Cos'è un ordine di acquisto (buono d'ordine) e come funziona?
L'ordine di acquisto — chiamato anche buono d'ordine o Purchase Order (PO) nel commercio internazionale — è il documento con cui il compratore richiede formalmente a un fornitore determinati prodotti o servizi, specificando quantità esatte, prezzi concordati e tempi di consegna.
Un ordine di acquisto (o buono d'ordine) è il documento scritto che fissa articoli, quantità e prezzi unitari richiesti prima della consegna della merce. Da solo non modifica le giacenze di magazzino né il saldo del contatto; scorte e saldi si aggiornano solo quando l'ordine viene convertito in fattura.
Quali informazioni deve contenere un buono d'ordine?
Un ordine ben compilato rappresenta un punto di riferimento unico sia per il fornitore che prepara i colli sia per chi riceve la merce in magazzino. Quando codici e prezzi sono scritti chiaramente fin dall'inizio, controllare la merce in arrivo richiede pochi minuti.
In molte piccole attività gli ordini vengono ancora inviati con un messaggio veloce del tipo «mandami altre venti scatole come l'ultima volta», generando spesso errori di formato o sorprese sul prezzo in fattura. Un documento d'ordine completo include sempre quattro elementi.
- Numero d'ordine, data di emissione, data di consegna prevista e anagrafica completa di acquirente e fornitore.
- Descrizione di ogni prodotto, codice articolo (SKU) o codice a barre, unità di misura e quantità ordinata.
- Prezzi unitari concordati, eventuali sconti di riga o sul documento, aliquota IVA e totale complessivo.
- Indirizzo di destinazione, note per la spedizione e condizioni di pagamento pattuite.
Differenza tra preventivo, ordine e fattura
Nel ciclo commerciale i tre documenti seguono tappe diverse: il preventivo è la proposta di prezzo del venditore; l'ordine conferma in modo definitivo quali articoli preparare e spedire; la fattura viene emessa alla consegna della merce e registra il credito o il debito.
La differenza operativa più importante riguarda il magazzino e i conti: un ordine aperto indica merce non ancora consegnata, quindi la sua creazione non scarica né carica le giacenze e non movimenta il saldo del cliente o del fornitore. Giacenze e saldi cambiano solo quando l'ordine diventa fattura.
Come gestire gli ordini e convertirli in fattura in GiroPS
In GiroPS puoi creare ordini in pochi secondi, inviarli in PDF tramite WhatsApp o email e ricevere gli ordini dei clienti direttamente dal link del tuo **Catalogo online**. Nella schermata Ordini controlli subito quali sono in attesa, approvati o completati.
Quando la merce arriva o viene spedita, non serve riscrivere le righe: con un tocco converti l'ordine in fattura riportando automaticamente articoli, quantità, sconti e prezzi. Inoltre, per preparare i pacchi in magazzino puoi stampare dall'ordine una **Bolla / Nota di consegna** senza prezzi.
Caso pratico
Esempio: dalla scorta critica all'ordine fino alla fattura d'acquisto
In una ferramenta le cartucce di silicone scendono sotto la soglia di scorta critica fissata a 30 pezzi. Il titolare prepara un ordine di 200 cartucce al costo concordato di 85 per unità e invia il PDF al fornitore. In questa fase la giacenza del negozio e il saldo verso il fornitore restano invariati. Due giorni dopo, quando i 200 pezzi arrivano in magazzino, il titolare converte l'ordine in fattura d'acquisto con un clic: la giacenza sale subito di 200 unità e il debito verso il fornitore viene aggiornato.
Domande frequenti
Quando creo un ordine, la giacenza di magazzino cambia subito?
No. L'ordine tiene traccia di ciò che è stato richiesto o è in preparazione; la quantità fisica in magazzino e il saldo del contatto si aggiornano solo quando converti l'ordine in una fattura confermata.
Cosa succede se il fornitore consegna solo una parte della merce ordinata?
Quando converti l'ordine in fattura, ti basta modificare le quantità nella schermata della fattura inserendo i pezzi effettivamente ricevuti. Così a magazzino e nel saldo contabile finirà solo la merce realmente consegnata.
Posso trasformare un preventivo accettato in ordine o in fattura?
Sì. Non appena il cliente accetta il preventivo in GiroPS, puoi convertirlo con un tocco in ordine per preparare la merce in magazzino oppure direttamente in fattura di vendita senza reinserire i prodotti.