Gestione magazzino, raccolta ordini e controllo crediti per grossisti e distributori
Nel commercio all'ingrosso e nella distribuzione, il margine dipende dalla precisione con cui si spediscono grandi volumi di merce e dalla puntualità con cui si incassano le vendite a dilazione. Quando gli ordini arrivano frammentati su WhatsApp, le giacenze del deposito centrale non coincidono con quelle caricate sui furgoni di tentata vendita o i saldi aperti dei clienti vengono ricordati a memoria, la liquidità aziendale entra subito in sofferenza. Questa guida mostra come un grossista organizza l'intero flusso operativo, dal preventivo all'incasso, con GiroPS.
Configura i prodotti a cartoni, colli o bancali e condividi un link al catalogo online per ricevere ordini diretti dai tuoi clienti commerciali. Stampa una bolla di consegna senza prezzi per preparare la merce in deposito e converti l'ordine in fattura PDF con un tocco alla consegna. Gestisci deposito centrale e furgoni come magazzini separati, nascondi i prezzi di acquisto agli agenti e monitora scadenze e incassi parziali.
Perché i processi di un grossista rischiano di incepparsi?
A differenza del dettaglio, chi lavora all'ingrosso movimenta grandi quantità verso clienti abituali e concede quasi sempre pagamenti posticipati. Quando ogni giorno arrivano decine di righe d'ordine tramite telefonate, messaggi vocali o appunti cartacei, ricopiarle a mano porta facilmente a codici errati, colli mancanti o listini non aggiornati. Sbagliare i prezzi o le quantità a un cliente commerciale significa gestire resi, contestazioni e perdite di tempo prezioso.
Il secondo punto critico riguarda il legame tra deposito, furgoni e contabilità clienti. Se la merce viene caricata sui mezzi di consegna senza registrare un trasferimento tra magazzini, in ufficio nessuno sa quanti cartoni siano realmente disponibili per nuove vendite. Inoltre, i clienti B2B saldano spesso tramite acconti e pagamenti parziali: se ogni incasso non viene collegato alla relativa fattura, a fine mese ricostruire l'estratto conto diventa un'impresa.
Catalogo online B2B e flusso continuo da preventivo a fattura
Una volta inseriti gli articoli in GiroPS con codice articolo, codice a barre, foto e unità di misura all'ingrosso (cartone, collo, confezione o pallet), puoi condividere il tuo catalogo prodotti online tramite un semplice link. Negozianti, ristoranti e rivenditori aprono il link dal proprio browser, consultano le disponibilità e inviano l'ordine direttamente, evitando al tuo staff ore di trascrizione serale.
Per le forniture che richiedono una trattativa, prepari un preventivo PDF con sconti per riga o sul totale documento. Alla conferma del cliente, trasformi il preventivo in ordine senza riscrivere alcun dato. In magazzino stampi dall'ordine un documento di consegna senza prezzi per controllare i colli durante il carico. A consegna avvenuta, l'ordine diventa fattura di vendita con un tocco, scaricando le scorte e aggiornando il saldo del contatto. I PDF generati hanno valore gestionale e commerciale e non sostituiscono la fatturazione elettronica tramite Sistema di Interscambio (SDI).
- Link al catalogo online: i clienti ordinano dal browser senza installare applicazioni
- Conversione immediata: passa da preventivo a ordine e fattura senza doppi inserimenti
- Bolla di consegna senza prezzi: stampa la lista di prelievo per magazzinieri e autisti
- Sconti di riga e di documento: calcolo chiaro di imponibile, imposte e totale netto
Deposito centrale, furgoni di consegna e permessi per gli agenti
In un'attività di distribuzione la merce non resta ferma in un solo capannone: oltre al magazzino principale, anche i furgoni che effettuano consegne o tentata vendita operano come depositi viaggianti. In GiroPS puoi creare un magazzino distinto per la sede centrale e uno per ciascun automezzo. Registrando al mattino un trasferimento tra magazzini per i colli caricati sul furgone, conosci in ogni minuto la giacenza effettiva sia a terra sia su strada.
Agenti di commercio, autisti e magazzinieri possono essere aggiunti all'attività tramite un link d'invito valido 24 ore. Assegnando un ruolo con prezzi di acquisto nascosti, l'agente sul territorio verifica le scorte, crea preventivi e ordini e registra gli incassi, ma non può vedere i costi di acquisto, le fatture dei fornitori né i margini di guadagno. Nelle zone prive di copertura di rete, l'app Android continua a funzionare offline e sincronizza tutto automaticamente appena torna la connessione.
Crediti verso clienti, incassi parziali e scadenziario
Concedere dilazioni di pagamento richiede un controllo rigoroso delle scadenze. Inserendo la data di scadenza su ogni fattura di vendita, GiroPS evidenzia subito i crediti in arrivo e quelli scaduti. Prima di sbloccare una nuova fornitura a un cliente esposto, il report di anzianità dei crediti (aging) mostra i saldi insoluti suddivisi nelle fasce oltre 30, 60 e 90 giorni.
Quando un cliente versa un acconto in contanti o tramite bonifico alla consegna, registri l'incasso parziale sul conto cassa o banca dedicato e il residuo da pagare sulla fattura scende automaticamente. Per fare chiarezza con il cliente, puoi generare in qualsiasi momento un estratto conto PDF filtrato per date e inviarlo via WhatsApp o email in pochi secondi.
- Analisi scadenze crediti: individua subito gli insoluti oltre 30, 60 e 90 giorni
- Incassi parziali: tieni traccia di quanto è stato saldato e del residuo su ogni fattura
- Estratto conto in PDF: invia il riepilogo completo dei movimenti su WhatsApp
- Costo medio ponderato: aggiorna automaticamente il valore delle scorte ai nuovi acquisti
Caso pratico
Esempio: Distributore alimentare e bevande con due furgoni e 120 clienti
La Rossi Distribuzione gestisce 450 articoli venduti a cartone dal deposito principale e rifornisce 120 tra minimarket e bar con due furgoni. Prima dell'adozione di GiroPS, gli agenti dettavano gli ordini per telefono a fine giornata, le scorte sui mezzi erano annotate su fogli volanti e gli acconti incassati alla consegna venivano registrati in ritardo. Dopo aver importato prodotti e saldi clienti da Excel, l'azienda ha configurato tre magazzini (deposito e due furgoni), ha invitato gli agenti nascondendo i costi di acquisto e ha condiviso il catalogo online con i clienti fissi. Nel primo mese gli errori di carico si sono quasi azzerati e otto posizioni scadute da oltre 60 giorni sono state rientrate grazie agli estratti conto PDF.
Guida Passo-Passo
1. Importa il listino con unità a collo e codici articolo
Carica i prodotti da Excel specificando codice articolo, codice a barre, unità di vendita all'ingrosso (cartone, cassa, bancale) e soglia di scorta critica.
2. Crea i magazzini per il deposito e per i furgoni
Configura il magazzino centrale e un magazzino separato per ogni mezzo di consegna, inserendo le giacenze iniziali tramite conteggio scorte.
3. Registra i clienti commerciali e invia il catalogo online
Aggiungi i clienti come contatti con il relativo saldo aperto iniziale e condividi il link del catalogo online per raccogliere gli ordini direttamente.
4. Invita il team nascondendo i costi e monitora le scadenze
Abilita agenti e magazzinieri con link d'invito e prezzi di acquisto nascosti, imposta le scadenze sulle fatture e registra gli incassi parziali ogni giorno.
Errori Comuni e Soluzioni
Domande frequenti
I miei clienti devono scaricare un'app per ordinare dal catalogo online?
No. Il link del catalogo online si apre direttamente nel browser di qualsiasi smartphone o computer. Il cliente sceglie i prodotti, invia l'ordine e tu lo ricevi subito nella schermata ordini di GiroPS.
Posso impedire agli agenti di vedere i nostri prezzi di acquisto e i margini?
Sì. Assegnando un ruolo con prezzi di acquisto nascosti, il collaboratore può consultare le giacenze e inserire preventivi, ordini e vendite, ma non vede i costi, le fatture di acquisto né i report di profitto.
Posso stampare una bolla di consegna senza mostrare i prezzi?
Sì. Da ogni ordine puoi generare un PDF di consegna senza prezzi, utile per il prelievo in magazzino e per far firmare la ricezione della merce.
L'applicazione funziona se l'agente o l'autista si trovano senza rete mobile?
Sì. L'app Android funziona anche offline: permette di inserire ordini, emettere documenti e registrare incassi senza connessione, sincronizzando i dati appena torna il segnale.
Quanto costa iniziare a usare GiroPS per un'attività all'ingrosso?
Puoi iniziare gratuitamente. Quando il volume di registrazioni, il numero di magazzini o i membri del team superano i limiti gratuiti, puoi passare a uno dei piani disponibili nella pagina Piani.