Gestione magazzino, preventivi cantiere e conti clienti per ferramenta e materiali edili
In una ferramenta, colorificio o rivendita di materiali edili passano dal banco migliaia di articoli diversi: dalla viteria sfusa e raccorderia idraulica fino a cavi elettrici al metro, vernici, malte ed elettroutensili. Quando i prelievi degli artigiani per il cantiere vengono segnati su blocchetti di carta, i materiali di consumo finiscono senza preavviso o i rincari dei fornitori non vengono recepiti sui prezzi al pubblico, il margine si assottiglia giorno dopo giorno. Questa guida spiega come organizzare scorte, preventivi e conti aperti in GiroPS.
Codifica i prodotti a pezzi, metri, chili, scatole o litri con codici articolo e tag per trovare qualsiasi misura al banco in pochi secondi. Prepara preventivi PDF per artigiani e imprese e convertili in ordine o fattura con un tocco. Tieni sotto controllo i conti aperti dei professionisti con incassi parziali, ricevi avvisi di scorta critica sui materiali di consumo e proteggi i margini grazie al calcolo automatico del costo medio ponderato.
Perché in ferramenta è facile perdere il controllo di scorte e conti aperti?
Una ferramenta gestisce contemporaneamente minuteria da pochi centesimi e utensili o materiali edili ad alto valore. Alcuni prodotti si acquistano a scatola e si vendono a pezzo singolo, tubi e cavi elettrici si tagliano al metro, mentre chiodi, catene o stucchi vanno a peso o a sacco. Se le unità di misura e i codici non sono impostati con precisione fin dall'inizio, le giacenze sugli scaffali smettono presto di coincidere con quelle registrate.
Il secondo nodo quotidiano è il lavoro con idraulici, elettricisti, imbianchini e piccole imprese edili. Durante la settimana passano al banco a ritirare materiale per vari cantieri e saldano il conto a fine mese o a stato avanzamento lavori. Annotare questi prelievi su foglietti volanti porta inevitabilmente a dimenticanze e merce mai fatturata. Inoltre, quando i listini dei fornitori aumentano, continuare a vendere senza aggiornare i costi reali erode direttamente il guadagno.
Migliaia di codici, unità di misura flessibili e ricerca rapida al banco
In GiroPS ogni scheda prodotto include codice articolo, codice a barre, unità di misura (pezzo, metro, kg, litro, scatola, confezione, sacco), prezzo di acquisto e prezzo di vendita. Puoi importare l'intero listino da Excel e raggruppare la merce con tag come viteria, idraulica, materiale elettrico, vernici o utensileria. Gli articoli confezionati si scansionano con la fotocamera dello smartphone o con un lettore USB/Bluetooth, mentre la minuteria sfusa senza codice a barre si trova all'istante cercando per misura o codice interno.
Ogni volta che carichi una nuova fornitura con una fattura di acquisto — anche in valuta estera con tasso di cambio — GiroPS ricalcola in automatico il costo medio ponderato del prodotto. In questo modo conosci sempre il costo effettivo della merce a scaffale e puoi adeguare tempestivamente i prezzi di vendita.
- Unità di misura dedicate: gestisci pezzi, metri, chili, litri, scatole e sacchi senza errori
- Codici articolo e tag: filtra migliaia di viti, tasselli, raccordi e utensili in un attimo
- Costo medio ponderato: aggiornamento automatico del costo reale a ogni nuovo carico
- Multi-magazzino: separa la giacenza del negozio da quella del deposito o piazzale esterno
Preventivi PDF per cantieri e avvisi di scorta critica
Prima di iniziare una ristrutturazione o un impianto, imprese e privati chiedono un preventivo dettagliato dei materiali. Con GiroPS crei un preventivo PDF completo di sconti per riga o sul totale documento e lo invii su WhatsApp o via email in pochi minuti. Alla conferma del lavoro, trasformi il preventivo in ordine o in fattura di vendita con un solo tocco, senza dover reinserire le righe. I documenti PDF generati hanno finalità commerciale e gestionale e non sostituiscono lo scontrino telematico né la fattura elettronica SDI.
Restare senza articoli di consumo quotidiano come silicone, nastro teflon, dischi da taglio, punte o tasselli comuni significa far andare l'artigiano da un concorrente per tutta la spesa. Impostando una soglia di scorta critica sui prodotti ad alta rotazione, GiroPS mostra un avviso sulla schermata principale appena la quantità scende sotto il limite, rendendo immediato il riordino settimanale.
Conti aperti per artigiani, incassi parziali ed estratti conto PDF
Ogni artigiano, installatore o impresa abituale viene registrato come contatto. I materiali ritirati durante la settimana vengono addebitati sul suo saldo tramite fatture di vendita; quando il cliente versa un acconto in contanti o con bonifico, registri l'incasso parziale sul conto cassa o banca dedicato e il residuo della fattura si aggiorna automaticamente.
A fine mese o a chiusura cantiere, generi in pochi secondi un estratto conto PDF per l'intervallo di date desiderato e lo condividi su WhatsApp, mostrando con chiarezza ogni ritiro e ogni pagamento. Il report di anzianità dei crediti evidenzia i saldi scaduti da oltre 30, 60 o 90 giorni, mentre assegnando ai commessi un ruolo con prezzi di acquisto nascosti consenti loro di servire il banco e preparare preventivi senza vedere i tuoi costi fornitore.
- Conti artigiani e imprese: storico completo di prelievi, resi e saldo aperto per cliente
- Incassi parziali: registra gli acconti ricevuti e controlla il residuo di ogni documento
- Estratto conto PDF: invia il riepilogo dettagliato dei materiali ritirati tramite WhatsApp
- Prezzi di acquisto nascosti: il personale al banco lavora senza vedere costi e margini
Caso pratico
Esempio: Ferramenta e rivendita edile con 3.500 articoli e 45 artigiani clienti
La Ferramenta Colombo gestisce 3.500 referenze tra viteria, idraulica, elettricità e vernici, servendo clienti privati e 45 tra idraulici, elettricisti e piccole imprese edili. In precedenza i prezzi della minuteria sfusa venivano ricordati a memoria, i ritiri degli artigiani erano annotati su buoni cartacei spesso smarriti e i sigillanti finivano puntualmente a metà settimana. Dopo aver importato il listino Excel in GiroPS, il negozio ha impostato le unità a metro, chilo e pezzo, attivato gli avvisi di scorta critica su 400 consumabili e caricato i saldi dei 45 clienti abituali. Oggi i preventivi per i cantieri vengono inviati in PDF in cinque minuti, il costo medio si aggiorna a ogni fattura fornitore e a fine mese gli estratti conto partono su WhatsApp senza contestazioni.
Guida Passo-Passo
1. Importa il catalogo con unità di misura, codici e tag
Carica il tuo file Excel indicando codice articolo, codice a barre, unità di vendita (pezzo, metro, kg, scatola, litro) e tag di reparto.
2. Imposta la scorta critica sui materiali di consumo
Definisci le quantità minime per viti, tasselli, siliconi, nastri e dischi da taglio così da ricevere un avviso prima che lo scaffale resti vuoto.
3. Crea le schede contatto per artigiani e imprese
Registra i clienti professionali con il loro saldo iniziale aperto in modo che ogni ritiro al banco e ogni acconto aggiornino il conto in automatico.
4. Invia preventivi in PDF e registra le fatture di acquisto
Prepara preventivi PDF per le forniture di cantiere, convertili in fattura con un tocco e inserisci gli acquisti per mantenere aggiornato il costo medio.
Errori Comuni e Soluzioni
Domande frequenti
Come gestisco al banco viti sfuse, raccordi o cavi tagliati che non hanno codice a barre?
Puoi assegnare un codice articolo breve (es. VIT-M8-40) e un tag di categoria. Al momento della vendita cerchi per nome, misura o codice e inserisci la quantità in pezzi, metri o chili.
Posso trasformare il preventivo fatto a un'impresa in fattura senza riscrivere tutto?
Sì. Quando il cliente conferma il preventivo PDF, ti basta un tocco per convertirlo in ordine o direttamente in fattura di vendita mantenendo tutti gli articoli e gli sconti.
Come viene calcolato il costo se acquisto merce a prezzi variabili o in valuta?
Puoi registrare fatture di acquisto anche in valuta estera con tasso di cambio e GiroPS ricalcola automaticamente il costo medio ponderato di ogni articolo, mantenendo corretti margini e valore del magazzino.
Posso impedire ai commessi del banco di vedere i prezzi di acquisto dai fornitori?
Sì. Assegnando al personale un ruolo con prezzi di acquisto nascosti, potranno controllare le scorte, preparare preventivi e registrare vendite senza vedere costi, fatture passive o margini.
GiroPS emette scontrini fiscali o fatture elettroniche verso il Sistema di Interscambio?
No. GiroPS crea e condivide preventivi, ordini e fatture in formato PDF per la gestione operativa e non sostituisce il registratore telematico o la fatturazione elettronica SDI.