Was ist eine Bestellung (Bestellschein) und wie unterscheidet sie sich von der Rechnung?
Eine Bestellung — im internationalen Einkauf oft als Purchase Order (PO) oder Bestellschein bezeichnet — ist das schriftliche Dokument, mit dem ein Käufer beim Lieferanten verbindlich festhält, welche Artikel in welcher Menge, zu welchem Preis und bis zu welchem Termin geliefert werden sollen.
Eine Bestellung dokumentiert schriftlich, welche Produkte oder Dienstleistungen zu welchen vereinbarten Preisen und Mengen angefordert werden. Eine offene Bestellung verändert weder den Lagerbestand noch den offenen Posten beim Kontakt; erst bei der Umwandlung in eine Rechnung werden Bestand und Saldo gebucht.
Welche Angaben gehören auf einen vollständigen Bestellschein?
Ein sauber ausgefüllter Bestellschein dient sowohl dem Lieferanten beim Kommissionieren als auch Ihrem eigenen Lager beim Wareneingang als verlässliche Prüfliste. Stehen alle Konditionen von Anfang an schwarz auf weiß fest, lassen sich gelieferte Kartons in wenigen Minuten abgleichen.
Im hektischen Alltag kleiner Betriebe wird Ware oft noch per Zuruf oder kurzer Chat-Nachricht nachbestellt — was regelmäßig zu falschen Gebindegrößen oder abweichenden Preisen auf der späteren Rechnung führt. Diese vier Punkte machen jede Bestellung eindeutig.
- Bestellnummer, Bestelldatum, gewünschter Liefertermin sowie vollständige Kontaktdaten von Käufer und Lieferant.
- Artikelname, Artikelnummer (SKU) oder Barcode, Mengeneinheit und exakte Bestellmenge jeder Position.
- Vereinbarte Einzelpreise, eventuelle Positions- oder Belegrabatte, MwSt.-Satz und Gesamtbetrag.
- Lieferanschrift, Hinweise für den Versand sowie die vereinbarten Zahlungsbedingungen.
Unterschied zwischen Angebot, Bestellung und Rechnung
Im kaufmännischen Ablauf greifen drei Dokumente ineinander: Das Angebot ist der unverbindliche oder befristete Preisvorschlag des Verkäufers; die Bestellung bestätigt verbindlich, welche Ware geliefert werden soll; die Rechnung wird erst nach Lieferung oder Leistung ausgestellt und begründet die Zahlungspflicht.
Für die Bestandsführung und Buchhaltung ist die Trennung entscheidend: Solange eine Bestellung offen ist, wurde die Ware noch nicht übergeben. Deshalb löst das Anlegen einer Bestellung noch keine Lagerbewegung aus und verändert den Kontokorrentsaldo des Kunden oder Lieferanten nicht. Erst mit der Rechnung werden Bestand und Saldo aktualisiert.
Bestellungen erstellen und umwandeln in GiroPS
In GiroPS legen Sie Bestellungen in wenigen Sekunden an, teilen sie als übersichtliches PDF per WhatsApp oder E-Mail und empfangen Kundenbestellungen direkt über Ihren geteilten **Online-Katalog**. Den Status jeder Bestellung (ausstehend, bestätigt, abgeschlossen) behalten Sie zentral im Blick.
Sobald die Ware eintrifft oder ausgeliefert wird, müssen Sie keine einzige Position neu abtippen: Mit einem Fingertipp wandeln Sie die Bestellung in eine Rechnung um, wobei alle Artikel, Mengen und Preise übernommen werden. Für die Kommissionierung im Lager lässt sich aus der Bestellung zudem ein **Lieferschein / Packzettel** ohne Preise drucken.
Praxisbeispiel
Beispiel: vom kritischen Bestand über die Bestellung zur Eingangsrechnung
In einem Baustoffhandel fällt der Bestand an Silikonkartuschen unter den kritischen Bestand von 30 Stück. Der Inhaber erstellt eine Bestellung über 200 Kartuschen zum vereinbarten Einkaufspreis von 85 pro Einheit und sendet das PDF an den Großhändler. Zu diesem Zeitpunkt bleiben Lagerbestand und Lieferantensaldo unverändert. Als die 200 Kartuschen zwei Tage später im Lager eintreffen, wandelt der Inhaber die Bestellung mit einem Klick in eine Eingangsrechnung um: Der Bestand steigt sofort um 200 Stück und die Verbindlichkeit beim Lieferanten wird gebucht.
Häufig gestellte Fragen
Ändert sich mein Lagerbestand sofort, wenn ich eine Bestellung speichere?
Nein. Eine Bestellung bildet lediglich ab, was angefordert oder in Vorbereitung ist. Ihr tatsächlicher Lagerbestand und der Saldo des Kontakts ändern sich erst, wenn die Bestellung in eine Rechnung umgewandelt wird.
Was tue ich, wenn der Lieferant nur eine Teilmenge der Bestellung liefert?
Beim Umwandeln der Bestellung in eine Rechnung passen Sie die Stückzahlen im Rechnungseditor einfach an die tatsächlich gelieferte Menge an. So werden nur die wirklich eingegangenen Artikel im Bestand und im Saldo erfasst.
Kann ich ein angenommenes Angebot direkt in eine Bestellung oder Rechnung überführen?
Ja. Nimmt ein Kunde Ihr Angebot an, wandeln Sie es in GiroPS ohne erneute Eingabe der Positionen zunächst in eine Bestellung für das Lager oder direkt in eine Verkaufsrechnung um.