Wat is een pakbon (afleverbon) en wat is het verschil met een factuur?
Een pakbon — ook wel afleverbon, vrachtbon of verzendlijst genoemd — is het begeleidende document dat bij een zending wordt gevoegd en precies vermeldt welke producten, eenheden en aantallen worden geleverd. Zo kunnen zowel de magazijnmedewerker als de ontvanger direct controleren of de inhoud van de doos klopt.
Een pakbon (afleverbon) is een fysieke controlelijst bij een levering waarop de geleverde artikelen en aantallen staan, meestal zonder prijzen of bedragen. Terwijl een factuur dient voor de betaling en het klantsaldo bijwerkt, gebruik je een pakbon voor het orderpicken en het aftekenen voor goede ontvangst.
Welke gegevens staan er op een pakbon?
Wanneer iemand in het magazijn een bestelling verzamelt of bij de klant goederen uitlaadt, draait het om het controleren van de juiste artikelen en aantallen, niet om inkoopprijzen of btw-bedragen. Daarom laat een pakbon financiële cijfers achterwege en blijft het overzicht volledig gericht op de fysieke goederen.
Bij het uitpakken vinkt de ontvanger elke regel op de bon af en noteert eventuele afwijkingen direct vóór het zetten van een handtekening. Een overzichtelijke pakbon bevat vier vaste onderdelen.
- Documentnummer, verzenddatum, bijbehorend bestelnummer en de naam- en adresgegevens van verzender en ontvanger.
- Volledig afleveradres, contactpersoon op locatie en eventuele instructies voor de bezorging.
- Omschrijving van elk product, artikelcode (SKU) of barcode, eenheid en het geleverde aantal (zonder prijzen of btw).
- Handtekeningvelden voor degene die de goederen heeft klaargemaakt/afgeleverd en degene die ze heeft gecontroleerd en ontvangen.
Pakbon vs. factuur: wat is het verschil?
De factuur is het financiële afrekendocument: hierop staan eenheidsprijzen, kortingen, btw en het te betalen totaalbedrag, waarmee de openstaande post op de klantkaart wordt geboekt. De pakbon bevat geen bedragen en dient puur als bewijs van welke goederen fysiek zijn overgedragen.
Bij veel bedrijven is de magazijnmedewerker die de dozen aanneemt niet degene die op kantoor de facturen controleert. Een prijsloze pakbon in de doos houdt afgesproken groothandelsprijzen vertrouwelijk en maakt het tellen aan de deur een stuk eenvoudiger.
Hoe druk je een pakbon af in GiroPS?
GiroPS bevat geen module voor wettelijk verplichte elektronische vrachtbrieven of douanedocumenten. Wel kun je in het scherm **Bestellingen** vanuit elke bestelling direct een prijsloze **Pakbon / Afleverbon** als pdf genereren en afdrukken.
Op deze bon staan de artikelen, artikelcodes, eenheden, aantallen, het afleveradres en handtekeningvakken voor afzender en ontvanger — ideaal als picklijst in het magazijn en als getekend ontvangstbewijs bij aflevering (maar geen vervanging voor officiële transportdocumenten). Zodra de levering is afgerond, zet je dezelfde bestelling met één tik om in een verkoopfactuur.
Praktijkvoorbeeld
Voorbeeld: orderpicken in het magazijn en aftekenen bij aflevering
Een groothandel in schoonmaakartikelen ontvangt van een hotel een bestelling voor 40 dozen papieren handdoekjes en 25 cans vloeibare zeep. De eigenaar legt de bestelling vast in GiroPS en print een **Pakbon** zonder prijzen voor de chauffeur. Aan de hand van de artikelcodes en aantallen laadt de chauffeur de 65 stuks in; bij aankomst telt de magazijnbeheerder van het hotel de zending na en tekent het vak 'Ontvangen door'. Terug op kantoor wordt de bestelling met één klik omgezet in een verkoopfactuur, waardoor de voorraad en het klantsaldo direct worden bijgewerkt.
Veelgestelde vragen
Waarom staan er geen prijzen op een pakbon?
Door prijzen weg te laten blijven klantspecifieke prijsafspraken en kortingen afgeschermd voor externe koeriers of magazijnmedewerkers, en blijft het formulier rustig en overzichtelijk tijdens het tellen.
Geldt de pakbon uit GiroPS als een officieel wettelijk vervoersdocument?
Nee. De pakbon in GiroPS is een praktisch intern pdf-document voor het verzamelen van orders in het magazijn en het laten aftekenen van de ontvangst; het vervangt geen wettelijk voorgeschreven vrachtbrieven.
Wat doe je als er bij aflevering een artikel ontbreekt?
De ontvanger noteert het daadwerkelijk geleverde aantal op de pakbon voordat hij tekent. Wanneer je de bestelling daarna in GiroPS omzet naar een factuur, pas je het aantal op die regel aan zodat voorraad en saldo exact kloppen.