Cos'è la fattura proforma e quando conviene utilizzarla?
La fattura proforma è un documento commerciale provvisorio redatto con l'aspetto di una fattura dopo che venditore e acquirente hanno concordato prodotti e prezzi, ma prima della spedizione della merce o dell'incasso di un pagamento anticipato. Pur riportando il riepilogo completo degli importi, funge da distinta di conferma e richiesta di pagamento senza valore fiscale definitivo.
La fattura proforma mostra al cliente il dettaglio esatto di articoli, quantità, imposte e totale da pagare prima che la vendita sia conclusa. Non è una fattura fiscale o elettronica ufficiale, non scala le giacenze dal magazzino e non genera debito sulla scheda cliente finché non viene convertita in fattura di vendita.
Quali dati contiene una fattura proforma e quando si usa
Nelle vendite tra imprese capita spesso che l'ufficio acquisti o l'amministrazione del cliente richieda una fattura proforma per autorizzare un bonifico di acconto, verificare il riepilogo finale dell'ordine o preparare i documenti di spedizione prima che la merce lasci il deposito.
Per evitare qualsiasi confusione con la fattura definitiva, il documento deve riportare chiaramente la dicitura **Fattura Proforma** e una data di validità. Un documento proforma completo include quattro gruppi di informazioni.
- Intestazione chiara 'Fattura Proforma', numero del documento, data di emissione e termine di validità.
- Ragione sociale, recapiti e indirizzi di fatturazione e consegna del venditore e del cliente.
- Descrizione di prodotti o servizi, codice SKU, quantità, prezzi unitari, sconti, aliquota d'imposta e totale.
- Condizioni di pagamento anticipato (acconto), coordinate bancarie (IBAN) e tempi stimati di consegna.
Differenza tra preventivo, fattura proforma e fattura di vendita
Il preventivo viene inviato nella fase di trattativa, quando il cliente sta ancora valutando le opzioni o chiedendo modifiche alle quantità. La fattura proforma entra in gioco dopo l'accordo: blocca le righe concordate in un formato identico alla fattura per consentire al cliente di disporre il bonifico o firmare l'ordine interno.
La fattura di vendita definitiva viene emessa alla consegna della merce o al completamento del servizio. La fattura proforma non è un documento fiscale né una fattura elettronica ufficiale; non riduce le scorte di magazzino e non movimenta il saldo del cliente. Solo la fattura di vendita confermata aggiorna giacenze e conto cliente.
Come gestire preventivi, documenti proforma e fatture in GiroPS
In GiroPS gestisci l'intero flusso commerciale dalla proposta iniziale alla vendita finale senza dover riscrivere le righe degli articoli. Selezioni i prodotti dal catalogo, applichi sconti e imposte ed esporti in pochi secondi un nitido documento PDF di preventivo, proforma o fattura da inviare via WhatsApp o email.
Nota importante: GiroPS genera documenti commerciali in formato PDF per preventivi, proforma e fatture destinati alla gestione operativa e al riepilogo per il cliente; non emette fatture elettroniche fiscali collegate ai sistemi governativi. Quando ricevi l'acconto o consegni la merce, trasformi il documento con un tocco in **Ordine** o in **Fattura di vendita** aggiornando automaticamente magazzino e scheda cliente.
Caso pratico
Esempio: incasso di un acconto del 50% tramite fattura proforma
Un fornitore di arredamento per ufficio concorda con uno studio professionale la fornitura di 6 scrivanie (prezzo unitario 4.500) e 6 sedie ergonomiche (prezzo unitario 2.500) per un totale di 42.000, con acconto del 50% prima della spedizione. Per consentire allo studio di disporre il bonifico, il venditore invia un PDF proforma da 42.000 completo di IBAN. In questa fase il magazzino non subisce variazioni. Quando arriva il bonifico da 21.000, l'incasso viene registrato sul conto del cliente e, il giorno della consegna, il documento viene convertito con un clic in fattura di vendita: i mobili vengono scalati dallo stock e resta evidente il saldo residuo di 21.000.
Domande frequenti
La fattura proforma vale come fattura fiscale o fattura elettronica ufficiale?
No. La fattura proforma è un documento commerciale provvisorio usato per confermare gli importi o richiedere un pagamento anticipato; non ha valore di fattura fiscale né di fattura elettronica ufficiale.
Quando invio una fattura proforma i prodotti vengono scalati dal magazzino?
No. Finché l'operazione rimane allo stadio di preventivo o proforma, le quantità a magazzino e il saldo del cliente non cambiano; vengono aggiornati solo alla conversione in fattura di vendita.
Cosa succede se il cliente annulla l'ordine dopo aver ricevuto la proforma?
Poiché la proforma non ha generato movimenti di stock né addebiti sul conto del cliente, non serve emettere alcuna nota di credito: basta contrassegnare il documento preliminare come annullato o rifiutato.