken aan de balie en betrouwbare meldingen voor kritieke voorraad
Zodra je barcodes en Voorraadcodes op orde zijn, maak je binnen enkele seconden een verkoopfactuur, offerte of bestelling. Of je nu vijf artikelen scant met je telefoon op het buitenterrein of twintig producten langs een USB-scanner haalt in de Web-app, elke regel neemt automatisch de juiste eenheid en verkoopprijs over terwijl je aantallen en kortingen direct kunt aanpassen.
Bovendien houden foutloze scans je rapportages zuiver. Omdat elke inkoop en verkoop het juiste product bijwerkt, krijg je op het juiste moment een melding bij kritieke voorraad en laat het rapport over incourante voorraad precies zien welke artikelen al 30, 60 of 90 dagen niet zijn verkocht.
Stap-voor-stap Implementatie
1. Sla barcodes en Voorraadcodes op bij je producten
Open je productkaarten (of importeer ze in één keer via Excel) en vul de EAN-code van de verpakking in bij Barcode en je eigen kenmerk bij Voorraadcode.
2. Maak een eenvoudige coderegel voor onverpakte artikelen
Geef artikelen die per meter, per kilo of los worden verkocht een korte, herkenbare Voorraadcode zoals IJZ-001 of KBL-2M.
3. Controleer je beginvoorraad met een cameratelling
Start een voorraadtelling in de Android- of iOS-app, loop langs de stellingen, scan elk artikel met de camera en voer het daadwerkelijk getelde aantal in.
4. Voeg inkoop- en verkoopregels direct toe via scan
Gebruik de telefooncamera wanneer je door het magazijn loopt en gebruik de snelle barcodemodus op Web met een USB-/Bluetooth-scanner of toetsenbord aan de balie.
5. Volg meldingen voor kritieke voorraad en voorraadmutaties
Vertrouw op je foutloze scanregistraties om waarschuwingen voor kritieke voorraad op te volgen en hardlopers op tijd bij te bestellen.
Praktijkvoorbeeld
Praktijkvoorbeeld: IJzerwaren & Elektro Van Dijk (1.400 artikelen)
Van Dijk verkoopt zowel verpakt schakelmateriaal met fabrieksbarcode als losse installatiekabel per meter en schroeven. De ochtendlevering wordt in het magazijn gecontroleerd met de camera van een Android-telefoon, terwijl de balieverkoop via de Web-app met USB-scanner en Voorraadcodes loopt:
| Productnaam | Barcode / Voorraadcode | Actie & Platform | Voorraadeffect & Resultaat |
|---|---|---|---|
| Wandcontactdoos met randaarde (Doos) | 8711234567890 / WCD-01 | Inkoopfactuur — Android-camera | +100 Stuks toegevoegd; nieuw magazijnsaldo is 145 Stuks |
| LED-lamp 9W Warmwit | 8711234987654 / LED-09W | Verkoopfactuur — Web USB-scanner | 6 keer gescand (-6 Stuks); verwisseling met koelwit voorkomen |
| Installatiekabel 3x1,5 mm² (Meter) | Geen barcode / KBL-3X15 | Verkoopfactuur — Web-toetsenbord (KBL-3X15) | -25 Meter afgeschreven; nog 175 Meter op de haspel |
| Spaanplaatschroeven 4x40 (Pak) | Geen barcode / IJZ-040 | Voorraadtelling — iOS-camera / Zoeken | 18 Pakken geteld; verschil van 2 pakken netjes gecorrigeerd |
Veelgemaakte Fouten & Oplossingen
Veelgestelde vragen
Moet ik een losse barcodescanner kopen om mijn voorraad met barcodes bij te houden?
Nee. In de GiroPS-apps voor Android en iOS scan je barcodes rechtstreeks met de camera van je telefoon. Verwerk je aan de balie veel verkopen achter elkaar op een computer, dan kun je optioneel een standaard USB- of Bluetooth-scanner aansluiten op de Web-app.
Kan ik met GiroPS nieuwe barcodes aanmaken of barcodestickers printen?
Nee. GiroPS maakt geen barcode-afbeeldingen aan en print geen zelfklevende etiketten. Je scant de fabrieksbarcodes die al op verpakkingen staan en gebruikt een eigen Voorraadcode (zoals KBL-2M) voor artikelen zonder barcode.
Kan ik barcodes scannen in een magazijn waar ik geen internetverbinding heb?
Ja, op Android. De Android-app werkt offline, zodat je zonder internet met de camera kunt scannen, voorraad kunt bekijken en verkopen of tellingen kunt opslaan; zodra je weer verbinding hebt, wordt alles automatisch gesynchroniseerd. Web en iOS vereisen een actieve verbinding.
Heb ik speciale software nodig om een USB-handscanner te gebruiken in de Web-app?
Nee, er zijn geen drivers nodig. Standaard USB- en Bluetooth-scanners werken als een toetsenbord: klik in het snelle barcodeveld op het Web-factuurscherm en scan het artikel.
Kan ik mijn bestaande barcodes in één keer importeren vanuit Excel?
Ja. Bij het importeren van je productenlijst via het Excel-sjabloon kun je zowel de kolom Barcode als de kolom Voorraadcode direct meenemen.
Bekijk uw bedrijf in echte appschermen
Gerelateerde handleidingen
Gerelateerde pagina's
Volg producten en magazijnvoorraad eenvoudig
Registreer voorraadmutaties, magazijnoverboekingen en tellingen. Bekijk lage voorraad en registreer zo nodig verkopen met negatieve voorraad.