Was sind Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und wie behalten Sie Lieferantenrechnungen im Griff?
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen—im Alltag oft Kreditoren oder Lieferantenverbindlichkeiten genannt—umfassen alle offenen Beträge, die Ihr Unternehmen Lieferanten für bereits gelieferte Waren oder Leistungen auf Ziel schuldet. Sie zeigen sofort, welcher Teil Ihres aktuellen Kassen- oder Bankguthabens für anstehende Einkaufsrechnungen gebunden ist.
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen = Summe aller freigegebenen Eingangsrechnungen auf Ziel − bisher geleistete Zahlungen an Lieferanten. Bis eine bestätigte Einkaufsrechnung vollständig bezahlt ist, bleibt der Restbetrag als offene Verbindlichkeit bestehen.
Aufbau und Berechnung der Lieferantenverbindlichkeiten
Beim Wareneinkauf im Großhandel oder bei Herstellern wird selten sofort bar bezahlt; üblich sind Zahlungsziele von 14, 30 oder 60 Tagen. Sobald die Lieferung eintrifft und Sie die Eingangsrechnung prüfen und freigeben, wird der offene Betrag auf dem Kontaktkonto des Lieferanten als Verbindlichkeit erfasst.
Für eine verlässliche Übersicht dürfen nur tatsächlich bestätigte Einkaufsrechnungen gezählt werden. Offene Bestellungen oder noch ungeprüfte Rechnungsentwürfe stellen noch keine fällige Schuld dar und fließen nicht in die Summe der Verbindlichkeiten ein.
- Freigegebene Eingangsrechnungen: Bestätigter Gesamtbetrag aller Lieferantenrechnungen für erhaltene Waren oder Leistungen
- Geleistete Zahlungen: Vollständige Zahlungen oder Teilzahlungen von Ihrem Kassen- oder Bankkonto an den Lieferanten
- Offener Verbindlichkeitssaldo: Der verbleibende Restbetrag, den Ihr Unternehmen nach Abzug aller Zahlungen noch begleichen muss
Wirkung auf den Kassenbestand und Unterschied zu Forderungen
Während Forderungen zeigen, welches Geld Sie noch von Ihren Kunden erhalten, bilden Verbindlichkeiten Ihre eigenen Zahlungspflichten gegenüber Lieferanten ab. Wer Fälligkeitsdaten übersieht, riskiert Mahnungen oder Lieferstopps; wer dagegen unkoordiniert zu früh zahlt, entzieht dem Betrieb womöglich wichtige Liquidität für Miete oder Gehälter.
Eine solide Kassenplanung stimmt die Fälligkeitsdaten der Lieferantenrechnungen mit den erwarteten Zahlungseingängen der Kunden ab. So nutzen Sie vereinbarte Zahlungsziele optimal aus, ohne den Überblick über Ihre Zahlungsfähigkeit zu verlieren.
Einkaufsrechnungen und Lieferantenkonten in GiroPS verfolgen
Wenn Sie in GiroPS eine Einkaufsrechnung freigeben, werden Lagerbestand, gleitender Durchschnittspreis und der Saldo des Lieferantenkontakts automatisch aktualisiert; Rechnungsentwürfe werden in keiner Gesamtsumme mitgezählt. Jede erfasste Zahlung mindert Ihr gewähltes Kassen- oder Bankkonto und reduziert sofort den offenen Rechnungsbetrag.
In der Kontaktansicht prüfen Sie offene Lieferantenposten, überwachen Fälligkeitsdaten sowie Teilzahlungen und erstellen bei Bedarf einen PDF-Kontoauszug zum schnellen Abgleich mit Ihrem Lieferanten.
Praxisbeispiel
Beispiel: Lieferantenverbindlichkeiten am Monatsende
Ein Einzelhändler erfasst im Monat zwei freigegebene Einkaufsrechnungen seiner Großhändler über 65.000 und 45.000 (zusammen 110.000) sowie einen noch ungeprüften Rechnungsentwurf über 15.000. Bis zum Monatsende überweist er die erste Rechnung über 65.000 vollständig und leistet auf die zweite Rechnung eine Teilzahlung von 20.000 (Zahlungen insgesamt 85.000). Der Entwurf zählt nicht mit. Am Monatsende betragen die offenen Verbindlichkeiten 110.000 − 85.000 = 25.000.
Häufig gestellte Fragen
Erhöhen Einkaufsrechnungen im Entwurfsstatus die Verbindlichkeiten?
Nein. Entwürfe sind vorläufige Arbeitsdokumente. In GiroPS aktualisieren ausschließlich freigegebene Einkaufsrechnungen den Lieferantensaldo und die Gesamtsumme der Verbindlichkeiten.
Kann ich eine Lieferantenrechnung in mehreren Teilbeträgen bezahlen?
Ja. Jede Teilzahlung wird vom gewählten Kassen- oder Bankkonto abgebucht und direkt mit der Rechnung verrechnet, sodass nur noch der unbezahlte Restbetrag als Verbindlichkeit offen bleibt.
Wie gleiche ich Differenzen mit der Saldenliste eines Lieferanten ab?
Öffnen Sie den Lieferantenkontakt in GiroPS, exportieren Sie den PDF-Kontoauszug mit allen freigegebenen Rechnungen und Zahlungen und vergleichen Sie die Buchungen Zeile für Zeile.