Come gestire le scorte tra magazzino centrale, negozio e furgone
Quando un'attività cresce, la merce non resta più in un solo locale: una parte è stoccata nel deposito principale, una parte è esposta sugli scaffali del negozio, un'altra si trova in una seconda filiale o sul furgone delle consegne. Tenere un unico totale complessivo porta a promettere articoli che non sono subito disponibili al banco. Con più magazzini conosci la giacenza esatta di ogni sede.
Per gestire le scorte su più sedi all'interno della stessa attività, configura ogni luogo fisico — Magazzino Centrale, Negozio, Filiale o Furgone — come un Magazzino distinto. Registra un Trasferimento tra magazzini quando sposti la merce, seleziona il deposito corretto in fattura e controlla il Report scorte.
Perché un'unica giacenza totale trae in inganno chi vende al banco
Poche situazioni creano più imbarazzo al banco di quando il gestionale segna 10 pezzi disponibili ma lo scaffale del negozio è vuoto. Quei 10 pezzi in realtà sono chiusi negli scatoloni del deposito esterno o caricati sul furgone di un tecnico in giro per consegne. Se tutte le ubicazioni confluiscono in un solo numero, chi sta in cassa promette merce che non può consegnare subito e chi ordina ai fornitori ricompra articoli già presenti in deposito.
Aprendo in GiroPS un Magazzino separato per ogni punto fisico, vedi sia la quantità totale dell'attività sia la ripartizione precisa tra Magazzino Centrale, Negozio, Filiale o Furgone. In questo modo sai subito dove si trova ogni singolo pezzo.
- Separare la merce esposta e pronta alla vendita in negozio dalle scorte in cartone nel deposito principale
- Tracciare i prodotti caricati sui furgoni di tentata vendita o assistenza tecnica come veri magazzini viaggianti
- Accorgersi in anticipo di quali articoli stanno finendo in una filiale per preparare il rifornimento interno
- Individuare con esattezza in quale locale o su quale mezzo si verificano ammanchi o differenze di inventario
Confine chiaro: gestione multi-magazzino non significa multi-azienda
Prima di impostare i depositi è utile chiarire un confine preciso: la funzione multi-magazzino di GiroPS serve a gestire più ubicazioni di stoccaggio (deposito, punto vendita, filiale, furgone) che fanno capo a un'unica attività. Non è un sistema multi-societario pensato per tenere contabilità separate di aziende diverse con partite IVA, anagrafiche clienti e bilanci distinti.
Tutti i magazzini della tua attività condividono lo stesso catalogo prodotti e gli stessi Contatti (clienti e fornitori). Quando sposti merce dal deposito centrale al negozio non stai emettendo una vendita fiscale, ma registrando un trasferimento interno: cambia solo il magazzino in cui si trova il bene, senza gonfiare il fatturato né alterare il costo medio.
| Tipo di Magazzino | Ruolo nell'Attività | Come Entra la Merce | Come Esce la Merce |
|---|---|---|---|
| Magazzino Centrale | Ricevimento bancali e colli dai fornitori | Fattura d'acquisto sul Magazzino Centrale | Trasferimento verso negozio, filiale o furgone |
| Negozio / Banco Vendita | Vendita diretta ai clienti che entrano in sede | Trasferimento dal Centrale o acquisto diretto | Fattura di vendita dal magazzino Negozio |
| Furgone Consegne / Tecnici | Scorta mobile per consegne o interventi esterni | Trasferimento mattutino da Centrale a Furgone | Fattura di vendita mobile dal magazzino Furgone |
| Seconda Filiale | Secondo punto vendita della stessa attività | Trasferimento dal Centrale o consegna fornitore | Fattura di vendita filiale o rettifica conteggio |
Come funziona il Trasferimento tra magazzini senza doppi passaggi
Quando sposti 20 confezioni dal deposito al negozio, registrare a mano uno scarico da una parte e un carico dall'altra fa perdere tempo ed espone al rischio di dimenticare metà dell'operazione. Il Trasferimento tra magazzini in GiroPS collega il magazzino di origine e quello di destinazione in un'unica schermata: appena salvi, la quantità scende nel deposito di partenza e sale in quello di arrivo.
Ogni trasferimento resta tracciato nello storico dei Movimenti di magazzino con data, utente, origine e destinazione. A fine settimana puoi verificare in pochi secondi quanta merce è passata sul furgone o in filiale senza cercare foglietti volanti.
- Selezionare magazzino di origine, magazzino di destinazione e quantità in un'unica registrazione
- Inquadrare i codici a barre con la fotocamera Android o iOS mentre si prepara il carico per il furgone
- Aggiornare le giacenze delle singole sedi lasciando invariato il totale complessivo e il costo medio
- Controllare l'elenco completo degli spostamenti interni nella cronologia dei Movimenti di magazzino
Scegliere il magazzino giusto in fattura e leggere il Report scorte
Per mantenere allineate le giacenze basta seguire una regola quotidiana: indicare su ogni fattura d'acquisto o di vendita il magazzino in cui la merce entra o esce fisicamente. Se il corriere scarica nel Magazzino Centrale, seleziona quel deposito nella fattura d'acquisto; se il cliente ritira al banco del Negozio, seleziona Negozio nella fattura di vendita.
Nel Report scorte puoi consultare i numeri dell'intera attività oppure filtrare un singolo magazzino. Prima di riordinare un articolo al fornitore perché in negozio sta finendo, guarda il report: potresti avere decine di pezzi fermi nel deposito centrale pronti da trasferire.
Conteggio scorte per singolo magazzino senza fermare il lavoro
Con un unico magazzino indistinto, fare l'inventario costringe a bloccare tutte le vendite contemporaneamente. Separando i depositi puoi invece programmare il conteggio scorte un reparto alla volta: martedì mattina conti il Furgone in venti minuti, giovedì a serranda abbassata conti il Negozio e nel fine settimana conti il Magazzino Centrale.
Quando avvii un Conteggio scorte in GiroPS scegli prima il magazzino da verificare. Il sistema propone solo le giacenze attese di quella sede e applica le eventuali rettifiche esclusivamente a quel deposito.
Guida Passo-Passo
1. Crea un Magazzino per ogni ubicazione fisica reale
Dalla sezione Magazzini aggiungi i luoghi in cui tieni la merce con nomi chiari: Magazzino Centrale, Negozio Centro, Filiale Nord o Furgone 1.
2. Carica le giacenze iniziali divise per sede
Inserisci o conta quanti pezzi di ciascun articolo si trovano oggi in ogni magazzino per partire con saldi separati corretti.
3. Registra i rifornimenti interni con il Trasferimento tra magazzini
Ogni volta che porti merce dal deposito al punto vendita o sul furgone, salva un trasferimento per aggiornare partenza e arrivo.
4. Seleziona il magazzino operativo nelle fatture di acquisto e vendita
Assicurati che nell'intestazione del documento sia selezionato il magazzino che riceve o consegna effettivamente i prodotti.
5. Filtra il Report scorte per magazzino prima di riordinare
Verifica la distribuzione delle scorte tra i tuoi depositi per spostare le eccedenze invece di fare acquisti inutili.
Caso pratico
Esempio pratico: Alimentari & Distribuzione Ligure (3 ubicazioni)
L'attività gestisce tre magazzini in GiroPS: Deposito Centrale, Negozio Piazza e Furgone Consegne 1. Ecco come si muove una fornitura di 120 lattine di olio d'oliva durante la settimana:
| Operazione Registrata | Magazzino Origine / Destinazione | Quantità Movimentata | Giacenze per Magazzino dopo l'Operazione |
|---|---|---|---|
| Fattura d'Acquisto Fornitore | Ingresso: Deposito Centrale | +120 Lattine | Deposito: 120 | Negozio: 0 | Furgone: 0 |
| Rifornimento Scaffali Negozio | Deposito Centrale → Negozio Piazza | 40 Lattine Trasferimento | Deposito: 80 | Negozio: 40 | Furgone: 0 |
| Carico Mattutino Furgone | Deposito Centrale → Furgone 1 | 30 Lattine Trasferimento | Deposito: 50 | Negozio: 40 | Furgone: 30 |
| Vendite in Negozio e dal Furgone | Negozio (-15) & Furgone (-22) | -37 Lattine Vendute | Deposito: 50 | Negozio: 25 | Furgone: 8 (Totale: 83) |
Errori Comuni e Soluzioni
Domande frequenti
Posso usare i magazzini multipli per gestire due società diverse con partite IVA separate?
No. La funzione multi-magazzino serve a controllare più depositi, negozi o veicoli appartenenti alla stessa attività. Per società giuridicamente distinte con contabilità e clienti separati occorre creare un'attività dedicata per ciascuna.
Un trasferimento tra magazzini modifica il fatturato o l'utile nei report?
No. Il trasferimento sposta solo le quantità da un deposito all'altro all'interno dell'attività. La giacenza complessiva, il costo medio ponderato, i ricavi e il conto economico non subiscono variazioni.
Posso fare il conteggio scorte solo in un magazzino mentre gli altri continuano a vendere?
Sì. Quando apri un Conteggio scorte scegli il magazzino specifico da controllare. Vengono conteggiate e rettificate solo le giacenze di quella sede, senza bloccare le altre.
Chi guida il furgone può vedere la propria scorta e fare fatture dallo smartphone?
Sì. Nelle app Android e iOS i collaboratori autorizzati possono consultare le giacenze del proprio furgone, registrare trasferimenti ed emettere fatture di vendita — su Android anche offline quando non c'è campo.
Dove vedo quanti pezzi di un articolo ci sono in ciascun magazzino?
Puoi vedere il dettaglio delle quantità divise per magazzino direttamente dentro la scheda del prodotto oppure filtrando il Report scorte per magazzino.
La tua attività su schermate reali
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Segui facilmente prodotti e scorte di magazzino
Registra movimenti, trasferimenti e inventari. Individua scorte basse e registra vendite con scorte negative quando serve.