Wat is een inkooporder (bestelbon) en hoe werkt het?
Een inkooporder — ook wel bestelbon of internationaal Purchase Order (PO) genoemd — is het schriftelijke document waarmee een koper bij een leverancier vastlegt welke producten of diensten in welke aantallen, tegen welke prijs en op welke datum geleverd moeten worden.
Een inkooporder of bestelbon legt de bestelde artikelen, aantallen en afgesproken eenheidsprijzen schriftelijk vast vóór de levering. Een openstaande bestelling verandert je voorraad of het saldo van het contact nog niet; voorraad en saldo worden pas bijgewerkt zodra de bestelling wordt omgezet in een factuur.
Welke gegevens horen op een goede bestelbon te staan?
Een duidelijke bestelbon vormt één vaste controlelijst voor zowel de leverancier die de zending klaarmaakt als je eigen magazijn bij ontvangst van de goederen. Als alle artikelcodes en prijzen vooraf vastliggen, controleer je een binnengekomen levering binnen enkele minuten.
In veel kleine bedrijven wordt nog snel via een berichtje besteld met 'stuur maar twintig dozen zoals vorige keer', wat regelmatig leidt tot verkeerde verpakkingsmaten of onverwachte prijsverschillen op de factuur. Een volledige bestelbon bevat altijd deze vier onderdelen.
- Bestelnummer, besteldatum, gewenste leverdatum en volledige gegevens van koper en leverancier.
- Productnaam, artikelcode (SKU) of barcode, eenheid en het exacte bestelde aantal per regel.
- Afgesproken eenheidsprijzen, eventuele regel- of documentkorting, btw-tarief en totaalbedrag.
- Afleveradres, verzendinstructies en de afgesproken betalingsvoorwaarden.
Verschil tussen offerte, bestelling en factuur
In het handelsproces volgen drie documenten elkaar logisch op: de offerte is het prijsvoorstel van de verkoper; de bestelling (order) bevestigt definitief welke goederen klaargemaakt en geleverd moeten worden; de factuur volgt bij daadwerkelijke levering en legt de betalingsverplichting vast.
Voor je voorraadbeheer en administratie is het onderscheid cruciaal: zolang een bestelling openstaat, zijn de goederen nog niet geleverd. Het aanmaken van een bestelling boekt daarom nog geen voorraad bij of af en verandert niets aan het openstaande saldo van de klant of leverancier. Dat gebeurt pas bij omzetting naar een factuur.
Bestellingen beheren en omzetten naar een factuur in GiroPS
In GiroPS maak je binnen enkele seconden een bestelling aan, deel je deze als nette pdf via WhatsApp of e-mail en ontvang je klantbestellingen rechtstreeks via de link van je **Online catalogus**. In het overzicht zie je direct welke bestellingen in afwachting, goedgekeurd of afgerond zijn.
Zodra de goederen binnenkomen of worden verzonden, hoef je geen enkele regel opnieuw in te voeren: met één tik zet je de bestelling om in een factuur inclusief alle producten, aantallen en prijzen. Voor het magazijn kun je vanuit de bestelling bovendien een **Pakbon / Afleverbon** zonder prijzen afdrukken.
Praktijkvoorbeeld
Voorbeeld: van kritieke voorraad naar bestelling en inkoopfactuur
In een ijzerwarenwinkel zakt de voorraad siliconenkokers onder de kritieke grens van 30 stuks. De eigenaar maakt een bestelling aan voor 200 kokers tegen de afgesproken inkoopprijs van 85 per stuk en stuurt de pdf naar de groothandel. Op dat moment blijven de winkelvoorraad en het leverancierssaldo ongewijzigd. Twee dagen later, wanneer de 200 kokers in het magazijn worden geleverd, zet de eigenaar de bestelling met één tik om in een inkoopfactuur: de voorraad stijgt direct met 200 stuks en de schuld bij de leverancier wordt bijgewerkt.
Veelgestelde vragen
Verandert mijn voorraad direct zodra ik een bestelling aanmaak?
Nee. Een bestelling houdt alleen bij wat er is aangevraagd of wordt klaargemaakt; je fysieke voorraad en het saldo van het contact veranderen pas wanneer je de bestelling omzet in een definitieve factuur.
Wat als de leverancier maar een deel van de bestelde aantallen levert?
Bij het omzetten van de bestelling naar een factuur pas je in het factuurscherm eenvoudig de aantallen aan naar wat er daadwerkelijk is ontvangen. Zo worden alleen de echt geleverde stuks aan je voorraad en saldo toegevoegd.
Kan ik een goedgekeurde offerte direct omzetten in een bestelling of factuur?
Ja. Zodra een klant je offerte accepteert in GiroPS, zet je deze met één tik om in een bestelling voor het magazijn of rechtstreeks in een verkoopfactuur zonder artikelen opnieuw in te typen.