Warenwirtschaft, Mengenrabatte und B2B-Rechnungen für Reinigungs- und Verpackungsbedarf
Der Großhandel mit gewerblichen Reinigungsmitteln, Hygieneartikeln und Verpackungsmaterialien ist geprägt von voluminösen Gütern, knappen Margen und hohem Umschlag. 20-Liter-Chemiekanister, Industrierollen, Wellpappkartons, Luftpolsterfolien und Müllsäcke beanspruchen riesige Lagerflächen, während Restaurants, Hotels, Schulen und Gebäudereiniger auf Zahlungsziel einkaufen. Werden mündlich zugesagte Staffelpreise bei der Abrechnung vergessen, schmilzt der Gewinn dahin; unauffindbare Lieferscheine führen zu Rechnungskürzungen und Zahlungsverzögerungen. GiroPS bietet Großhändlern für Verpackung und Betriebshygiene ein klares Werkzeug, um Palettenbestände zu überwachen, B2B-Angebote mit Rabattstaffeln als PDF zu erstellen und offene Debitorenposten per WhatsApp einzufordern.
Verwalten Sie Kartonagen, Folien und Reinigungschemikalien nach Stück, Rolle oder Gebinde auf Smartphone und PC. Erstellen Sie B2B-Angebote mit individuellen Rabatten für Gastronomie und Gewerbekunden und wandeln Sie diese per Klick in Rechnungen um. Überwachen Sie offene Posten mit klaren PDF-Kontoauszügen über WhatsApp.
Typische Margenfresser im Großhandel für Reinigung und Verpackung
Im Großhandel für Hygiene und Verpackung sind Produkte schwer und raumgreifend; 50 Rollen Luftpolsterfolie oder 100 Kanister Bodenreiniger füllen ganze Regalgassen. Da die Handelsspannen knapp kalkuliert sind, zerstört jede Inventurdifferenz oder Schwundquote direkt den Nettogewinn. Die zweite Schwachstelle sind mündliche Mengenstaffeln: Sagt der Außendienst einem Hotelbetrieb ab 50 Kartons 8 % Rabatt zu, vergisst die Rechnungsstelle diesen Vermerk oft oder gewährt versehentlich einen zu hohen Nachlass. Das führt zu zeitraubenden Rechnungskorrekturen und erheblichem Vertrauensverlust.
Bei Auslieferungsfahrten gehen handgeschriebene Lieferscheine in hektischen Hotelküchen oder Lagern oft unter oder werden beschädigt. Bei der Monatsabrechnung kürzt der Kunde dann eigenmächtig den Rechnungsbetrag mit der Behauptung, nur 15 statt 20 Kartons Papierhandtücher erhalten zu haben. Ohne digitalen Nachweis vor Ort bleibt der Großhändler auf dem Verlust sitzen. GiroPS ermöglicht Fahrern das mobile Erstellen digitaler Lieferbelege, die den Kundensaldo im selben Moment fehlerfrei aktualisieren.
Mengenstaffeln, professionelle PDF-Angebote und Sofortaufträge
Beim Verkauf an gewerbliche Großabnehmer wie Hotelketten, Schulen oder Reinigungsbetriebe sind flexible Rabattstrukturen unverzichtbar. In GiroPS hinterlegen Sie mühelos 10 % Zeilenrabatt auf 100 Rollen Luftpolsterfolie, 5 % auf 30 Kartons Müllsäcke und bei Bedarf einen Gesamtrabatt auf den Beleg. Das Angebot wird als professionelles PDF generiert und direkt per WhatsApp oder E-Mail verschickt. Nach Zusage wandelt ein Klick das Angebot ohne erneute Dateneingabe in einen Auftrag oder eine Rechnung um.
Für den Warenausgang können Sie Lageristen und Auslieferungsfahrern einen Lieferschein ohne Preise aushändigen. So sieht das Lieferpersonal exakte Stück- und Gebindezahlen, während Einkaufspreise, Rabatte und Margen vertraulich bleiben. Nach erfolgter Zustellung bucht sich die Rechnung automatisch auf das Kundenkonto, was Betriebsabläufe und Geschäftsgeheimnisse gleichermaßen schützt.
Offene Posten, Zahlungsziele und Abrechnungen per WhatsApp
Im Verpackungs- und Reinigungsgroßhandel kaufen die meisten Kunden auf offenes Ziel; Restaurants erhalten mehrmals wöchentlich Ware und begleichen den Saldo monatlich mit 14 oder 30 Tagen Zahlungsziel. Durch das Hinterlegen von Fälligkeitsdaten warnt GiroPS auf dem Dashboard vor überfälligen Rechnungen. Der Fälligkeitsbericht gliedert Außenstände in Zeiträume von 30, 60 und über 90 Tagen, sodass Sie säumige Gewerbekunden sofort identifizieren und anstehende Zahlungen absichern können.
Leistet ein Kunde Teilzahlungen per Überweisung, bucht GiroPS diese als Teilzahlung ein und mindert den offenen Restbetrag der Rechnung automatisch. Zum Monatsabschluss erstellen Sie mit einem Klick einen detaillierten PDF-Kontoauszug für beliebige Zeiträume und teilen ihn per WhatsApp mit der Buchhaltung des Kunden. Da jede gelieferte Kiste und jeder Kanister mit Belegnummer aufgeführt ist, erfolgt der Ausgleich reibungslos.
Praxisbeispiel
Häufig gestellte Fragen
Wie können wir Mengenstaffeln für Gastronomiebetriebe bei Kartonabnahmen anwenden?
Beim Erstellen eines Angebots oder einer Rechnung in GiroPS hinterlegen Sie pro Zeile prozentuale oder feste Rabatte. So vergeben Sie z.B. 10 % Rabatt auf 100 Kartons und ergänzen Belegnachlässe.
Können Lageristen und Fahrer Auslieferungen abwickeln, ohne Preise einzusehen?
Ja. Erstellen Sie in GiroPS neutrale Lieferscheine ohne Preise, die nur Artikelnamen und Mengen zeigen. Zudem lassen sich Einkaufspreise und Margen über Benutzerrollen sperren.
Wie verfolgen wir offene Posten von Reinigungsfirmen und B2B-Kunden?
Auf jedem Kundenkonto sehen Sie getätigte Lieferungen, Zahlungseingänge und den aktuellen Saldo in Echtzeit. Überwachen Sie Fälligkeiten im Bericht und teilen Sie PDF-Auszüge per WhatsApp.
Wie verwalten wir Verbindlichkeiten gegenüber Chemiefabriken und Kartonherstellern?
Erfassen Sie Lieferungen von Herstellern als Eingangsrechnungen in GiroPS. Bestände aktualisieren sich automatisch, Verbindlichkeiten bleiben transparent und Kosten werden präzise ermittelt.