Voorraadbeheer, projectoffertes en verkopen op rekening voor ijzerwarenwinkels en bouwmarkten
In een ijzerwarenwinkel of bouwmaterialenhandel gaan dagelijks duizenden verschillende artikelen over de toonbank: van losse schroeven, pluggen en koppelingen tot kabel per meter, verf, cement en elektrisch gereedschap. Wanneer afhalingen van timmerlieden en installateurs op losse briefjes belanden, veelgevraagde verbruiksartikelen ongemerkt opraken of prijsverhogingen van leveranciers te laat in de verkoopprijs worden doorberekend, verdampt uw marge. Deze pagina laat zien hoe u voorraad, offertes en debiteuren overzichtelijk regelt in GiroPS.
Leg artikelen vast per stuk, meter, kilo, doos of liter met artikelcodes en labels zodat u elke maat binnen seconden aan de balie vindt. Maak pdf-offertes voor aannemers en zet die na akkoord met één tik om in een order of factuur. Houd openstaande rekeningen en deelbetalingen van vakmensen bij, ontvang meldingen bij een kritiek voorraadniveau en laat de gewogen gemiddelde kostprijs uw marge beschermen bij prijsstijgingen.
Waarom voorraad en bonnen van vakmensen snel onoverzichtelijk worden
Een ijzerwaren- of bouwmaterialenzaak combineert duizenden kleine bevestigingsmaterialen met kostbaar gereedschap en zware bouwstoffen. Sommige artikelen koopt u per doos in en verkoopt u per stuk, kabel en buis gaan per strekkende meter en losse spijkers of voegmiddel per kilogram. Als eenheden en artikelcodes niet vanaf het begin strak zijn ingesteld, wijkt de schapvoorraad al snel af van uw administratie.
De tweede uitdaging is het dagelijkse verkeer aan de afhaalbalie. Loodgieters, elektriciens, schilders en aannemers halen doordeweeks materiaal voor lopende klussen en rekenen pas af na oplevering of in termijnen. Wie deze afhalingen in een schuldenboekje of op afhaalbonnen bewaart, vergeet al gauw regels te factureren. Stijgen ondertussen de inkoopprijzen bij de groothandel, dan verkoopt u met een verouderde balieprijs direct ten koste van uw winstmarge.
Duizenden artikelen, verschillende eenheden en snel zoeken aan de balie
In GiroPS legt u per product een artikelcode, barcode, eenheid (stuk, meter, kg, liter, doos, pak, zak), inkoopprijs en verkoopprijs vast. U importeert uw volledige artikelbestand vanuit Excel en groepeert het assortiment met labels zoals bevestigingsmateriaal, sanitair, elektra, verf of gereedschap. Verpakte artikelen scant u met uw telefooncamera of een USB/Bluetooth-handscanner; losse bouten of kabel op maat vindt u direct op artikelcode of afmeting.
Komt er een nieuwe levering binnen tegen een hogere prijs of in een vreemde valuta met wisselkoers, dan herberekent GiroPS bij het boeken van de inkoopfactuur automatisch de gewogen gemiddelde kostprijs. U ziet direct de werkelijke kostprijs van uw gemengde voorraad en past uw verkoopprijzen op tijd aan.
- Passende eenheden: verkoop foutloos per stuk, meter, kilo, liter, doos of zak
- Artikelcodes en labels: filter duizenden schroeven, fittingen en gereedschappen direct
- Gewogen gemiddelde kostprijs: automatische herberekening bij elke nieuwe inkoopfactuur
- Meerdere magazijnen: houd winkelvloer, achterruimte en buitenopslag netjes gescheiden
Pdf-offertes voor klussen en meldingen bij kritieke voorraad
Voor een verbouwing of installatieklus vragen aannemers en particulieren vooraf een gespecificeerde prijsopgave. In GiroPS stelt u snel een pdf-offerte op met regel- of documentkorting en verstuurt u deze via WhatsApp of e-mail. Zodra de klant akkoord geeft, zet u de offerte met één tik om in een order of verkoopfactuur zonder alles opnieuw in te typen. De pdf-documenten zijn voor uw commerciële administratie en vervangen geen fiscale kassa of verplichte e-facturatie.
Als dagelijkse hardlopers zoals siliconenkit, teflontape, slijpschijven of gangbare pluggen op zijn, haalt de vakman vaak zijn hele bestelling bij een ander. Door op deze verbruiksartikelen een kritiek voorraadniveau in te stellen, verschijnt er direct een waarschuwing op het startscherm zodra de voorraad onder de grens zakt.
Verkopen op rekening aan vakmensen, deelbetalingen en overzichten
Elke vaste zzp'er, installateur of klusbedrijf legt u vast als contact. Afgehaald materiaal boekt u met een verkoopfactuur op hun saldo; betaalt de klant tussentijds een deel contant of per bank, dan registreert u een deelbetaling op uw kas- of bankrekening en daalt het openstaande bedrag van de factuur automatisch.
Aan het einde van de maand of na afloop van een project maakt u met één tik een pdf-rekeningoverzicht over de gewenste periode en deelt u dit via WhatsApp. De ouderdomsanalyse laat direct zien welke rekeningen meer dan 30, 60 of 90 dagen openstaan, en met een rol waarbij inkoopprijzen verborgen zijn, helpen baliemedewerkers klanten zonder uw inkoopkosten te zien.
- Klantkaarten voor vakmensen: alle afhalingen, retouren en openstaande saldi per bedrijf
- Deelbetalingen boeken: verreken termijnbetalingen direct met openstaande facturen
- Pdf-rekeningoverzicht: stuur een compleet overzicht van afgehaald materiaal via WhatsApp
- Inkoopprijzen verbergen: baliepersoneel maakt offertes en verkoopt zonder zicht op marges
Praktijkvoorbeeld
Voorbeeld: IJzerwaren- en bouwmaterialenhandel met 3.500 artikelen en 45 vaste vakmensen
Bouw- & IJzerhandel Van Dijk voert 3.500 artikelen in bevestiging, sanitair, elektra en verf voor particulieren en 45 lokale klusbedrijven en installateurs. Voorheen werden prijzen van losse ijzerwaren uit het hoofd genoemd, stonden afhalingen op papieren bonnen die soms zoekraakten en greep men halverwege de week mis bij kitkokers en zaagbladen. Na de Excel-import in GiroPS zijn alle eenheden (meter, kilo, stuk) ingesteld, kregen 400 hardlopers een kritiek voorraadniveau en werden alle 45 zakelijke klanten met hun saldo ingevoerd. Nu gaan klusoffertes binnen vijf minuten als pdf via WhatsApp de deur uit, volgt de gemiddelde kostprijs elke prijswijziging en ontvangen klanten wekelijks een helder pdf-overzicht.
Stap-voor-stap Implementatie
1. Importeer uw assortiment met eenheden, codes en labels
Upload uw Excel-lijst met artikelcode, barcode, verkoopeenheid (stuk, meter, kg, doos, liter) en categorielabel voor elk product.
2. Stel kritieke voorraadniveaus in voor verbruiksartikelen
Bepaal de minimale voorraad voor veelgevraagde schroeven, pluggen, kitten, tapes en slijpschijven zodat u op tijd bijbestelt.
3. Maak contacten aan voor vaste vakmensen en aannemers
Voeg zakelijke klanten die op rekening kopen toe met hun beginsaldo, zodat elke afhaling en deelbetaling direct wordt bijgewerkt.
4. Verstuur pdf-offertes en boek inkoopfacturen direct in
Maak projectoffertes in pdf, zet ze na akkoord om in een factuur en voer leveranciersfacturen in om de gemiddelde kostprijs actueel te houden.
Veelgemaakte Fouten & Oplossingen
Veelgestelde vragen
Hoe verkoop ik losse schroeven, koppelingen of afgeknipte kabel zonder barcode?
Geef artikelen zonder barcode een korte artikelcode (bijv. SCHR-M8-40) en een label. Aan de balie zoekt u op naam, maat of code en vult u het aantal stuks, meters of kilo's in.
Kan ik een offerte voor bouwmaterialen omzetten in een factuur zonder opnieuw te typen?
Ja. Zodra de klant of aannemer uw pdf-offerte goedkeurt, zet u deze met één tik om in een order of verkoopfactuur met behoud van alle regels en kortingen.
Hoe berekent GiroPS de kostprijs als inkoopprijzen of wisselkoersen veranderen?
U kunt inkoopfacturen (ook in vreemde valuta met wisselkoers) invoeren; GiroPS berekent automatisch de nieuwe gewogen gemiddelde kostprijs per artikel.
Kunnen baliemedewerkers verkopen en offreren zonder onze inkoopprijzen te zien?
Ja. Met een rol waarbij inkoopprijzen verborgen zijn, kan het personeel voorraden bekijken, offertes maken en verkopen boeken, terwijl inkoopkosten en marges afgeschermd blijven.
Vervangt GiroPS een gecertificeerd kassasysteem of verplichte e-facturatie?
Nee. GiroPS maakt en deelt offertes, orders en facturen als pdf-documenten voor uw bedrijfsbeheer en vervangt geen fiscale kassa of Peppol e-facturatie.