Bestand und Kundenkonten für Lebensmittelläden, Kioske und kleine Geschäfte
Hunderte Artikel, knappe Spannen, täglich Lieferungen und Stammkunden, die anschreiben lassen: Werden diese Daten an verschiedenen Stellen geführt, verschwindet meist unbemerkt der Gewinn. Hier sehen Sie, wie ein Laden Bestand, Kundenkonten und Kasse in GiroPS einrichtet.
Legen Sie jeden Artikel einmal mit Barcode und Artikelnummer an, buchen Sie Lieferungen als Eingangsrechnung und verkaufen Sie per Scan. Ein Verkauf auf Rechnung landet auf dem Kundenkonto, Zahlungen gehen in Kasse oder Bank. Die Mindestbestand-Warnung zeigt knappe Ware, bevor das Regal leer ist.
Warum die Zahlen im Laden auseinanderlaufen
Ein kleines Geschäft führt viele Artikel und verdient an jedem wenig. Eine falsch gezählte Kiste, eine Preiserhöhung, die erst eine Woche später am Etikett ankommt, ein Einkauf, der nie ins Anschreibebuch kam: Das alles fällt erst am Monatsende auf.
Meist fehlt keine Information, sie liegt nur an drei Orten: der Bestand im Kopf oder in einer Excel-Tabelle, das Anschreiben in einem Heft, das Bargeld in der Schublade. GiroPS führt alles in denselben Produkt-, Kontakt- und Kassendaten zusammen.
Artikelstamm, Barcode und schneller Verkauf
Jeder Artikel erhält Bezeichnung, Artikelnummer, Barcode, Einheit, Einkaufs- und Verkaufspreis. Eine vorhandene Artikelliste importieren Sie aus Excel. Wer kistenweise einkauft und einzeln verkauft, vermeidet mit der richtigen Einheit von Anfang an die meisten späteren Zähldifferenzen.
Im schnellen Barcode-Modus der Verkaufsmaske scannen Sie Artikel nacheinander mit der Handykamera oder einem USB- bzw. Bluetooth-Scanner. Verkäufe ins Minus sind erlaubt, ein noch nicht gezählter Artikel hält den Verkauf also nicht auf.
- Artikelnummer und Barcode verhindern doppelt angelegte Artikel
- Der Einkaufspreis ist die Grundlage für Gewinn und Lagerwert
- Der Mindestbestand meldet, wann nachbestellt werden muss
- Mehrere Lager trennen Nebenraum und Verkaufsfläche
Lieferantenware und Mindestbestand
Wird eine Lieferung als Eingangsrechnung gebucht, steigt der Bestand und der Betrag erscheint als Verbindlichkeit beim Lieferanten. Belege werden als PDF geteilt; sie ersetzen weder die Registrierkasse noch eine gesetzlich vorgeschriebene E-Rechnung.
Artikel unter ihrem Mindestbestand erscheinen als Warnung auf der Startseite. Die Wochenbestellung daraus abzuleiten ist deutlich günstiger, als von einem Kunden auf das leere Regal hingewiesen zu werden. Bestellungen beim Großhändler lassen sich zunächst als Auftrag festhalten und bei Wareneingang in eine Rechnung umwandeln.
Anschreiben und Kassensturz am Abend
Jeder Kunde, der anschreiben lässt, wird als Kontakt angelegt. Eine Verkaufsrechnung erhöht seinen Saldo, jede Zahlung senkt ihn. Den Kontoauszug schicken Sie per WhatsApp, säumige Zahler zeigt die Altersstrukturliste der offenen Posten.
Für Bargeld, Kartenzahlungen und Bank legen Sie getrennte Kassen- und Bankkonten an. Wer abends das gezählte Bargeld mit dem Kassenstand in der App vergleicht, findet Differenzen noch am selben Tag.
- Der offene Betrag jedes Kunden ist sofort sichtbar
- Teilzahlungen verringern den Restbetrag der Rechnung
- Kassendifferenzen werden vor Feierabend geprüft
Praxisbeispiel
Beispiel: Kiosk mit 600 Artikeln
Herr Yilmaz führt einen Kiosk mit rund 600 Artikeln und 40 Stammkunden, die anschreiben lassen. In der ersten Woche importiert er die Artikelliste aus Excel, scannt die Barcodes, erfasst eine Anfangsinventur und überträgt die Beträge aus dem Heft auf Kundenkonten. Am Monatsende zeigt die Altersstrukturliste drei Kunden, die seit über 60 Tagen offen sind, und die Mindestbestandsliste, dass seine fünf Topseller jede Woche ausgehen. Seit er danach bestellt, gibt es weniger leere Fächer und weniger vergessene Beträge.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Artikel und Barcodes anlegen
Importieren Sie die Liste aus Excel oder legen Sie Artikel einzeln an, jeweils mit Artikelnummer, Barcode, Einheit, Einkaufs- und Verkaufspreis.
2. Anfangsinventur erfassen
Haben Sie getrennte Lager für Regal und Nebenraum angelegt, erfassen Sie die Zählung je Lager. Der Anfangsbestand ist der Ausgangspunkt jeder späteren Lagerbewegung.
3. Anschreibe-Kunden als Kontakte anlegen
Übernehmen Sie jeden Namen aus dem Heft mit seinem aktuellen Saldo. Danach aktualisieren Verkäufe auf Rechnung und Zahlungen den Saldo automatisch.
4. Den Abendabgleich zur Routine machen
Vergleichen Sie den Kassenstand mit dem Bargeld und die Mindestbestandsliste mit dem Regal. Fünf Minuten am Tag ersparen Überraschungen am Monatsende.
Häufige Fehler & Lösungen
Häufig gestellte Fragen
Kann ich ohne Internet weiterverkaufen?
Ja. Die Android-App funktioniert offline und gleicht die Daten verlustfrei ab, sobald wieder eine Verbindung besteht. Auf dasselbe Unternehmen greifen Sie auch im Web und mit der iOS-App zu.
Kann ich einen Barcodescanner verwenden?
Sie können mit der Handykamera scannen; der schnelle Barcode-Modus in der Verkaufsmaske arbeitet auch mit USB- und Bluetooth-Scannern. Eine eigene Kassenhardware ist nicht nötig.
Erstellt GiroPS Kassenbons oder E-Rechnungen?
Nein. GiroPS erstellt Rechnungen, Angebote und Aufträge als PDF und teilt sie. Es ersetzt weder eine Registrierkasse noch ein vorgeschriebenes E-Rechnungsverfahren; nutzen Sie dafür weiterhin Ihr bestehendes System.
Kann ich Einkaufspreise vor dem Kassenpersonal verbergen?
Ja. Mit einer Rolle, in der Einkaufspreise ausgeblendet sind, kann ein Teammitglied verkaufen, sieht aber weder Kosten noch Eingangsbelege. Die Rechte legen Sie für jedes Mitglied einzeln fest.
Ist GiroPS kostenpflichtig?
Sie können kostenlos starten. Wenn Ihre Daten die kostenlosen Grenzen übersteigen oder Sie mehr Berichte und Teamfunktionen brauchen, wählen Sie eine Option auf der Seite Tarife.