Wat is een voorraadtelling (inventarisatie) en hoe voert u die uit?
Een voorraadtelling (ook wel fysieke inventarisatie of balansopname genoemd) is het daadwerkelijk natellen van de goederen in uw schappen en magazijn, het vergelijken van die aantallen met de systeemvoorraad en het corrigeren van verschillen. Zo kloppen uw cijfers weer met de werkelijkheid en voorkomt u dat u misgrijpt of onnodig bijbestelt.
Bij een voorraadtelling vergelijkt u de fysiek getelde voorraad op de plank met de geregistreerde voorraad in het systeem. Ligt er minder dan gedacht, dan is er sprake van derving (tekort); ligt er meer, dan is er een overschot. Na goedkeuring wordt de systeemvoorraad gelijkgesteld.
Waardoor voorraadverschillen ontstaan en wat ze laten zien
Zelfs in een strak georganiseerde winkel loopt de voorraad op het scherm na verloop van tijd uiteen met wat er echt in het schap ligt. Tellen is niet alleen bedoeld om het getal recht te zetten, maar ook om de oorzaak van lekkages op te sporen.
Boek vóór de telling eerst alle openstaande inkoop- en verkoopfacturen in en leg mutaties in het getelde gangpad stil, zodat u geen schijnverschillen krijgt door achterstallige administratie.
- Niet of verkeerd geboekte bonnen: leveringen die al in het schap liggen voordat de inkoopfactuur is ingevoerd, of verwisseling tussen doos en los stuk
- Breuk, bederf en schade: kapotte, lekkende of verlopen artikelen die zijn weggegooid zonder ze af te boeken
- Verwisseling en diefstal: sterk op elkaar lijkende producten die onder de verkeerde barcode zijn gescand, of winkeldiefstal
Volledige balansopname versus cyclisch tellen
Bij een volledige balansopname telt u alle artikelen in het bedrijf in één keer, meestal buiten openingstijden aan het einde van het jaar of kwartaal. Dat geeft een compleet overzicht, maar kost veel tijd en mankracht.
Bij cyclisch tellen (deeltelling) knipt u het werk op in kleine, vaste controlemomenten: u telt bijvoorbeeld elke week één stelling, één productgroep of uw twintig hardlopers zonder de winkel te sluiten.
Hoe u een voorraadtelling vastlegt in GiroPS
In GiroPS opent u voor het gekozen magazijn eerst een voorraadtelling in concept. Met de camera van uw telefoon als barcodescanner of via de lijst vult u de getelde aantallen in; zolang de telling in concept staat, wijzigt uw actuele voorraad nog niet en kunt u afwijkingen rustig nalopen.
Zodra u de telling controleert en goedkeurt, boekt GiroPS automatisch de correctiemutaties en wordt de systeemvoorraad precies gelijkgesteld aan het getelde aantal.
Praktijkvoorbeeld
Voorbeeld: schaptelling en correctie op de verfafdeling
Een bouwmarkt telt op zaterdagmiddag het verfschap. Volgens het systeem moeten er 24 emmers witte plafondverf en 15 verfrollers staan. Bij het natellen worden 22 emmers verf en 16 verfrollers gevonden. Bij navraag blijkt dat vorige week 2 lekkende emmers zijn weggegooid zonder afboeking, terwijl 1 verfroller bij de kassa per ongeluk onder de barcode van een andere maat is aangeslagen. Na het invoeren en goedkeuren van de werkelijke aantallen (22 en 16) in GiroPS klopt de voorraad weer exact.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak moet een ondernemer de voorraad tellen?
De meeste bedrijven doen één of twee keer per jaar een volledige telling en combineren dat met wekelijkse of maandelijkse deeltellingen voor hardlopers en dure artikelen.
Kan ik blijven verkopen tijdens een voorraadtelling?
Voor zuivere cijfers moeten verkopen en leveringen in het schap dat u op dat moment telt even stilliggen. Telt u op een winkeldag, doe dat dan per klein vak vóór openingstijd.
Hoe werkt tellen als ik meerdere magazijnen heb?
Elk magazijn, elk filiaal en elke bestelbus wordt apart geteld. Rond lopende overboekingen tussen locaties eerst af, zodat onderweg zijnde goederen niet dubbel of helemaal niet worden meegeteld.