Lagerbestand, OEM-Teilesuche und offene Werkstattkonten für Autoteilehändler
Im Kfz-Ersatzteilehandel entscheiden Geschwindigkeit am Tresen und treffsichere Zuordnung über jeden Verkauf. Wenn eine freie Werkstatt anruft, während das Fahrzeug auf der Hebebühne steht, müssen Sie innerhalb von Sekunden prüfen, ob der passende Filter, Bremsbelagsatz, Sensor oder Zahnriemen auf Lager ist. Werden tägliche Lieferungen an Werkstätten auf losen Lieferscheinen notiert, fehlen gängige Wartungsteile unbemerkt oder binden langsam drehende Ersatzteile über Monate hinweg Kapital im Regal, leidet die Liquidität. Dieser Leitfaden zeigt, wie Autoteilehändler ihr Lager, ihre OEM-Nummern und ihre Werkstattkonten in GiroPS organisieren.
Erfassen Sie jedes Ersatzteil mit OEM-Referenz, Hersteller-Artikelnummer, Barcode und Kategorien-Tags, um es am Tresen oder am Telefon in Sekunden zu finden. Tragen Sie passende Fahrzeugmodelle in Artikelname oder Beschreibung ein. Verwalten Sie offene Posten, Teilzahlungen und Retouren Ihrer Werkstätten inklusive PDF-Kontoauszug per WhatsApp. Schützen Sie sich mit Mindestbestandswarnungen vor Engpässen und spüren Sie Ladenhüter über den Bericht zu inaktiven Beständen auf.
Warum Lagerbestände und Werkstattabrechnungen am Teiletresen oft durcheinandergeraten
Ein Kfz-Teilehändler führt tausende Referenzen, die sich äußerlich kaum unterscheiden, aber nur zu bestimmten Motorcodes oder Baujahren passen. Oft liegen für denselben Ölfilter oder dieselbe Bremsscheibe sowohl das Originalteil als auch mehrere Zubehör-Marken nebeneinander im Regal. Werden Artikel nur mit allgemeinen Bezeichnungen ohne Hersteller-Artikelnummer und Karton-Barcode angelegt, kommt es am Tresen zu Fehlgriffen, unnötigen Retouren und Abweichungen zwischen Buchbestand und echtem Regalbestand.
Die zweite Herausforderung ist das tägliche Geschäft auf offene Rechnung mit Kfz-Werkstätten, Aufbereitern und Fuhrparks. Werkstätten bestellen mehrmals täglich per Fahrer, geben nicht passende Teile am Nachmittag zurück und begleichen ihre Sammelrechnung wöchentlich oder monatlich. Werden Ausgaben und Rückgaben auf Papierzetteln geführt, gehen Gutschriften verloren und es entstehen Diskussionen bei der Abrechnung. Zudem führt das Ignorieren steigender Einkaufspreise dazu, dass Teile unter dem aktuellen Wiederbeschaffungspreis verkauft werden.
Sekundenschnelle Teilesuche über OEM-Nummer, Barcode und Tags
In GiroPS hinterlegen Sie für jedes Ersatzteil eine Artikelnummer (SKU), den Barcode, die Einheit (Stück, Satz, Liter), Einkaufs- und Verkaufspreis sowie Tags. Bestehende Artikellisten lassen sich per Excel-Vorlage in wenigen Minuten importieren und mit Tags wie Bremse, Filter, Fahrwerk, Zündung, Beleuchtung oder Schmierstoffe strukturieren. Am Tresen scannen Sie den Karton-Barcode mit der Smartphone-Kamera oder einem USB-/Bluetooth-Scanner oder tippen die OEM-Nummer direkt in das Suchfeld ein.
GiroPS enthält keine integrierte Fahrgestellnummern-Abfrage (FIN/VIN), keine automatische TecDoc-Fahrzeugdatenbank und keine Seriennummernverfolgung. Stattdessen tragen Sie kompatible Fahrzeugmarken, Modelle, Motortypen und Baujahre einfach in den Artikelnamen, die Beschreibung oder die Tags ein. Sobald Sie im Verkauf eine OEM-Vergleichsnummer oder ein Fahrzeugmodell eingeben, zeigt GiroPS sofort alle vorrätigen Original- und Identteile samt Preis und Bestand.
- OEM- und Herstellernummernsuche: Originalteile und passende Alternativen in Sekunden finden
- Übersichtliche Produkt-Tags: Bremsen, Filter, Riemen und Öle mit einem Fingertipp filtern
- Kamera- und Handscanner-Support: Karton-Barcodes beim Verkauf und bei der Inventur direkt scannen
- Gleitender Durchschnittspreis: automatische Neuberechnung der Stückkosten bei neuen Einkaufspreisen
Offene Werkstattkonten, Teileretouren und PDF-Kontoauszüge
Legen Sie für jede Stammwerkstatt, jeden Karosseriebetrieb und jeden Flottenkunden einen eigenen Kontakt an. Jede Teilelieferung wird als Verkaufsrechnung auf das Kundenkonto gebucht. Bringt der Monteur ein nicht benötigtes Teil originalverpackt zurück, erfassen Sie eine Verkaufsretoure: Der Artikel wandert sofort zurück in den Lagerbestand und der Betrag wird automatisch vom offenen Saldo der Werkstatt abgezogen. Zahlt die Werkstatt Ende der Woche bar, per Karte oder Überweisung, buchen Sie eine Teilzahlung auf das entsprechende Kassen- oder Bankkonto.
Zum Wochen- oder Monatsabschluss erstellen Sie mit einem Klick einen datumsgefilterten PDF-Kontoauszug und senden ihn per WhatsApp an den Werkstattinhaber. Darin sind alle gelieferten Teile, Gutschriften und Zahlungen transparent aufgelistet. Über die Offene-Posten-Altersstruktur behalten Sie überfällige Beträge ab 30, 60 und 90 Tagen im Blick, und mit der Rolle zum Ausblenden der Einkaufspreise können Tresenmitarbeiter verkaufen, ohne Ihre Margen zu sehen. Alle erzeugten PDF-Dokumente dienen der kaufmännischen Übersicht und ersetzen keine gesetzliche E-Rechnung oder Kassensicherungsverordnung.
Mindestbestandswarnungen für Wartungsteile und Analyse von Ladenhütern
Wenn Schnelldreher wie Ölfilter, Innenraumfilter, Zündkerzen, Wischerblätter, Bremsflüssigkeit oder gängige H7-Lampen ausverkauft sind, bestellt die Werkstatt oft das gesamte Inspektionspaket bei einem Mitbewerber. Indem Sie für solche Verschleißteile in GiroPS einen kritischen Mindestbestand festlegen, warnt Sie der Startbildschirm rechtzeitig vor dem Leerlaufen des Regals.
Gleichzeitig binden langsam drehende Spezialteile im Ersatzteilelager oft erhebliches Kapital. Der Bericht über inaktive Bestände zeigt Ihnen auf Knopfdruck alle Artikel, die seit 30, 60 oder 90 Tagen nicht mehr verkauft wurden, inklusive ihres gebundenen Einkaufswerts. So vermeiden Sie unnötige Nachbestellungen und können Lagerleichen gezielt abverkaufen.
- Kritischer Mindestbestand: rechtzeitige Warnung bei gängigen Filtern, Belägen und Flüssigkeiten
- Bericht über inaktive Bestände: seit 30, 60 oder 90 Tagen unverkaufte Teile sofort erkennen
- Saubere Retourenabwicklung: Rückgaben korrigieren gleichzeitig Lagerbestand und Werkstattsaldo
- Einkaufspreise verbergen: Tresenpersonal arbeitet ohne Einblick in Lieferantenpreise und Gewinn
Praxisbeispiel
Praxisbeispiel: Kfz-Teilehändler mit 6.000 Artikeln und 55 Stammwerkstätten
Autoteile Berger führt rund 6.000 Referenzen aus den Bereichen Filter, Bremse, Fahrwerk und Elektrik für Pkw und Transporter und beliefert neben Laufkundschaft 55 freie Werkstätten auf Wochenrechnung. Früher wurden Vergleichsnummern mühsam in Listen gesucht, untertägige Lieferungen und Rückgaben auf Durchschreibeblöcken notiert und manche Sensoren lagen unbemerkt über ein Jahr im Regal. Nach dem Excel-Import in GiroPS samt OEM-Nummern und Modellhinweisen richtete der Betrieb Mindestbestände für 500 Schnelldreher ein und legte alle 55 Werkstätten als Kontakte an. Heute dauert die Teilesuche am Tresen drei Sekunden, samstags gehen die PDF-Kontoauszüge per WhatsApp an die Werkstätten und 90-Tage-Ladenhüter werden monatlich bereinigt.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Ersatzteile mit OEM-Nummer, Barcode und Modellhinweisen importieren
Laden Sie Ihre Excel-Liste hoch und tragen Sie Hersteller- oder OEM-Nummern als Artikelnummer, passende Fahrzeugmodelle in die Beschreibung und die Baugruppe als Tag ein.
2. Mindestbestände für gängige Inspektions- und Verschleißteile setzen
Hinterlegen Sie Warnschwellen für stark gefragte Filter, Bremsbeläge, Riemen, Lampen und Motoröle, um Fehlbestände zu verhindern.
3. Stammwerkstätten und Gewerbekunden als Kontakte anlegen
Erfassen Sie Ihre Werkstätten mit dem aktuellen Anfangssaldo und buchen Sie tägliche Lieferungen, Retouren und Teilzahlungen direkt auf das Kundenkonto.
4. Wöchentliche PDF-Auszüge senden und inaktive Bestände prüfen
Teilen Sie am Abrechnungstag PDF-Kontoauszüge per WhatsApp und kontrollieren Sie monatlich den 30/60/90-Tage-Inaktivitätsbericht gegen totes Kapital.
Häufige Fehler & Lösungen
Häufig gestellte Fragen
Hat GiroPS eine integrierte Fahrgestellnummern-Abfrage (VIN) oder Fahrzeugdatenbank?
Nein. GiroPS besitzt keine eingebaute FIN/VIN-Abfrage, keine automatische Fahrzeugzuordnungs-Datenbank und keine Seriennummernverwaltung. Sie hinterlegen OEM-Nummern im Artikelcode und schreiben kompatible Fahrzeugmodelle und Baujahre in Name, Beschreibung oder Tags für eine schnelle Stichwortsuche.
Wie verwalte ich Originalteile und mehrere Zubehör-Marken für dieselbe OEM-Nummer?
Legen Sie für jede Marke einen eigenen Artikel mit eigenem Code, Barcode und Preis an und schreiben Sie die gemeinsame OEM-Referenz in die Beschreibung oder die Tags. Bei der Suche nach der OEM-Nummer sehen Sie sofort alle verfügbaren Marken samt Bestand.
Wie buche ich Teile, die eine Werkstatt morgens abholt und nachmittags unbenutzt zurückgibt?
Die Lieferung wird als Verkaufsrechnung auf dem Werkstattkonto erfasst. Kommt ein Teil zurück, erstellen Sie eine Verkaufsretoure; dadurch erhöht sich Ihr Lagerbestand automatisch und die offene Forderung gegenüber der Werkstatt sinkt.
Wie finde ich Ladenhüter, die seit Monaten unverkauft im Regal liegen?
Der Bericht über inaktive Bestände listet alle Ersatzteile auf, die seit 30, 60 oder 90 Tagen keine Verkaufsbewegung hatten, einschließlich des gebundenen Warenwerts.
Können Mitarbeiter am Tresen verkaufen, ohne unsere Einkaufspreise zu sehen?
Ja. Mit einer Rolle zum Ausblenden der Einkaufspreise können Mitarbeiter Teile suchen, Barcodes scannen, Rechnungen erstellen und Kontoauszüge teilen, während Einkaufskosten und Gewinnspannen verborgen bleiben.