Bestandsführung, Auftragsabwicklung und Forderungsmanagement im Großhandel
Im Großhandel und im Auslieferungsvertrieb entscheidet eine fehlerfreie Kommissionierung großer Mengen und der pünktliche Einzug offener Forderungen über den Gewinn. Wenn Kundenbestellungen ungeordnet per Chat eingehen, der Bestand im Hauptlager nicht mit der Ware im Lieferfahrzeug übereinstimmt oder Außenstände nur auf Zuruf geprüft werden, gerät der Cashflow schnell ins Stocken. Diese Seite zeigt, wie Großhändler und Distributoren ihren gesamten Ablauf vom Angebot bis zur Zahlung in GiroPS abbilden.
Legen Sie Artikel in Kartons, Gebinden oder Paletten an und teilen Sie einen Online-Katalog-Link, über den gewerbliche Kunden direkt bestellen. Drucken Sie für die Kommissionierung einen Lieferschein ohne Preise und wandeln Sie den Auftrag nach Auslieferung mit einem Klick in eine PDF-Rechnung um. Verwalten Sie Hauptlager und Lieferfahrzeuge als getrennte Lagerorte, blenden Sie Einkaufspreise für den Außendienst aus und verfolgen Sie Teilzahlungen sowie Fälligkeiten lückenlos.
Warum Abläufe im Großhandel oft ins Stocken geraten
Anders als im Einzelhandel verkaufen Großhändler und Lieferanten große Stückzahlen an wiederkehrende Geschäftskunden – meist auf Rechnung mit Zahlungsziel. Wenn täglich Dutzende Positionen per Telefon, Sprachnachricht oder Zettel eingehen und manuell abgetippt werden, schleichen sich schnell Zahlendreher, falsche Gebindegrößen oder veraltete Preise ein. Eine fehlerhafte Abrechnung bei Stammkunden kostet nicht nur Zeit für Korrekturen, sondern belastet auch die Geschäftsbeziehung.
Die zweite Schwachstelle liegt zwischen Lagerhalle, Lieferfahrzeug und Kundenkonto. Wird Ware morgens ohne dokumentierte Umlagerung auf den Transporter geladen, weiß im Büro niemand mehr, was tatsächlich im Hauptlager verfügbar ist. Gleichzeitig begleichen gewerbliche Abnehmer ihre Rechnungen häufig in Teilbeträgen; kommen neue Lieferungen hinzu, ohne dass Teilzahlungen sauber dem jeweiligen Kontakt zugeordnet sind, wird die Abstimmung am Monatsende zum Streitfall.
Online-Katalog und durchgängiger Belegfluss vom Angebot zur Rechnung
Sobald Sie Ihre Produkte mit Artikelnummer, Barcode, Fotos und der passenden Verkaufseinheit wie Karton, Kiste oder Palette in GiroPS angelegt haben, können Sie Ihren Online-Produktkatalog per Link teilen. Einzelhändler, Gastronomen oder Weiterverkäufer öffnen den Link im Browser, sehen das aktuelle Sortiment und senden ihre Bestellung direkt ab. Statt abends Nachrichten abzutippen, starten Sie morgens mit fertigen Aufträgen.
Bei größeren Abnahmen erstellen Sie zunächst ein PDF-Angebot inklusive Positions- oder Gesamtrabatt. Nach Freigabe durch den Kunden wandeln Sie das Angebot ohne erneute Dateneingabe in einen Auftrag um. Für das Lagerteam erzeugen Sie aus dem Auftrag einen Lieferschein ohne Preisangaben zur Mengenkontrolle beim Packen. Nach erfolgter Zustellung wird der Auftrag mit einem Fingertipp zur Verkaufsrechnung: Der Bestand wird abgebucht und die Forderung auf dem Kundenkonto verbucht. Die erzeugten PDF-Belege dienen der kaufmännischen Abwicklung und ersetzen keine gesetzliche E-Rechnung (wie XRechnung/ZUGFeRD) oder zertifizierte Kassensysteme.
- Online-Katalog-Link: Geschäftskunden bestellen direkt im Browser ohne App-Installation
- Nahtlose Belegkette: Angebot, Auftrag und Rechnung gehen ohne Abtippen ineinander über
- Lieferschein ohne Preise: ideal als Packliste für Lager und Fahrer bei der Auslieferung
- Positions- und Beleg-Rabatte: transparente Berechnung von Nettobetrag, MwSt. und Summe
Hauptlager, Lieferfahrzeuge und Rollenrechte für den Außendienst
Im Vertrieb lagert Ware selten nur an einem Ort: Neben dem Zentrallager führen oft auch Verkaufsfahrzeuge oder Außenlager eigene Bestände. In GiroPS richten Sie für das Hauptlager sowie für jeden Transporter ein eigenes Lager ein. Wenn morgens Kartons verladen werden, buchen Sie eine Umlagerung vom Hauptlager auf das Fahrzeuglager und sehen jederzeit exakt, welche Mengen im Regal und welche unterwegs sind.
Außendienstmitarbeiter, Fahrer und Lageristen laden Sie über einen 24 Stunden gültigen Einladungslink in Ihr Unternehmen ein. Vergeben Sie eine Rolle mit ausgeblendeten Einkaufspreisen, kann der Außendienst zwar Bestände prüfen, Angebote schreiben, Aufträge erfassen und Zahlungen dokumentieren, sieht aber weder Ihre Einkaufskosten noch Lieferantenrechnungen oder Handelsspannen. In Lagerkellern oder auf Routen ohne Mobilfunknetz arbeitet die Android-App offline weiter und synchronisiert alle Buchungen automatisch, sobald wieder Empfang besteht.
Offene Posten, Teilzahlungen und Altersstruktur der Forderungen
Wer auf Ziel liefert, muss Fälligkeiten und Kreditrisiken täglich im Blick behalten. Durch das Hinterlegen eines Fälligkeitsdatums auf jeder Verkaufsrechnung zeigt GiroPS anstehende und überfällige Posten sofort an. Bevor Sie eine weitere Großlieferung freigeben, prüfen Sie im Bericht zur Altersstruktur der Forderungen, welche Kunden seit 30, 60 oder über 90 Tagen im Rückstand sind.
Zahlt ein Kunde bei der Belieferung einen Teilbetrag bar oder per Überweisung, erfassen Sie die Einnahme als Teilzahlung auf Ihr Kassen- oder Bankkonto. Der offene Restbetrag der Rechnung reduziert sich automatisch. Für die regelmäßige Kontenabstimmung erstellen Sie mit wenigen Klicks einen PDF-Kontoauszug für den gewünschten Zeitraum und senden ihn direkt per WhatsApp oder E-Mail an den Kunden.
- Altersstruktur-Bericht: überfällige Forderungen nach 30, 60 und 90+ Tagen sofort erkennen
- Teilzahlungen: offene Restbeträge je Rechnung und Gesamtsaldo je Kontakt nachvollziehen
- PDF-Kontoauszug: lückenlose Saldenübersicht schnell per WhatsApp oder E-Mail teilen
- Gleitender Durchschnittspreis: automatische Bestandsbewertung bei schwankenden Einkaufspreisen
Praxisbeispiel
Beispiel: Regionaler Getränke- und Lebensmittelgroßhändler mit zwei Lieferfahrzeugen
Ein Großhändler beliefert 120 Kioske, Imbisse und kleine Märkte mit rund 450 Artikeln in Karton- und Kistengebinden. Früher gaben zwei Außendienstler ihre Bestellungen abends telefonisch durch, Fahrzeugbestände wurden auf Papierlisten geführt und Teilzahlungen gingen im Alltag unter. Nach dem Excel-Import der Artikel und Kontakte in GiroPS wurden das Hauptlager sowie beide Transporter als eigene Lager angelegt. Die Fahrer erhielten Zugänge mit ausgeblendeten Einkaufspreisen, und Stammkunden bestellen nun über den Online-Katalog-Link. Schon im ersten Monat sanken Fehllieferungen drastisch, und über die Altersstrukturliste konnten acht seit über 60 Tagen offene Konten erfolgreich geklärt werden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Artikel mit Gebindeeinheit und Artikelnummer importieren
Laden Sie Ihre Artikelliste per Excel hoch und hinterlegen Sie für jedes Produkt Artikelnummer, Barcode, Verkaufseinheit (Karton, Kiste, Palette) sowie den Meldebestand.
2. Hauptlager und Lieferfahrzeuge als Lagerorte anlegen
Erstellen Sie getrennte Lager für Ihr Zentrallager und jedes Auslieferungsfahrzeug und erfassen Sie die Anfangsbestände per Bestandszählung.
3. Geschäftskunden anlegen und Online-Katalog teilen
Importieren Sie Ihre Kundenkontakte samt aktuellem Eröffnungssaldo und senden Sie Stammkunden den Link zum Online-Produktkatalog für direkte Bestellungen.
4. Außendienst ohne Kosteneinsicht einladen und Fälligkeiten prüfen
Fügen Sie Mitarbeiter per Einladungslink hinzu, blenden Sie Einkaufspreise aus, setzen Sie Fälligkeitsdaten auf Rechnungen und verbuchen Sie Teilzahlungen täglich.
Häufige Fehler & Lösungen
Häufig gestellte Fragen
Müssen meine Kunden eine App installieren, um über den Online-Katalog zu bestellen?
Nein. Der geteilte Katalog-Link öffnet sich direkt im Browser auf dem Smartphone oder PC. Ihre Kunden wählen Mengen aus, senden die Bestellung ab und der Auftrag erscheint sofort in Ihrem GiroPS-Konto.
Kann ich verhindern, dass Außendienstmitarbeiter unsere Einkaufspreise sehen?
Ja. Mit einer Rolle, bei der Einkaufspreise ausgeblendet sind, sehen Mitarbeiter weder Einkaufskosten noch Lieferantenrechnungen oder Gewinnmargen, können aber normal verkaufen und Bestände prüfen.
Kann ich für die Auslieferung einen Lieferschein ohne Preise drucken?
Ja. Aus jedem Auftrag lässt sich ein PDF-Lieferschein ohne Preisangaben erzeugen, den Lageristen zum Packen und Fahrer zur Quittierung nutzen können.
Funktioniert die App unterwegs auch ohne Internetverbindung?
Ja. Die Android-App arbeitet vollständig offline. Aufträge, Rechnungen und Zahlungen werden lokal gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Welche Kosten fallen für den Start mit GiroPS an?
Sie können kostenlos starten. Wenn Ihre Belegmengen, Lagerorte oder Teammitglieder die kostenlosen Kontingente überschreiten, wechseln Sie einfach in ein passendes Paket auf der Seite Pakete.