Hoe je zonder dataverlies overstapt van Excel-sheets naar een voorraad- en relatie-app
Excel-spreadsheets zijn een prima startpunt wanneer je net een bedrijf begint, maar zodra meerdere mensen de voorraad bijwerken, gaan kapotte formules, dubbele regels en rondzwervende bestandsversies geld kosten. Het verhuizen van je artikelbestand en je klanten- en leverancierslijst vanuit Excel naar een gestructureerde voorraad-app kost minder dan een middag als je eerst je kolommen opschoont en de juiste importvolgorde aanhoudt.
Om soepel van Excel naar een voorraad-app over te stappen, verwijder je eerst dubbele regels uit je sheets en importeer je daarna je artikellijst met het Excel-sjabloon (inclusief artikelcode, barcode, eenheid, inkoop- en verkoopprijs, btw-percentage, kritieke voorraad en beginvoorraad met het doelmagazijn). Vervolgens importeer je je relaties, voer je het beginsaldo per relatie in op de detailpagina via 'Salhocorrectie / Beginsaldo' of openstaande facturen, en archiveer je het oude Excel-bestand als alleen-lezen.
Wanneer Excel-spreadsheets je dagelijkse voorraad- en kascontrole gaan remmen
Spreadsheets voelen flexibel omdat elke cel willekeurige tekst accepteert, maar precies dat gebrek aan vaste regels zorgt ervoor dat voorraadlijsten langzaam afwijken van wat er echt in het schap ligt. Eén keer per ongeluk een losse kolom sorteren in plaats van de hele tabel gooit de prijzen van honderden artikelen door elkaar, terwijl het doorsturen van bestanden tussen laptop en telefoon versies oplevert als 'Voorraad_Definitief_v3.xlsx' waarbij niemand meer weet welke telling klopt.
Nog belangrijker is dat een statisch Excel-blad een verkoop niet tegelijkertijd aan je voorraad én aan de klantenkaart kan koppelen. Wanneer je in Excel op rekening verkoopt, moet je handmatig het aantal aftrekken op het voorraadtabblad, een regel toevoegen op het klanttabblad en later het kastabblad bijwerken zodra er wordt betaald. Overstappen naar een gekoppelde voorraad- en relatie-app vervangt die drie losse handelingen door één enkele boeking.
Je productcatalogus en beginvoorraad in bulk importeren met het Excel-sjabloon
Trek voordat je je artikelbestand uploadt twintig minuten uit om je bestaande tabel op te schonen, zodat je geen jaren aan verouderde regels meeneemt naar je nieuwe systeem. Verwijder artikelen die je niet meer verkoopt, trek meeteenheden gelijk (zoals Stuk, Kg, Doos of Meter) en controleer of elke barcode en artikelcode (SKU) uniek is.
Wanneer je de opgeschoonde kolommen in het GiroPS-artikelsjabloon plakt, importeer je zowel je catalogusgegevens als je fysieke startaantallen in één stap. Naast artikelnaam, artikelcode, barcode, eenheid, inkoopprijs, verkoopprijs, btw-tarief en kritieke voorraadgrens kun je in het sjabloon direct de beginvoorraad invullen en aangeven in welk magazijn deze voorraad moet worden geboekt.
- Vul de basisvelden van je catalogus in: artikelnaam, unieke artikelcode (SKU), barcode en eenheid
- Zet inkoopprijs, verkoopprijs en btw-tarief als zuivere getallen in de cellen zonder valutatekens
- Stel een kritiek voorraadniveau in voor hardlopers zodat bestelmeldingen vanaf dag één werken
- Geef de beginvoorraad en de naam van het doelmagazijn op om direct de openingsvoorraad aan te maken
Je relatielijst importeren via Excel en hoe je beginsaldi vastlegt
Met de tweede Excel-import zet je al je zakelijke contacten over: klanten, leveranciers en overige relaties. Via het relatiesjabloon upload je in één keer de relatienaam, relatiecode, het type (Klant, Leverancier of Overig), telefoonnummer, e-mailadres, vestigingsadres, belastingkantoor en btw-/kvk-nummer, plus de standaardvaluta van de relatie.
Let bij de overstap goed op één belangrijke regel: het beginsaldo van een relatie staat niet in het Excel-sjabloon voor relaties. Het rechtstreeks inlezen van oude schulden in een statische profieltabel leidt vaak tot onduidelijke mutatiehistorie of valutaverschillen. Importeer daarom eerst de relatiekaarten en open daarna de detailpagina van elke relatie met een openstaand bedrag om via 'Saldocorrectie / Beginsaldo' of het invoeren van openstaande facturen het startsaldo vast te leggen.
| Gegevensgroep | Kolommen in het Excel-Importsjabloon | Hoe Startaantallen / Beginsaldi Worden Geboekt | Controle Vóór het Importeren |
|---|---|---|---|
| Productcatalogus | Naam, SKU-code, barcode, eenheid, in-/verkoopprijs, btw, kritieke voorraad | Wordt rechtstreeks uit de kolommen van het artikelsjabloon gelezen | Dubbele barcodes en tekst in prijscellen verwijderen |
| Beginvoorraad | Kolommen voor aantal beginvoorraad en doelmagazijn | Wordt bij import automatisch in het gekozen magazijn geboekt | Controleren of de magazijnnaam exact overeenkomt met het magazijn in de app |
| Relatiebestand | Naam, code, type (Klant/Leverancier/Overig), telefoon, e-mail, adres, btw-info, valuta | Wordt geïmporteerd als schone relatiekaart met startsaldo nul | Relatietype en ISO-valutacode per regel nalopen |
| Beginsaldo Relatie | Maakt geen deel uit van het Excel-sjabloon voor relaties | Na import per relatie invoeren op de detailpagina via Saldocorrectie / Beginsaldo of open factuur | Het netto openstaande saldo vooraf afstemmen met klant of leverancier |
Opmaakregels die Excel-importfouten bij de eerste poging voorkomen
De meeste foutmeldingen bij het importeren ontstaan doordat cellen opmaak bevatten die bedoeld is voor het menselijk oog in plaats van een importfunctie. Numerieke kolommen — zoals inkoopprijs, verkoopprijs, btw-percentage, kritieke voorraad en beginvoorraad — mogen uitsluitend cijfers en een decimaalteken bevatten, zonder toevoegingen als 'stuks', zonder valutatekens en zonder samengevoegde kopregels.
Kolommen met barcodes, btw-nummers en telefoonnummers vragen extra aandacht omdat Excel lange cijferreeksen vaak omzet naar wetenschappelijke notatie (zoals 8,69E+12) of voorloopnullen weghaalt. Zet de celopmaak van deze kolommen op 'Tekst' voordat je het bestand opslaat en controleer het voorbeeldoverzicht op het scherm voordat je de import definitief bevestigt.
- Verwijder lege tussenregels, totaalregels onderaan het blad en samengevoegde titelblokken bovenaan
- Zet de kolommen voor barcode, artikelcode en telefoonnummer op Tekst zodat er geen cijfers wegvallen
- Houd prijzen en aantallen strikt numeriek; zet de eenheid en valutacode in hun eigen sjabloonkolommen
- Splits enorme spreadsheets met duizenden regels op per productgroep om het voorbeeld sneller te controleren
Checklist voor de eerste week: oude Excel archiveren en eerste snelle telling
Het grootste gevaar na de overstap is geen technische fout, maar dat medewerkers uit gewoonte nog in het oude Excel-bestand blijven typen terwijl anderen verkopen in de app boeken. Verplaats op de overstapdag alle oude Excel-bestanden naar een archiefmap met datum en stel ze in op 'Alleen-lezen' (Read-Only), zodat je ze kunt raadplegen zonder risico op dubbele administratie.
Houd je in de eerste week op GiroPS strikt aan de regel om niets dubbel bij te houden en doe met de barcodescanner op je telefoon een eerste snelle steekproeftelling bij je 20 tot 30 meest verkochte artikelen. Zodra die aantallen en de saldi van je belangrijkste klanten en leveranciers aansluiten op je archiefbestand, werkt je team met volledig vertrouwen in de app.
Stap-voor-stap Implementatie
1. Schoon je huidige Excel-bladen op en verwijder dubbele regels
Haal verouderde artikelen weg, voeg dubbele klantnamen samen, zet barcodekolommen op tekstopmaak en verwijder valutatekens uit prijscellen.
2. Maak je magazijnen aan en importeer het artikelsjabloon inclusief beginvoorraad
Vul het artikelsjabloon in met naam, SKU-code, barcode, eenheid, in- en verkoopprijzen, btw-tarief, kritieke voorraad, beginvoorraad en magazijn, en upload het bestand.
3. Importeer in bulk je Klanten, Leveranciers en Overige relaties
Vul het relatiesjabloon met naam, code, type (Klant/Leverancier/Overig), telefoon, e-mail, adres, belastinggegevens en valuta, en voer de import uit.
4. Voer de beginsaldi in via de relatiedetailpagina of via openstaande facturen
Omdat het beginsaldo niet in het relatiesjabloon zit, open je elke relatie met een actief saldo en boek je een Saldocorrectie / Beginsaldo of de openstaande factuur.
5. Zet het oude Excel-bestand op alleen-lezen en doe een steekproef in week één
Archiveer je oude spreadsheets als alleen-lezen om dubbele invoer te voorkomen en controleer met de barcodescanner de voorraad van je hardlopers.
Praktijkvoorbeeld
Voorbeeld: Weekendmigratie vanuit Excel voor een groothandel in elektro en verlichting
Mark runt een elektrogroothandel met 640 actieve artikelen en 85 zakelijke relaties verspreid over vier losse Excel-werkmappen. Op zaterdagmiddag schrapt hij 90 verouderde producten, plakt de overige 640 artikelen met hun beginvoorraad voor het Hoofdmagazijn in het artikelsjabloon en importeert alle 85 klanten en leveranciers binnen twee minuten. Daarna besteedt hij dertig minuten aan het invoeren van de beginsaldi op de detailpagina van de 22 relaties met openstaande vorderingen of schulden, zet zijn oude Excel-map op alleen-lezen en start maandagochtend volledig vanuit de app.
| Migratiestap | Brongegevens in de Oude Excel | Actie Uitgevoerd in de App | Tijdsduur & Resultaat |
|---|---|---|---|
| 1. Artikel- & Voorraadimport | 640 artikelen met barcodes, prijzen, btw en schapaantallen | Geüpload via het artikel-Excel-sjabloon naar het Hoofdmagazijn | 25 min opschonen, catalogus en beginvoorraad direct actief |
| 2. Relatielijst Importeren | 65 Klanten en 20 Leveranciers met telefoon, btw-nr., valuta | Geüpload via het relatiesjabloon met behoud van type en valuta | 10 min opmaken, 85 relatiekaarten foutloos aangemaakt |
| 3. Beginsaldi Relaties | 17 openstaande klantrekeningen en 5 leveranciersschulden | Geboekt in relatiedetails via Saldocorrectie / Beginsaldo | 30 min invoer, 100% aansluiting met de eindtelling in Excel |
| 4. Controle in Week 1 | Oude werkmappen verplaatst naar alleen-lezen archiefmap | Snelle barcodetelling op de 30 snelst lopende elektro-artikelen | Geen dubbele invoer en kloppende meldingen voor lage voorraad |
Veelgemaakte Fouten & Oplossingen
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn huidige voorraadaantallen tegelijk met mijn artikellijst uit Excel importeren?
Ja. Het Excel-sjabloon voor artikelen bevat kolommen voor de beginvoorraad en het doelmagazijn, zodat je artikelkaarten en de openingsvoorraad in het gekozen magazijn in één import worden aangemaakt.
Waarom zit er geen kolom voor het beginsaldo in het Excel-sjabloon voor relaties?
Relatiesaldi werken direct door op rekeningoverzichten en valutaboekingen. Om je administratie zuiver en controleerbaar te houden, importeer je eerst de relatieprofielen en voer je daarna op de detailpagina van de relatie het startsaldo in via Saldocorrectie / Beginsaldo of via openstaande facturen.
Kan ik zowel klanten als leveranciers in hetzelfde Excel-bestand importeren?
Ja. In de kolom voor het relatietype geef je per regel Klant, Leverancier of Overig op, zodat elk contact bij het importeren direct in de juiste groep valt.
Wat gebeurt er als mijn Excel-bestand op een paar regels een opmaakfout bevat?
De importtool controleert alle regels vóór het opslaan en wijst je op ontbrekende verplichte velden of ongeldige getallen, zodat je die kunt herstellen zonder bestaande gegevens te vervuilen.
Moet elk product verplicht een barcode hebben om vanuit Excel te kunnen importeren?
Nee. Een barcode is optioneel; je kunt producten importeren met alleen een naam, eenheid en prijzen, en barcodes later op elk gewenst moment met je telefoon toevoegen of scannen.
Bekijk uw bedrijf in echte appschermen
Gerelateerde handleidingen
Gerelateerde pagina's
Volg producten en magazijnvoorraad eenvoudig
Registreer voorraadmutaties, magazijnoverboekingen en tellingen. Bekijk lage voorraad en registreer zo nodig verkopen met negatieve voorraad.