Cos'è una bolla o nota di consegna e in cosa differisce dalla fattura?
La nota o bolla di consegna (spesso chiamata anche distinta di consegna o packing slip) è il documento che accompagna fisicamente i colli spediti ed elenca con precisione gli articoli, le unità di misura e le quantità consegnate al destinatario. Serve a verificare che ciò che esce dal magazzino corrisponda esattamente a ciò che riceve il cliente.
Una nota o bolla di consegna è una distinta di accompagnamento che riporta la descrizione e la quantità della merce consegnata, di norma senza prezzi né totali. Mentre la fattura richiede il pagamento e aggiorna il saldo contabile, la nota di consegna serve per la spunta fisica dei colli e la firma per ricevuta.
Quali dati compaiono su una nota di consegna?
Quando il magazziniere prepara un bancale o l'addetto del cliente scarica il furgone, l'attenzione è tutta sui codici articolo e sul numero di pezzi, non sui prezzi di listino o sulle aliquote d'imposta. Per questo una distinta di consegna omette i valori economici e lascia spazio solo ai dati fisici della merce.
All'apertura delle scatole, chi riceve la fornitura spunta riga per riga le quantità effettive e segnala subito eventuali colli mancanti prima di firmare. Una nota di consegna ordinata contiene quattro blocchi informativi.
- Numero del documento, data di spedizione, riferimento dell'ordine e nominativi di mittente e destinatario.
- Indirizzo completo di consegna, recapito telefonico e istruzioni operative per lo scarico.
- Descrizione di ogni prodotto, codice articolo (SKU) o codice a barre, unità di misura e quantità consegnata (senza prezzi né IVA).
- Spazi per la firma di chi prepara/consegna la merce e di chi la controlla e la prende in carico.
Differenza tra nota di consegna e fattura
La fattura è il documento economico e commerciale dell'operazione: espone prezzi unitari, sconti, imposte e totale da pagare, aggiornando il credito verso il cliente o il debito verso il fornitore. La nota di consegna, invece, non riporta importi e attesta unicamente il passaggio fisico dei prodotti.
In molte aziende chi ritira i pacchi in magazzino o in cantiere non è la persona che gestisce l'amministrazione. Consegnare una distinta senza prezzi tutela la riservatezza degli sconti concordati e rende molto più rapido il conteggio dei pezzi alla consegna.
Come stampare una distinta di consegna in GiroPS
GiroPS non include un modulo per l'emissione di documenti di trasporto fiscali o bolle elettroniche regolamentate da specifiche normative nazionali. Tuttavia, all'interno della schermata **Ordini**, puoi generare e stampare da qualsiasi ordine una **Nota / Distinta di consegna** in PDF priva di prezzi.
Questo documento riporta prodotti, codici articolo, unità, quantità, indirizzo di destinazione e riquadri firma per chi consegna e chi riceve: è pensato per il prelievo merce in magazzino e per la ricevuta di consegna fisica (non sostituisce documenti di trasporto fiscalmente obbligatori). A consegna avvenuta, converti l'ordine in fattura con un tocco per scaricare il magazzino e aggiornare il saldo cliente.
Caso pratico
Esempio: preparazione dell'ordine in magazzino e firma alla consegna
Un distributore di prodotti per la pulizia riceve da un albergo un ordine per 40 cartoni di asciugamani di carta e 25 taniche di sapone liquido. Il titolare registra l'ordine in GiroPS e stampa per l'autista la **Nota di consegna** senza prezzi. Seguendo codici articolo e quantità, l'autista carica i 65 colli; all'arrivo il magazziniere dell'albergo conta i pezzi e firma il riquadro «Ricevuto da». Rientrato in ufficio, il titolare converte l'ordine in fattura di vendita con un clic, scaricando la giacenza e addebitando il conto del cliente.
Domande frequenti
Perché sulla nota di consegna non vengono mostrati i prezzi?
Non mostrare i prezzi evita che corrieri esterni o addetti di magazzino vedano i listini riservati e gli sconti concordati con il cliente, oltre a rendere il foglio più chiaro durante il conteggio dei pezzi.
La distinta di consegna stampata da GiroPS ha valore di documento di trasporto fiscale?
No. La distinta generata da GiroPS è un modulo PDF interno pensato per la preparazione dei colli in magazzino e la conferma firmata di avvenuta consegna; non sostituisce eventuali documenti di trasporto fiscali previsti dalla legge.
Come ci si comporta se alla consegna manca un articolo?
Chi riceve la merce annota sul foglio la quantità effettivamente ritirata prima di firmare. Quando poi converti l'ordine in fattura su GiroPS, modifichi la quantità della riga in base al consegnato reale, mantenendo allineati magazzino e saldo.