Was ist eine Proforma-Rechnung und wann wird sie genutzt? Praxis-Leitfaden
Sobald sich Käufer und Verkäufer über Artikel, Mengen und Preise einig sind, wird vor dem Versand oft ein vorläufiger Beleg benötigt – etwa um eine Anzahlung anzufordern oder die Zahlungsfreigabe in der Buchhaltung des Kunden auszulösen. Genau dafür dient die Proforma-Rechnung. Wichtig vorab: Eine Proforma-Rechnung ist keine offizielle Steuerrechnung; sie löst weder einen Lagerabgang noch eine buchhalterische Forderung aus, und gesetzliche Rechnungs- oder E-Rechnungspflichten werden über das jeweilige Steuersystem erfüllt. In diesem Leitfaden zeigen wir, wann Sie eine Proforma-Rechnung einsetzen und wie Sie den Ablauf in GiroPS sauber abbilden.
Eine Proforma-Rechnung ist eine vorläufige Handelsrechnung vor Warenlieferung, die vereinbarte Positionen, Mengen, Preise und Zahlungsbedingungen bestätigt. Sie ist kein offizieller Steuerbeleg, bucht keinen Lagerbestand ab und verändert den Kundensaldo nicht. Typische Einsätze sind Vorkasse, Anzahlungen, Bankfreigaben und der Warenversand.
Was ist eine Proforma-Rechnung und wann wird sie verwendet?
Eine Proforma-Rechnung (oft auch Vorabrechnung genannt) dokumentiert ein konkret vereinbartes Geschäft, noch bevor die Ware das Lager verlässt oder die Leistung vollständig erbracht wurde. Optisch gleicht sie einer normalen Verkaufsrechnung mit allen Positionen, Einzelpreisen, Rabatten und Steuern, trägt aber den klaren Hinweis, dass es sich um einen vorläufigen Beleg handelt.
Händler, Werkstätten und Großhändler nutzen Proforma-Rechnungen vor allem dann, wenn sie bei Neukunden oder Sonderanfertigungen Vorkasse oder eine Anzahlung verlangen. Viele gewerbliche Einkäufer benötigen ein solches Dokument mit Bankverbindung und Endbetrag, damit ihre Finanzabteilung die Überweisung freigeben kann.
- Vorkasse und Anzahlung anfordern: Dient dem Kunden als saubere Zahlungsgrundlage für eine Teil- oder Vorauszahlung vor Produktions- oder Versandstart.
- Interne Freigabe beim Unternehmenskunden: Liefert Einkaufsabteilungen und Banken alle exakten Beträge für die Zahlungsanweisung.
- Letzte Abstimmung vor dem Versand: Bestätigt Mengen, Einheiten und Lieferkosten verbindlich, bevor die Ware verpackt wird.
- Warenwertnachweis im Versand: Deklariert Inhalt und Handelswert einer Sendung für Speditionen, Versicherung oder Zollabwicklung.
- Kundenspezifische Bestellungen: Sichert die Konditionen ab, bevor Sie Material speziell für diesen Auftrag einkaufen.
Angebot, Proforma-Rechnung und Verkaufsrechnung im Vergleich
Im Geschäftsalltag werden Angebot, Proforma-Rechnung und endgültige Verkaufsrechnung leicht verwechselt. Der Unterschied liegt im Verbindlichkeitsgrad und in der Wirkung auf Lager und Kundenkonto. Das Angebot dient der Preisfindung; die Proforma-Rechnung bestätigt den vereinbarten Auftrag vorab zur Zahlung; die Verkaufsrechnung dokumentiert die tatsächlich erfolgte Lieferung.
Entscheidend für Ihre Bestandsführung: Weder ein Angebot noch eine Proforma-Rechnung reduzieren Ihren Lagerbestand oder erzeugen einen offenen Posten beim Kunden. Auch in GiroPS zählen Rechnungsentwürfe und Angebote in keiner Umsatzsumme mit – erst eine bestätigte Verkaufsrechnung bucht Bestand ab und aktualisiert den Kontosaldo.
| Merkmal | Angebot | Proforma-Rechnung | Bestätigte Verkaufsrechnung |
|---|---|---|---|
| Kaufmännischer Zweck | Preise vorschlagen & verhandeln | Vereinbarten Auftrag vorab abrechnen | Ausgeführte Lieferung endgültig berechnen |
| Wirkung auf das Lager | Kein Lagerabgang | Kein Lagerabgang | Zieht verkaufte Mengen vom Bestand ab |
| Wirkung auf Kundenkonto | Keine Forderung / kein Saldo | Keine Forderung / kein Saldo | Erzeugt offene Forderung beim Kontakt |
| Steuerlicher Status | Unverbindliches Preisangebot | Vorabbeleg (kein offizieller Steuerbeleg) | Kaufmännischer Verkaufsbeleg (E-Rechnung separat) |
Rechtliche Einordnung: Keine Steuerrechnung und keine E-Rechnung
Für eine saubere Buchführung gilt ein klarer Grundsatz: Eine Proforma-Rechnung ist keine offizielle Steuerrechnung. Sie berechtigt nicht zum Steuerabzug, ersetzt keine gesetzlich vorgeschriebenen Kassen- oder Steuerbelege und gilt nicht als elektronische Rechnung im Sinne staatlicher Meldesysteme. Gesetzliche Pflichten zur Rechnungsstellung und E-Rechnung werden über das jeweilige Steuersystem separat erfüllt.
Transparent gesagt: GiroPS erstellt übersichtliche PDF-Angebote, Proforma-Belege und Rechnungen für Ihre tägliche Auftrags-, Bestands- und Kundenverwaltung, stellt jedoch keine offiziellen staatlichen E-Rechnungen aus. Entwürfe werden in GiroPS weder im Umsatz noch im Kundensaldo gezählt; erst mit der Freigabe der Rechnung werden Lager und Kundenkonto aktualisiert.
Welche Angaben auf einer Proforma-Rechnung stehen sollten
Damit beim Empfänger keine Verwechslung mit der späteren Endrechnung entsteht, muss der Beleg eindeutig als Proforma-Rechnung gekennzeichnet sein. So erkennt die Buchhaltung des Kunden sofort, dass auf Basis dieses Dokuments zwar gezahlt, aber noch keine endgültige Steuerbuchung vorgenommen wird.
Neben den exakt aufgeschlüsselten Artikeln und Rabatten sollten Sie immer die Bankverbindung, die Höhe der gewünschten Anzahlung sowie die Gültigkeitsfrist der Konditionen angeben.
- Eindeutige Bezeichnung und Datum: Klarer Hinweis Proforma-Rechnung, Belegnummer, Ausstellungsdatum und Gültigkeitsfrist.
- Vollständige Kontaktdaten: Unternehmensname und Anschrift von Verkäufer und Käufer.
- Abgestimmte Positionen: Artikel- oder Leistungsname, Artikelcode, Menge, Einheit, Einzelpreis, Rabatte, Steueranteil und Gesamtbetrag.
- Zahlungs- und Lieferhinweis: Geforderte Vorkasse oder Anzahlungssumme, Bankverbindung (IBAN) und Lieferzeit nach Zahlungseingang.
Von der Proforma-Vorlage zur bestätigten Rechnung in GiroPS
Wer Proforma-Belege separat in Textprogrammen tippt, muss nach Zahlungseingang alle Positionen noch einmal in die Warenwirtschaft übertragen. In GiroPS vermeiden Sie diese Doppelarbeit, indem Sie den Vorgang als Angebot oder als Verkaufsrechnung im Status Entwurf anlegen und als PDF teilen.
Solange die Rechnung im Entwurfsstatus steht, bleibt Ihr Lagerbestand unverändert und der Kunde weist keinen offenen Saldo auf. Sobald die Anzahlung eingeht und Sie die Ware versenden, bestätigen Sie die Rechnung mit einem Fingertipp und erfassen die Anzahlung als Teilzahlung auf dem Kassen- oder Bankkonto.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Kundenkontakt wählen und Angebot oder Rechnungsentwurf öffnen
Wählen Sie den Käufer aus Ihren Kontakten aus. Starten Sie ein neues Angebot oder legen Sie eine Verkaufsrechnung im Status Entwurf an.
2. Vereinbarte Artikel, Einheiten, Rabatte und Steuern eintragen
Fügen Sie alle abgestimmten Positionen mit Menge und Einheit ein, hinterlegen Sie eventuelle Rabatte und prüfen Sie die Steuerberechnung.
3. Proforma-Hinweis, Anzahlung und Bankdaten im Notizfeld ergänzen
Vermerken Sie in den Belegnotizen klar den Zweck als Proforma-Rechnung zur Vorauszahlung inklusive Ihrer Bankverbindung und Frist.
4. PDF-Dokument per WhatsApp oder E-Mail an den Kunden senden
Teilen Sie das erzeugte PDF-Dokument mit dem Kunden, damit dieser die Vorkasse oder Anzahlung anweisen kann.
5. Bei Lieferung Rechnung bestätigen und Teilzahlung verbuchen
Nach Zahlungseingang und Versand geben Sie die Verkaufsrechnung frei und buchen die erhaltene Zahlung gegen den offenen Rechnungsbetrag.
Praxisbeispiel
Praxisbeispiel: Gastronomiebedarf-Händler fordert 30 % Anzahlung per Proforma an
Ein Händler für Kaffee- und Gastronomietechnik vereinbart mit einem neuen Café die Lieferung von 2 Siebträgermaschinen, 2 Kaffeemühlen und der Montage für insgesamt 8.000 € inklusive Steuer. Vor dem Versand sendet er ein Proforma-PDF über eine 30-%-Anzahlung (2.400 €). Der Lagerbestand bleibt dabei unberührt. Als die 2.400 € auf dem Bankkonto eingehen und die Geräte geliefert werden, bestätigt er die Rechnung in GiroPS und verbucht die Teilzahlung; der Restbetrag von 5.600 € bleibt als offener Posten sichtbar.
| Prozessschritt | Beleg / Aktion | Wirkung auf den Lagerbestand | Wirkung auf Kunden- & Bankkonto |
|---|---|---|---|
| 1. Auftragsabstimmung | 8.000 € Proforma- / Entwurfs-PDF | Keine Änderung (0 abgebucht) | Kundensaldo bleibt bei 0 € |
| 2. Anzahlungseingang | Kunde überweist 30 % (2.400 €) | Ware wird versandfertig gemacht | Bankkonto +2.400 €; Zahlung erfasst |
| 3. Versand & Freigabe | Verkaufsrechnung bestätigt (8.000 €) | 2 Maschinen & 2 Mühlen abgebucht | Rechnungsbetrag auf Kontakt gebucht |
| 4. Restbetrag verfolgen | Teilzahlung wird angerechnet | Lieferung abgeschlossen | Offener Restbetrag: 5.600 € |
Häufige Fehler & Lösungen
Häufig gestellte Fragen
Ist eine Proforma-Rechnung ein gültiger Beleg für das Finanzamt?
Nein. Eine Proforma-Rechnung ist ein vorläufiger kaufmännischer Beleg zur Zahlungsanforderung oder Warendeklaration und keine offizielle Steuerrechnung. Gesetzliche Rechnungs- und E-Rechnungspflichten werden über Ihr separates Steuersystem erfüllt.
Erstellt GiroPS offizielle elektronische Steuerrechnungen (E-Rechnungen)?
Nein. GiroPS erzeugt übersichtliche PDF-Dokumente für Angebote, Proforma-Belege sowie Verkaufs- und Einkaufsrechnungen zur betrieblichen Verwaltung, stellt jedoch keine offiziellen staatlichen E-Rechnungen aus.
Verändern Rechnungsentwürfe in GiroPS meinen Lagerbestand oder den Kundensaldo?
Nein. Entwürfe werden in keiner Umsatz- oder Forderungssumme mitgezählt und buchen keine Artikel aus dem Lager ab. Erst wenn Sie die Rechnung bestätigen, werden Bestand und Kontosaldo aktualisiert.
Wie verbuche ich eine Anzahlung, die der Kunde auf eine Proforma-Rechnung zahlt?
Sie erfassen den Geldeingang auf Ihrem Kassen- oder Bankkonto in GiroPS. Sobald die Verkaufsrechnung bestätigt wird, mindert diese Teilzahlung automatisch den noch offenen Restbetrag der Rechnung.
Kann ich einen Proforma-Beleg auch in einer Fremdwährung ausstellen?
Ja. Sie können für das Dokument eine beliebige Währung samt Wechselkurs auswählen, sodass der Kunde das PDF in seiner Währung erhält und Ihre Auswertung in der Unternehmenswährung stimmig bleibt.
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